Локдаун-2021. Как провести стратегическую сессию на 2022 год онлайн?
За полтора года жизни и работы в условиях пандемии большинство из нас нашли способы существования в новой реальности и адаптировались к новому стрессу. Многие компании имеют удаленных сотрудников и получили опыт проведения онлайн-совещаний. Но, возможно, впервые сессия стратегического планирования на следующий 2022 год пройдет в организациях онлайн. Причиной тому — осенний локдаун-2021.
Как повысить качество стратсессии, планируемой онлайн, делится Мария Орловская, управляющий партнер и основатель компании TeamSonance, ex-CEO Oracle в России.
С начала года около 60% командных сессий мы проводим в удаленном режиме.
И хотя кажется, что онлайн-формат все еще проигрывает личной встрече в части соединенности, вовлеченности и «чувства локтя» участников, он сильно выигрывает в части оперативности, оптимизации стоимости командировок (если члены команды находятся в разных городах), а также стирает географические различия. И в этом его преимущество.
У онлайн-сессии есть особенности при проведении и подготовке. Чтобы она прошла успешно, мы подготосили чек-лист с 6 советами.
1. Договоритесь с командой отложить все другие дела в этот день
Стратегическая сессия — это приоритетное мероприятие и все другие дела в этот день должны быть отложены. Необходимо в начале встречи заключить джентльменское соглашение и определить правило, что все другие приложения и страницы будут закрыты (включая мессенджеры и социальные сети).
Это важно, так как в онлайн-формате гораздо проще «выпасть» из обсуждения, незаметно для участников увлекшись чтением почты или согласованием документов на том же экране, где проходит встреча так, что даже при включенной камере это будет незаметно.
При этом в программе сессии каждые 2 часа запланируйте перерывы по 20-30 минут. Это даст возможность ответить на срочные письма и согласовать необходимые вопросы, а напряжение участников, связанное с этим, не будет накапливаться.
2. Обеспечьте динамику обсуждения и вовлечение каждого
Как и при проведении личной встречи в онлайн-сессии по стратегии важна динамика обсуждения. Если участнику приходится долго молчать и только слушать других, его мозг начинается «засыпать» или переключается на другие задачи.
Поэтому в программе стратсессии необходимо заранее предусмотреть такой ритм, чтобы каждый участник был постоянно вовлечен и имел возможность высказываться не реже, чем один раз в 3-5 минут.
Для этого, как один из вариантов, возможно разделять участников на мини-группы (по 4-6 человек) для обсуждения какого-либо вопроса, с последующем обменом выводами в общей группе.
Постарайтесь исключить всякого рода доклады и презентации в рамках сессии. Чтобы выровнять информационное пространство участников материалы (отчеты, обзоры рынка и конкурентов), которые важны, разошлите заранее, чтобы все могли с ними познакомится, а на сессии предусмотрите ответы на вопросы с экспертом.
3. Проверьте качество интернета у всех участников
Важно заранее быть уверенными, что каждый участник имеет хороший интернет. Ситуации, когда участник встречи «застывает» в самый разгаре дискуссии, сбивают настрой и нарушают динамику обсуждения. 100% гарантии дать сложно, но стационарный интернет намного стабильнее мобильного и можно договориться использовать только его.
4. Предупредите, что видео должно быть включено
Сейчас много дискуссий на эту тему и есть исследования о том, что качество рабочих совещаний не страдает от выключенных экранов, а люди меньше испытывают стресс. Тем не менее по нашему опыту именно для стратегических сессий важно полное включение видео каждого.
5. Подготовьте сотрудников к работе с виртуальной доской для записей
Решите какую виртуальную доску для записей вы будете использовать. Заранее обеспечьте регистрацию в ней участников. Для тех, кто работает на ней впервые, необходимо провести предварительный тренинг, чтобы на сессии все участники чувствовали себя уверенно. Виртуальная доска и будет тем самым пространством, где участники будут взаимодействовать и смогут «соприкоснутся» локтями.
6. Сделайте коммуникацию о стратсессии заранее
Если часть команды работает удаленно, участники не смогут за кофе расспросить коллег о сути предстоящего совещания и подготовке к нему. В случае с онлайн сессией исключительно важно заранее разослать необходимую информацию, чтобы выровнять информационное поле и исключить недопонимание.
Коммуникация о запланированной стратегической сессии должна включать:
- почему запланировано мероприятие, в каком контексте оно будет проводится
- что будет обсуждаться и в какой форме
- какие результаты планируется получить по итогам мероприятия
- какая роль отводится каждому участнику или группе участников
- организационная информация — когда начнется и закончится, в какое время будут перерывы, чтобы участники могли планировать на это время неотложные дела
- техническая информация — на какой платформе будет проводится совещание, с помощью какой электронной доски. Желательно приложить краткие инструкции о том, какие функции платформы и доски будут задействованы или ссылки на он-лайн уроки работы с этими платформами
- информация о подрядчике, который будет проводить совещание. Опишите, какая роль отводится ведущим стратсессии, приложите их фотографии и краткое резюме, чтобы участники могли заранее познакомиться. Так вы сократите время установления раппорта с ведущим непосредственно на онлайн-сесии и тем самым сэкономите ресурсы. А также ответите на вопрос — «кто этот человек и почему он/она участвует в нашем внутреннем совещании?»
- в случае, если запланированная стратегическая сессия является частью более широкой программы, то опишите программу (можно в отдельном письме) и место предстоящего мероприятия в ней
- предложите задать интересующие вопросы в ответной коммуникации.
При этом важно помнить, что большинство приглашаемых участников скорее всего получают 100 и более сообщений в день, поэтому постарайтесь информацию предоставить полно, структурировано и немногословно. Они оценят, что вы уважаете их время.
Отправьте заявку на «Пример коммуникации по стратсессии» и мы пришлем вам образцы таких документов.
Если все рекомендованное проделано и подготовлено, качество вашей стратегической сессии на 2022 год возрастет. И в формате онлайн она пройдет не менее, а, может быть, и более успешно, чем личная встреча.
О том, как вовлечь в поиск и реализацию идей топ-команду и ключевых сотрудников, читайте в нашей статье