Как обрабатывать заявки от клиентов быстрее с помощью Битрикс24? Решение для небольшого отеля

Недавно в наш отдел по интеграции Битрикс24 обратился новый клиент — отель в Одесской области. В преддверии нового сезона руководство отеля занялось улучшением уровня сервиса. Для этого решили использовать инструменты Битрикс24.

Одна из задач, которую перед нами поставили, звучала так: “Нужно автоматизировать и ускорить обработку заявок на бронь”. Про её реализацию мы и расскажем в этой статье.

Нужно было настроить удобную форму для создания новых заявок. При этом было важно, чтобы в неё подтягивалась вся информация о занятости номера, его стоимости и т.д. Чтобы менеджерам не приходилось во время оформления брони открывать дополнительные документы или таблицы.

Этот запрос удалось выполнить, используя только штатный функционал Битрикс.

Как только менеджеру поступает новая заявка на бронь

Чтобы сделать заполнение формы новой сделки более быстрым и удобным, мы предложили использовать штатный функционал для бронирования ресурсов и услуг.

В такой форме менеджер может выбрать даты проживания и класс номера. А система подскажет, если в эти дни номер занят.

Чтобы менеджерам не приходилось отвлекаться на расчет стоимости, мы предложили сделать его автоматическим.

Но при выполнении этой задачи столкнулись со сложностью. В тарифном плане нашего клиента не было доступа к функциям Битрикс24, которые могли бы упростить процесс. Поэтому пришлось придумывать “обходной путь”.

В результате, для отображения стоимости каждого номера мы решили использовать товарный каталог. А для автоматического подсчета общей цены проживания с учетом количества дней — штатных роботов.

В каталоге мы настроили каждый номер как отдельную товарную позицию. Благодаря тому. что отель небольшой и в его фонде всего 10 номеров, обычный список стал вполне удобным форматом.

Дальше мы начали работу над настройкой связки роботов.

1. Первый робот приступает к работе, как только менеджер создал сделку и выбрал в нужном поле название номера. Он сопоставляет это название с товарным каталогом и находит нужную стоимость. Эту цифру робот “подтягивает” к сделке. В результате менеджер видит, сколько стоит аренда номера в сутки.

2. Второй робот “считывает” из нужного поля количество дней проживания (эти данные вносит менеджер, заполняя карточку сделки). И просто умножает количество суток на стоимость номера.

Кроме бронирования номеров, в отеле доступна аренда развлекательных локаций: ресторана, площадки с бассейном, SPA-комплекса. Их могут арендовать как гости проживающие в отеле, так и клиенты без номеров. Соответственно, нужно было настроить возможность создавать отдельные сделки под эти услуги.

Их мы не стали добавлять в список номеров. Так как один клиент может заказать и номер, и аренду площадки.

Поэтому для дополнительных услуг мы создали отдельные воронки продаж, для которых также настроили форму для бронирования, товарный каталог и роботов для подсчета стоимости.

Используя только штатный функционал Битрикс24 (без доработок и кастомных решений), нам удалось значительно сократить время на оформление новых заявок и сделать работу менеджеров более удобной.

У менеджеров стало меньше рутины. Для заполнения заявки необходимо только выбрать нужные пункты из нескольких списков. А остальные данные собираются и обрабатываются автоматически с помощью роботов.