С какими страхами мы сталкиваемся, когда переходим на другую Базу знаний

Когда на российском рынке начались сложности с работой зарубежных продуктов для управления знаниями, отечественные поставщики поспешили предложить свои решения в качестве альтернатив. Но, исторически так сложилось, что такие подмены часто вызывают у клиентов больше скептицизма и недоверия: действительно ли это достойная замена? А где гарантии, что мы с вами не наживем себе еще больше проблем?

Когда клиенты Confluence обращаются к нам, то задают схожие вопросы, связанные с опасениями и рисками при переходе на новую Базу знаний. Поэтому подготовили статью, в которой ответили на самые популярные и важные вопросы, чтобы развеять страхи и убрать риски, с которыми вы опасаетесь столкнуться.

У большинства отечественных решений действительно есть open source компоненты «под капотом», что рождает страхи о том, что они в какой-то момент перестанут работать. Но, опасаться нечего, если поставщик полностью обладает кодом и надежно хранит его на территории РФ.

В нашем случае, за основу Базы знаний InKnowledge была взята open source версия портала Liferay, которая разрешает забирать исходный код, дополнять своими разработками и создавать закрытые коммерческие продукты. На выходе получилось самостоятельное решение с собственной поддержкой, лицензированием и сертификатами. А мы полностью обладаем исходным кодом этого решения и храним его на российских серверах. Это означает, что рисков у такого продукта нет, что, в том числе, подтверждает запись в реестре отечественного ПО

Сама платформа Liferay, к слову, была выбрана основой после анализа инструментов и лучших практик по клиентскому взаимодействию, так как отвечала параметрам для создания качественного продукта:

Качество платформы также подтверждено в “магическом квадранте Гартнера” от исследовательской компании Gartner, где Liferay занимал лидерство 11 раз.

Таким образом, с помощью опыта и экспертизы целого сообщества, мы создали продукт, в основу которого заложены международные и признанные стандарты качества.

Миграция контента в новую Базу знаний всегда влечет за собой трату сил и времени, потому что у двух разных решений будут расхождения в структурировании контента и в инструментах для работы с материалами. Ожидать, что по одной волшебной кнопке все перенесется из одной системы в другую и без отличий — нереалистично. Но, схожую кнопку нам сделать все таки удалось, когда мы столкнулись с большими объемами данных и поняли, что вручную это переносить мало кому понравится.

Мы переносим контент из Confluence в автоматическом режиме, сохраняя структуру, изображения, вложенные файлы, диаграммы, комментарии, теги и т. д. Что сокращает трудозатраты на формирование новых пространств со знаниями в нашей системе. Более подробно о процессе миграции рассказали в статье Как перейти на другую Базу знаний, если ваша «приостанавливает свою деятельность в России»

Обучение и адаптация будущих пользователей проходит быстро, если им предоставляют тестовый доступ к системе еще до внедрения. Мы это делаем для того, чтобы пользователи своими руками «потрогали» Базу знаний — попробовали ее наполнить, побыли в роли контент-менеджеров и администраторов, поняли, комфортно ли работать в системе или нужно что-то донастроить. Также, на этом этапе совместно обсуждаем, как будет выглядеть будущая структура знаний: как размещать материалы для удобного поиска, какие форматы контента лучше подойдут. На этапе тестирования с пользователями постоянно на связи аналитики и менеджеры, чтобы обрабатывать обратную связь и давать рекомендации.

Таким образом, мы последовательно и в короткие сроки передаем свои знания по управлению системой нашим клиентам. А в случае, если пользователей ожидается много (несколько подразделений, филиалов, проектных команд), то они разбиваются на небольшие группы, где каждая группа по очереди начинает работу в Базе знаний и получает от нас рекомендации. Ну и для всех у нас есть подробные гайды и видеоинструкции, куда же без них)

Мы понимаем, что сейчас компании испытывают трудности в сложившейся ситуации, поэтому нашли выход, как снизить затраты на покупку и внедрение новой Базы знаний.

Наши менеджеры предоставляют льготный расчет стоимости покупки лицензий в зависимости от того, сколько Заказчики тратят на текущее решение сейчас. Более подробно можно узнать о своих скидках, связавшись с нами через форму на сайте.

Если интерфейс Базы знаний способен подстраиваться под вас, то проблема отпадает.

Интерфейс InKnowledge не статичен и формируется самими клиентами под свои задачи без нашего участия, как разработчиков. Поэтому каждый может сделать интерфейс для себя таким, какой бы не перегружал пользователей.

Например, для компании, у которой большое количество материалов, требуются постоянные оповещения и напоминания для сотрудников, интерфейс может выглядеть так:

Для более лаконичного размещения информации, блоки заменяются на другие, чтобы выглядело так:

Или даже так:

Или вот так:

Также, стоит сказать, что дизайн Базы знаний адаптируется под ваш фирменный стиль — цвет, шрифты, логотипы и тд.

InKnowledge предназначена для нагрузок уровня Enterprise. Архитектура решения строилась таким образом, чтобы исключить сбои и неполадки, которые могут как-то навредить доступности системы для конечных пользователей. Система является высоконагруженным решением, а серверы, при необходимости, объединяются в кластеры, чтобы увеличивать надежность и производительность системы. Также, для больших объемов устанавливается мониторинг — опциональный компонент, который предотвращает сбои.

Средним компаниям, кстати, такая База знаний тоже подойдет, потому что может разворачиваться и по облегченной версии

Пользователи часто имеют набор функций, который критически важен для их работы. Это могут быть стандартные функции или результат подключения дополнительных расширений. И было бы странно не прислушиваться к пожеланиям, которые озвучиваются при сравнении старого и нового инструмента для управления знаниями.

Особенно важными мы считаем комментарии от команд, которые использовали Confluence для управления проектной документацией, потому что не хотим, чтобы качество работы с документами пострадало из-за нехватки тех или иных инструментов. Поэтому мы активно собираем такие запросы, обрабатываем и включаем в новые релизы. Например, в последних релизах InKnowledge уже можно согласовывать документацию, рисовать диаграммы и использовать прочие «фишки», о которых мы рассказываем на демонстрациях.

В этой статье дали развернутые ответы на самые популярные вопросы и опасения, которые возникают при обсуждении перехода на новую Базу знаний. Если у вас есть другие вопросы или вы видите другие риски, пишите обо всем здесь в комментариях. А если у вас есть важные инструменты и функции от текущих решений, которые вы не хотите потерять, тем более пишите о них. В личные сообщения, на почту, в телеграм — возможно, ваши пожелания уже реализованы.