«Электронный документооборот в России — это когда ты распечатываешь документы, чтобы подписать и снова отсканировать»

Разбор видов электронной подписи документов для физлиц и бизнеса.

«Электронный документооборот в России — это когда ты распечатываешь документы, чтобы подписать и снова отсканировать»

Есть несколько вариантов электронной подписи (ЭП), которыми можно пользоваться: в одних случаях достаточно «нарисовать» подпись в присланном документе, в других отправить код из SMS или ввести логин и пароль. А в серьёзных случаях необходимо зарегистрировать персональную ЭП. Разделим обмен электронных документов на два вида: обмен сканами и обмен документами.

Обмен сканами

Задача: присланный документ нужно распечатать, поставить подпись и отправить назад скан с подписью.

Это самый простой способ, который используется в некоторых организациях, где юридическая сила документа не так важна, а все договорённости условные. К примеру, так можно расписаться на документах курьерской службы для прохождения посылки на таможне.

Решение: вместо сканирования документа можно подставить заранее созданную подпись-картинку. Для этого достаточно аккуратно и крупно расписаться на белом листе бумаги, отсканировать подпись в высоком разрешении и сохранить в формате JPG или PNG.

Подпись вставляется в Microsoft Office, Adobe PDF Reader или Photoshop.

Microsoft Office

  • Откройте нужный документ.
  • На вкладке «Вставка» нажмите кнопку «Рисунки».
  • Выберите отсканированную подпись и разместите в нужном месте документа.
  • Сохраните готовый файл.
«Электронный документооборот в России — это когда ты распечатываешь документы, чтобы подписать и снова отсканировать»

Adobe PDF Reader

  • Откройте документ PDF или форму, которую необходимо подписать.
  • Выберите «Инструменты» — «Заполнить и подписать».
  • Выберите нужный вариант. PDF Reader может не только вставить готовую подпись-изображение, но и нарисовать её мышью или на сенсорном экране, а также напечатать.
  • Нажмите кнопку «Применить», затем щёлкните в том месте документа PDF, где требуется добавить подпись или инициалы.
  • Сохраните готовый документ в PNG.
«Электронный документооборот в России — это когда ты распечатываешь документы, чтобы подписать и снова отсканировать»

Adobe Sign

Это компонент облачного сервиса Adobe Document Cloud для электронных подписей. Он позволяет отправлять, отслеживать и быстро подписывать документы через браузер и мобильные устройства.

«Электронный документооборот в России — это когда ты распечатываешь документы, чтобы подписать и снова отсканировать»

Функциональность схожа с PDF Reader: можно поставить рукописную подпись на экране смартфона, выбрать готовое изображение, сфотографировать подпись с другого документа или использовать специальный рукописный шрифт. Adobe Sign интегрируется в другие офисные приложения, например, Microsoft Word и PowerPoint.

Adobe Photoshop

  • Откройте PDF-файл (документ Word можно сохранить в PDF-формате).
  • Перетащите изображение с подписью на рабочую область и разместите в нужном месте документа.
  • Сохраните готовый файл.

Обычная подпись (как электронная, так и физическая) служит только для упрощённой валидации данных и основана на доверии обеих сторон: в суде можно назвать скан и подпись подделкой, оспорив договор.

Поэтому к подписи добавляют другие способы защиты от подделки: отправлять письма можно только с указанной почты с сохранением времени и даты отправки, а в некоторых случаях компании могут попросить отправить физическую копию по указанному адресу.

Обмен электронными документами

Любой документ, обладающий юридической силой, нужно подписывать сертифицированной электронной подписью. У неё есть два криптоключа: закрытый, которым подписывается документ, хранится только у владельца, а открытым проверяется реальность подписи. Поскольку закрытый ключ находится только у хозяина, это достаточная гарантия безопасности. Правда, владелец может потерять свой ключ, но это считается его проблемой.

Чем отличается электронная цифровая подпись (ЭЦП) от электронной подписи (ЭП)?

Ничем. ЭЦП и ЭП — это одно и то же. Определение «электронная цифровая подпись» (ЭЦП) устарело. Термин ЭЦП был введён в 2002 году с принятием закона № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и утратил силу с 1 января 2014 года, когда вступил в силу закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Где можно использовать ЭП

  • Электронная отчётность в государственные органы: таможню, налоговую, внебюджетные фонды, органы статистики и учёта и другие.
  • Электронные торги: для регистрации на площадках, отправки заявок и подписания контрактов.
  • ЕГАИС: ЭП требуется для работы в системе, документам присваивается электронная подпись, они приобретают юридическую силу.
  • Корпоративный документооборот: ЭП — аналог физической подписи, поэтому любой документ внутри организации можно подписывать и отправлять в электронном виде.
  • Электронная регистрация сделок с недвижимостью: регистрация сделок по купле-продаже и получения выписок из ЕГРП о сделках с переходом прав. Это дешевле и быстрее.
  • Госуслуги. С помощью ЭП можно отправлять обращения и заявления в государственные и муниципальные органы: «электронное правительство», «электронный гражданин».

Виды электронной подписи

В России в электронном документообороте существует три вида электронной подписи.

Простая

Это обычные коды доступа из SMS, логин и пароль от почты или аккаунта. Чаще всего используется в банковских операциях, для получения госуслуг, для заверения документов внутри компании. Она приравнивается к физической подписи, если существует отдельный нормативно-правовой акт или между участниками документооборота заключено соглашение. В нём нужно описать правила, по которым определяют автора подписи, а также его обязанности.

Иногда пользователю нужно дополнительно подтверждать свою личность, к примеру, для регистрации на Госуслугах нужно прийти в центр регистрации с паспортом.

Простую электронную подпись нельзя использовать для подписи электронных документов, так как это простая пара из логина и пароля, инструментов для подписывания документов нет.

Усиленная неквалифицированная (НЭП)

Персональная ЭЦП с закрытым ключом, который хранится на носителе. Выдаётся в удостоверяющих центрах. Позволяет подписывать документы любой организации, с которой ведётся электронный документооборот, а также участвовать в госзакупках.

Чтобы заверенные НЭП документы считались равноценными физическим, сторонам нужно заключить соглашение о правилах использования НЭП и взаимном признании её юридической силы. Но, к примеру, налоговая в любом виде не признаёт документ с НЭП равнозначным бумажному.

Список аккредитованных удостоверяющих центров на сайте Госуслуг.

Усиленная квалифицированная (КЭП)

Полноценная электронная подпись с юридической силой. Имеет дополнительный сертификат ФСБ, ПО для работы с КЭП сертифицировано КЭП, выдаётся в аккредитованных Минкомсвязи удостоверяющих центрах.

Позволяет сдавать в электронном виде отчётность в контролирующие органы, обмениваться документами с ФНС, вести электронный документооборот внутри компании или внешними контрагентами, участвовать в качестве поставщика и заказчика в торгах, работать в государственных ИС: Росреестр, Росаккредитация, ГИС ГМП, ФТС, ГИС ЖКХ, Главкоэкспертиза и других.

Ряд документов налогового и бухгалтерского учёта может быть подписан только квалифицированной электронной подписью, например, годовая бухгалтерская отчётность, налоговые декларации, заявления о постановке на налоговый учёт, возврате (зачёте) сумм излишне уплаченных налогов, сборов и страховых взносов и так далее.

Как получить подпись

Для получения ЭП нужно обратиться в любой удостоверяющий центр.

Перечень документов для физических лиц (ИП)

  • заявление на выдачу ЭП;
  • паспорт гражданина РФ (копии страницы с фотографией и страницы с пропиской);
  • свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (ИНН);
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС).

Перечень документов для юридических лиц

  • заявление на выдачу ЭП;
  • свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН);
  • свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (ИНН);
  • выписка из ЕГРЮЛ, сроком не более полугода с момента её получения (оригинал или нотариально заверенная копия);
  • паспорт гражданина РФ — будущего владельца ЭП (копии страницы с фотографией и страницы с пропиской);
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС) владельца ЭП.

Как подписывать документы ЭП

Для этого понадобятся:

  • Окончательная версия документа для подписи. После создания ЭП вносить в него изменения нельзя.
  • Сертификат ЭП, который выдаётся в аккредитационных центрах.
  • Приложения для создания ЭП и работы с ней.

В России можно использовать криптопровайдеры, сертифицированные ФСБ. Наиболее распространены на рынке «КриптоПРО CSP» и ViPNet CSP, которыми рекомендуется пользоваться для максимальной совместимости различных ЭП.

Вариант 1: плагины для Office и Adobe PDF

Если нужно подписать документ в формате Word или Excel — трудовой договор, иск в арбитраж, заявление в учебное учреждение, можно использовать модуль «КриптоПро Office Signature». После установки документы подписываются следующим образом:

  • Выбираем пункт «Сервис», переходим в «Параметры». На вкладке «Безопасность» нажимаем «Цифровые подписи».
  • Выбираем установленный на компьютере сертификат электронной подписи.
  • Создаём электронную подпись: нажимаем «Подписать», вводим выданный ключ-пароль.
  • Сохраняем документ.
«Электронный документооборот в России — это когда ты распечатываешь документы, чтобы подписать и снова отсканировать»

Подробная инструкция — по ссылке.

Однако в разных версиях Office результат проверки может быть некорректным.

Для PDF-файлов используется бесплатный модуль «КриптоПро PDF» для Adobe Reader:

  • Установите модуль.
  • Откройте документ.
  • Выберите пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание».
  • Выберите нужную подпись и место в документе.

Подробная инструкция — по ссылке.

Вариант 2: установить отдельную программу для создания подписи

Для подписывания файлов любых форматов нужно устанавливать отдельные программы. К примеру, «КриптоАРМ» или связку VipNet CryptoFile вместе с VipNet CSP. Обе программы предлагают схожую функциональность.

«КриптоАРМ»

Подписать документ можно из главного окна программы или из контекстного меню файла. Алгоритм подписания отличается в зависимости от этих вариантов, но в любом случае выбирайте пункт «Подписать» и следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать:

  • Количество файлов, которые нужно подписать: можно подписать несколько файлов или папку с документами.
  • Формат подписи: присоединённая или отсоединённая. В первом случае подпись будет встроена в файл, а во втором будет создана в отдельном файле с расширением .sig.
  • Сертификат, которым нужно подписать документ.

В бесплатной версии «КриптоАРМ» можно поставить только базовую КЭП (без проверки времени подписания документа и статуса сертификата). Но проверить можно и усовершенствованную подпись (со статусом сертификата и временем подписания документа).

ViPNet CSP и CryptoFile

Чтобы пользоваться сервисами, нужно оформить заявку, ссылки на скачивание и серийные ключи придут на почту, это бесплатно.

После запуска и регистрации CryptoFile нужно добавить личный сертификат для работы с ЭП и сертификаты получателей. Для добавления собственного сертификата в «Настройках» нужно нажать кнопку «Задать» и выбрать файл, полученный в аккредитационном центре. Сертификаты получателей устанавливаются в систему вручную, добавляются в настройках, раздел «Список сертификатов получателей».

«Электронный документооборот в России — это когда ты распечатываешь документы, чтобы подписать и снова отсканировать»

После этой процедуры можно подписывать файлы. Процедура аналогична «КриптоАРМ»: можно подписывать через окно программы, можно из контекстного меню. Подробная инструкция от VipNet.

Вариант 3: использовать веб-сервисы

Подписать документ любого формата можно через сервис «Контур.Крипто».

Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл. Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов.

Чтобы подписать электронный документ, необходимо:

  • Загрузить в сервис документ, который нужно подписать. Подписать можно файл любого формата до 100 Мб.
  • Выбрать установленный на компьютере сертификат, которым будет подписан документ. Подписать документ в «Контур.Крипто» можно сертификатом, выпущенным любым удостоверяющим центром.
  • Создать файл подписи. После того как вы нажмёте кнопку «Подписать», сервис создаст папку с исходным документом и подпись с таким же именем и расширением .sig. Папка сохранит файл и подпись для него на сервере. Эти документы можно скачать на компьютер пользователя.
  • Послать документ получателю. Можно отправить файл и подпись для него прямо из сервиса. Адресат получит ссылку на документ, сохранённый в «Контур.Крипто». Также можно скачать пакет документов на компьютер (исходный документ, файл подписи, сертификат и инструкцию по проверке подписи) и отправить через любой почтовый сервис.

Что учесть при использовании «Контур.Крипто»:

  • В сервисе действует ограничение на вес документа: можно подписать документ до 100 Мб.
  • В сервисе можно создать только отсоединённую подпись.
  • «Контур.Крипто» работает только в Windows.
  • Проверить подпись, созданную в «Контур.Крипто», можно в любой программе, которая работает с отсоединёнными электронными подписями.

Комментарии эксперта

Отвечали коммерческий директор «КриптоПро» Юрий Маслов и руководитель департамента развития услуг и продуктов «Инфотекс Интернет Траст» Антон Мелузов.

Допустим, на почту пришёл документ, который нужно подписать. Для этого обычно его печатают, ставят подпись и сканируют документ. А в каких случаях можно не делать скан документа, а сразу подставить подготовленную подпись в графическом редакторе или в MS Office и Adobe Reader? Есть ли законы, регулирующие обмен такими сканами?

Если нужно подписать собственноручной подписью бумажный документ, то его печатают (оформляют в бумажную форму), ставят на бумажном документе собственноручную подпись и сканируют этот документ.

Сканирование делают для того, чтобы выслать обратно сканированную копию оригинала документа, таким образом известив контрагента о факте подписания бумажного документа.

Такой способ извещения регулируется только соглашением между контрагентами. Никаких специальных нормативно-правовых актов нет.

Если нужно подписать электронный документ простой электронной подписью, то его сохраняют из электронного письма в файл и подписывают его простой электронной подписью.

Как выглядит простая электронная подпись, как ею подписывают электронный документ и как обмениваются документами — это определяется соглашением между контрагентами и почти не регулируется законодательством РФ.

В том числе возможен вариант, когда вставляют изображение со сканом подписи. Но в любом варианте электронный документ не печатают после создания простой электронной подписи, не подписывают собственноручной подписью и не сканируют после этого.

Важно понять, что электронный документ является оригиналом документа. После печати мы получаем бумажную копию электронного документа, которая не имеет юридической силы.

Сканирование бумажного документа — это процедура получения не имеющей юридической силы электронной копии бумажного документа.

Юрий Маслов, коммерческий директор «КриптоПро»

Графический образ рукописной подписи с точки зрения Федерального закона №63 «Об электронной подписи» не является электронной подписью. Законодательно обмен сканами не урегулирован.

Антон Мелузов,

руководитель департамента развития услуг и продуктов «Инфотекс Интернет Траст»

Нужно ли делать бумажную копию документов, подписанных электронной подписью? Если да, то в каких случаях?

Бумажную копию электронного документа, удостоверенного электронной подписью, делают в случаях, когда нужно представить кому-либо информацию о содержательной части документа. Например, когда подаётся исковое заявление в суд и нужно приобщить электронный документ к делу в качестве письменного доказательства.

В этом случае чтобы судье было проще проанализировать документ и приобщить к делу, вместе с электронным документом подают его заверенную копию на бумажном носителе. И тогда судья может без назначения экспертизы рассмотреть документ прямо на заседании.

Юрий Маслов

Поскольку электронная подпись связывает подписанта с электронной версией подписываемого документа, то распечатка бумажной копии подписываемого документа никак не повлияет на статус электронного документа. Необходимость изготавливать бумажные копии документов отсутствует.

Стоит обратить внимание на то, что в некоторых отдельно урегулированных законодательством случаях требуется применять именно бумажный документ, подписываемый рукописной подписью.

В таких случаях использование электронных документов, подписанных электронной подписью, не допускается вне зависимости от того, будут они распечатаны или нет.

Антон Мелузов

Можно ли предоставить в суд электронные документы?

Можно, их предоставляют сотнями тысяч в год в судах разной инстанции. Судебная практика, в которых используются электронные документы в качестве доказательств, достаточно обширна и уже не является чем-то экзотическим.

Юрий Маслов

Использование электронных документов, подписанных электронной подписью, в суде допускается и встречается на практике довольно часто. Электронные документы обладают юридической силой наравне с бумажными при условии соблюдения определенных требований, предусмотренных ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

В АПК РФ есть несколько норм об электронных документах.

Пункт 1 статьи 41 АПК РФ о праве лиц, участвующих в деле, представлять в суд документы в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью.

Пункт 2 статьи 126 АПК РФ о том, что документы, прилагаемые к исковому заявлению, можно представить в суд в электронном виде.

Статья 75 АПК РФ о том, что подписанные электронной подписью документы допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены нормативными актами или договором.

В статье 71 ГПК указано, что письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, акты, договоры, справки, и другие материалы с электронной подписью.

Антон Мелузов

Можно отправлять документы с электронной подписью одного оператора (криптопровайдера) в компанию, где подключён другой криптопровайдер?

Да, можно. Электронная подпись, созданная с помощью криптопровайдера одного производителя, проверяется с помощью криптопровайдера другого производителя. И наоборот. Но это верно только при одном условии, что оба криптопровайдера прошли проверку (сертификацию) в ФСБ России.

Именно при сертификации ФСБ России проверяет в том числе и совместимость средств электронной подписи. Если криптопровайдеры не сертифицированы, то тогда нужно проверять их совместимость.

Юрий Маслов

Форматы электронной подписи определены государственными стандартами и руководящими документами ФСБ России, поэтому при использовании различных криптопровайдеров, представленных на рынке, проблемы с взаимной проверкой электронных подписей могут быть решены выбором одинаковых настроек криптопровайдеров.

Антон Мелузов

Какой электронный способ подписывать документы считается самым надёжным?

Самым надёжным является использование усиленной квалифицированной электронной подписи. Во-первых, использование этого вида электронной подписи существенно минимизирует юридические риски, связанные с использованием электронных документов.

Применение усиленной квалифицированной электронной подписи не требует заключения соответствующего соглашения между участниками документооборота, а регулируется непосредственно федеральным законодательством.

Во-вторых, безопасность использования усиленной квалифицированной электронной подписи обеспечивается регулированием всех технических аспектов со стороны уполномоченных федеральных органов: ФСБ России и Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Юрий Маслов

Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» предусматривает следующие виды электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная подпись и усиленная квалицированная подпись.

В пункте 1 статьи 6 Закона № 63-ФЗ установлено, что по общему правилу информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признаётся электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Также и наиболее надёжным по нашему мнению является формирование подписи сертифицированным ФСБ криптографическим провайдером, при помощи ключа, хранимого на сертифицированном ключевом носителе.

Антон Мелузов

Есть ли возможность электронной подписи документов при работе с негосударственными организациями?

Конечно. Электронная подпись активно применяется в финансовой и хозяйственной деятельности коммерческих организаций и прочих хозяйствующих субъектов. Оптимизация документооборота и снижение затрат на документирование фактов финансово-хозяйственной деятельности немыслимо без внедрения электронного документооборота с применением электронной подписи.

Юрий Маслов

Использование электронной подписи не ограничено при взаимодействии с любыми организациями.

Антон Мелузов
10
22 комментария