Цифровые сервисы для начинающих предпринимателей

Вот несколько российских решений, которые помогут сэкономить массу времени и денег уже с первого рабочего дня.

Современные цифровые сервисы способны серьезно помочь компании на ранних этапах ее жизни. Главное преимущество – автоматизация операций, связанных с бухгалтерией, документооборотом, общей организацией в компании и многим другим.

Головная боль любого начинающего предпринимателя – документооборот. На услуги профессионального бухгалтера или юриста может просто не быть средств, а договоры и счета надо подписывать едва ли не с первого дня работы.

Иногда решение можно найти буквально в один клик: недавно разработан и запущен совершенно бесплатный сервис «Конструктор документов», действующий на «Цифровой платформе МСП». Здесь можно найти десятки шаблонов, покрывающих все основные потребности малого бизнеса в документообороте. Для юридических лиц доступно 70 таких типовых форм, а для предпринимателей, ведущих свою деятельность в качестве физического лица – 35.

Счет на оплату товара или услуг – один из базовых документов для любого предпринимателя. Его можно сформировать в «Конструкторе» за считанные минуты. Есть и более сложные формы, такие как «Уведомление о начале осуществления предпринимательской деятельности» или «Гарантийное письмо об аренде помещения».

Интерфейс сервиса помогает заполнить документ, просто вводя в нужные поля шаблона свои данные. Многие графы сервис может заполнить автоматически - данные подгрузятся из «Госуслуг» после авторизации.В завершении работы платформа сформирует готовый документ, который можно отправить, например, на электронную почту.

Кстати, для большего удобства и повышения скорости документооборота здесь де, на Цифровой платформе МСП.РФ можно в короткий срок получить электронную подпись физлица и зарегистрировать свой бизнес в качестве ИП или ООО без оплаты госпошлины и визита в налоговую службу.

Еще несколько месяцев назад на вопрос «как организовать взаимодействие в распределенной команде и вести трекинг задач» существовал простой и очевидный ответ – в Trello. В силу известных обстоятельств и уже озвученных владельцами сервиса позиции сейчас это далеко не лучший выбор.

Между тем отечественные разработчики не сидели на месте и предприняли огромные усилия, чтобы занять освобождающуюся нишу. Пожалуй, в числе продукт, на который стоит обратить внимание в первую очередь – «Яндекс.Трекер». Совсем недавно он получил очень крупное обновление, расширившее его функциональность. Теперь этот российский продукт по своим возможностям не уступает импортным решениям. Кроме того, в сервисе появилась функция миграции: компания, прежде использовавшая другие решения для управления проектами и контроля выполнения задач, может оставить заявку на перенос своих данных в «Яндекс.Трекер».

Примером эффективного использования этого инструмента может служить сама компания «Яндекс», в которой им пользуются более 6 тыс. человек, работающих в 5 разных странах. При этом ничего не мешает применять систему управления проектами и в совсем небольшом распределенном коллективе – студии разработки, отделе кадров, департаменте закупок и пр.

Другими альтернативами Trello, которым не грозит внезапное отключение, могут считаться также российские YouGile, Shtab, Pyrus или, наконец, OkoCRM, если надо организовать работу отдела продаж. У многих из перечисленных сервисов, включая и «Яндекс.Трекер», есть бесплатный тариф, которым может пользоваться команда до 5 человек. Для большинства представителей микробизнеса этого будет вполне достаточно.

Бухгалтерия – одна из основных головных болей начинающего предпринимателя. Интуитивно понять, какие именно документы должны фигурировать в тех или иных процессах, невозможно, а в первые же дни работы набирать штат бухгалтеров – накладно. Особенно если сделок пока мало. И здесь есть смысл воспользоваться возможностями цифровых платформ.

В этой категории с бесплатными тарифами традиционно небогато. Разве что сервис электронной бухгалтерии E-Kontur имеет небольшой набор инструментов в свободном доступе. Для малого бизнеса есть услуги быстрого аудита компании, онлайн-отправка отчетности, автоматическая передача отчетов в ФНС, ФСС, ПФР. Можно также при необходимости получить консультацию бухгалтера в режиме онлайн. Стоимость подписки разнится в зависимости от региона.

Еще один схожий по возможностям сервис онлайн-бухгалтерии – «Кнопка». По сути, это интерфейс взаимодействия с командой удаленных специалистов, которые готовят первичные документы, ведут финансовые процессы компании и пр. Предпринимателю достаточно просто ставить задачи и контролировать их выполнение.

Наконец, платформа «ПланФакт», хоть и дороже двух предыдущих, но позволяет вести бухгалтерию в режиме обучения. Специалист на стороне сервиса помогает составлять документы, отчеты, выполнять необходимые вычисления, тем самым повышая уровень компетентности предпринимателя в бухгалтерских вопросах.

Еще хотелось бы упомянуть сервис «Калькуляторы» от портала «Гарант.ру». Это не бухгалтерская платформа, но с его помощью можно в полуавтоматическом режиме рассчитывать все возможные выплаты, пени, штрафы, компенсации, налоги и многое другое – инструментов добрая сотня, и все они могут пригодиться. Как примеры можно привести «Расчет среднего дневного заработка для оплаты времени командировки» или «Пени по договору». Все калькуляторы сгруппированы по темам, так что долго искать нужный не придется.

В принципе, какими-то видами бизнеса можно заниматься и в одиночку. Однако чаще всего, особенно когда есть амбиции вырасти в полноценную компанию, приходится нанимать сотрудников. При этом, конечно, малому бизнесу, особенно на ранних стадиях развития, желательно максимально сократить расходы на содержание отдела кадров.

Сделать это можно с помощью платформ, которые автоматизируют все рутинные процессы, связанные с наймом сотрудников, поддержкой их работы и корректным окончанием трудовых отношений.

Для этого может пригодиться, например, белорусский облачный сервис TARGControl. Его возможности очень широки и охватывают самые разные вопросы, связанные с управлением персоналом. Для небольшой компании наиболее востребованными, скорее всего, окажутся ведение кадровой документации, автоматизация планирования графиков работ, а также наем, увольнение, перевод и оформление совместительства буквально в несколько кликов.

В зависимости от задач, которые стоят перед предпринимателем, альтернативой TARGControl может быть облачная платформа LightDoc. С ее помощью можно настроить полностью цифровое кадровое делопроизводство, построенное на использовании цифровых подписей. Сервис может быть интегрирован в уже имеющуюся бухгалтерскую систему или решения 1С.

Многие виды бизнеса просто по своему характеру подразумевают высокую текучку кадров – курьеров, грузчиков, промоутеров и пр. В этом случае без автоматизации взаимоотношений с ними придется довольно туго.

Открытие нового бизнеса всегда связано с поиском контрагентов – поставщиков, подрядчиков и пр. Предпринимателю и без того приходится тяжко: надо заниматься наладкой всех процессов в компании, и меньше всего ему нужно, чтобы еще и партнеры подводили в самый неожиданный момент.

Риски тут вполне реальны, может дойти и до юридических последствий. Так, к примеру, статья 54.1 Налогового кодекса РФ прямо возлагает ответственность за недобросовестного контрагента на налогоплательщика.

Тут поможет проверка контрагента на добросовестность, для чего подойдут несколько официальных цифровых сервисов. Так, непосредственно на сайте ФНС России имеется реестр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей с удобным поиском, где можно узнать текущий юридический статус партнера: дату присвоения ОГРН, ФИО генерального директора и пр.

Сервис «Прозрачный бизнес» поможет проверить учредителей на участие в других юрлицах, наложенных на них ограничениях, а также пробить адрес регистрации компании: часто фирмы-однодневки зарегистрированы буквально в одном и том же помещении, что является весьма тревожным признаком.

Налоговую задолженность контрагента легко увидеть на сайте ФНС, где для этого имеется еще один специальный сервис. Там содержатся сведения обо всех должниках, которые недоплатили в бюджет хотя бы 1000 руб. или более года не предоставляли отчетность. Для запроса надо знать лишь ИНН компании.

Наконец, ценную информацию о потенциальном партнере (фирме или конкретном лице) можно получить в Банке данных исполнительных производств и Картотеке арбитражных дел. Безусловно, даже самая ответственная компания может внезапно для себя стать фигурантом судебного разбирательства. Но здесь уже нужно смотреть на конкретные обстоятельства дела. К сожалению, бывает и так, что участие в судебных процессах - это часть бизнес-модели «партнера», так что справка о его юридической истории в любом случае не будет лишней.

#мсп #малыйбизнес #cервисы