Как выявить халявщиков, пьяниц и тунеядцев в компании с помощью одного отчета?
Решение, о котором мы расскажем, поможет не просто сделать отчет, но и выявить тех, кто вместо работы ради результата просто "работу работает". Разберем, как получить выработку любого сотрудника на портале Битрикс24 (дадим файл с примером). Продемонстрируем пошагово, как настроить автоматическую выгрузку тайминга в таблицу Гугл.
Если вы хотите знать, сколько времени сотрудник потратил на работу по задачам в Битрикс24, то можете воспользоваться стандартным функционалом. Но что делать, если по задаче работали несколько соисполнителей или, например, постановщик поменял исполнителя и у вас больше нет доступа к задаче?
В штатном функционале Битрикс24 не реализована возможность построения такого отчета. На вкладке "Время" фиксируется общее время всех исполнителей. Чтобы узнать, сколько времени, например, Алёна и Татьяна работали на общей задаче, нам придется найти задачу, открыть вкладку "Время" и вручную просуммировать выбранное время.
Проблема усугубится, если в отчетный период (например, за месяц) задач в работе было много. Как отобрать все задачи, по которым вы или ваши сотрудники работали (не только в качестве исполнителя, но и как соисполнители), просуммировать время и рассчитать, какая премия полагается каждому сотруднику?
Зачем выгружать тайминг по задачам из Битрикс24 в Google Spread Sheets?
Во-первых, такой отчет доступен с мобильного устройства. Кроме того, легко решается вопрос с доступом к отчету (можно, например, к персональным отчетам дать доступ отдельному сотруднику и его руководителю).
Во-вторых, получив данные из задач Битрикс24 в Google Spread Sheets, вы получаете широкий функционал табличного процессора и можете построить любую аналитику — от персональной статистики по выработке за определенный период, так и сводную таблицу по всем сотрудникам отдела.
Как настроить интеграцию?
Рассмотрим на примере, как настраивается и работает интеграция.
Шаг 1
Если нет регистрации на Пинкит, то регистрируемся в личном кабинете.
Переходим в раздел «Интеграции» в левом меню:
В открывшемся разделе нажимаем кнопку «Добавить интеграцию»:
Указываем настройки интеграции:
- Откуда отправляем данные: Битрикс24
- Когда: Задача - добавлена запись учета времени
- Подключение к приложению: *Доступ к Вашему порталу Битрикс24*
- Исполнитель: *выбор исполнителя (одного либо несколько)*
При необходимости можно добавить дополнительный фильтр:
Шаг 2
Теперь можем добавить дополнительные действия по нажатию кнопки «Добавить шаг», например, API-запрос, форматирование даты/времени, сопоставление данных:
Заполняем поля для дополнительного шага интеграции №1:
- Название шага: Получение деталей задачи
- Тип шага: API-запрос
- Метод: GET
- URL: /tasks.task.get?taskId={{source.TASK_ID}}
- Тело: *оставляем пустым*
- Заголовки: *оставляем пустым*
- Доступ: *Доступ к Вашему порталу Битрикс24*
Заполняем поля для дополнительного шага интеграции №2:
- Название шага: Форматирование даты
- Тип шага: Форматирование даты/времени
- Название поля: source.CREATED_DATE
- Формат даты/времени: d.m.Y
- Исходный часовой пояс: UTC
- Преобразовать в часовой пояс: *оставить без изменений*
Заполняем поля для дополнительного шага интеграции №3:
- Название шага: Сопоставление статуса задачи и его ID
- Тип шага: Сопоставление данных
- Название поля: step1.result.task.status
- Соответствия значений:
- "Ждет выполнения" - 2
- "Выполняется" - 3
- "Ждет контроля" - 4
- "Завершена" - 5
- "Отложена" - 6
Шаг 3
Заполняем данные «Куда» на 3 этапе и нажимаем кнопку "Продолжить".
- Куда отправляем данные: Google Sheets
- Какое действие совершаем: Добавить новую строку
- Подключение к приложению: *Название подключенного приложения Google из шага 2*
- Таблица: *Выбираем нашу таблицу, в которую будем передавать данные из Битрикс24*
- Лист: *Выбираем лист в таблице*
- Способ добавления данных: Без интерпретации*
* Определяет, как следует интерпретировать входные данные:
Без интерпретации — Значения, введенные пользователем, не будут проанализированы и будут сохранены как есть.
С интерпретацией — Значения будут проанализированы так, как если бы пользователь ввел их в пользовательский интерфейс. Числа останутся числами, но строки могут быть преобразованы в числа, даты и т. д. следуя тем же правилам, которые применяются при вводе текста в ячейку через пользовательский интерфейс Google Sheets.
Шаг 4
Для корректной синхронизации данных необходимо произвести сопоставление данных из Битрикс24 в Google Sheets
- Столбец А(1): {{step2}}
- Столбец B(2): {{step1.result.task.title}}
- Столбец C(3): https://xxx.bitrix24.ru/workgroups/group/{{step1.result.task.group.id}}/tasks/task/view/*ID задачи*/
- Столбец D(4): {{step1.result.task.group.name}}
- Столбец F(6): *Затрачено минут*
- Столбец G(7): {{step3}}
Шаг 5
На заключительном шаге указываем название интеграции, периодичность запросов данных и время первого запуска:
- Название интеграции: *Указываем произвольное название*
- Периодичность запросов данных, мин: *Указываем числом количество минут*
- Время первого запроса: *Указываем дату и время начала обмена*
После проделанных действий интеграция появится в списке:
Переходим в Битрикс24 и создаем задачу со временем:
Открываем Google таблицу и проверяем данные:
После вы можете открыть Журнал в личном кабинете Пинкит 2.0 и проверить, что данные выгрузились в Google Sheets:
Итог
Итогом работы является автоматическая выгрузка данных по затраченному времени сотрудников компании из Битрикс24 в Google Sheets через платформу Пинкит. Теперь нет необходимости вручную отбирать задачи в Битрикс24 и переносить данные по отработанному времени в таблицу, чтобы рассчитать сумму премии. Интеграция сама в заданное время выгрузит указанные данные из задачи.
Отчет можно выгружать как в один общий файл по компании, так и на персональные странички сотрудников.
Пример такого отчета:
С помощью фильтра можно отобрать все записи за определенный день по нужному сотруднику. Или, например, узнать, сколько задач сейчас в статусе "Выполнятеся" или "Завершена".
На персональных страничках можно добавить формулы для суммирования затраченного времени и расчета суммы премии:
Бонус за прочтение до конца - файл с примером шаблона :) Ни в чем себя не ограничивайте, творите!
Боже мой, да всем насрать! (Питер Гриффин)
Не скажите, безусловно, мы рассчитывали на больший охват с учётом объёма работы над. Но скажите, Вам лично публикация зашла? )
Ребята, спасибо за Ваши запросы, это блестяще!
Что-то не видно в статье как найти трудолюбивых дурочек, которые суммируют руками в экселе то, что можно сделать функицями sumifs.
Честно пытался вникнуть в этот комментарий, а какое он отношение имеет к сути публикации?