Проектной команде “Первый Бит” был брошен непростой вызов: всего за 1 месяц настроить бизнес-процессы большого предприятия. Холдингу требовалось оперативное внедрение ERP и автоматизация 50 рабочих мест. Как наши эксперты справились с этой задачей, и какие были трудности на пути запуска и сопровождения системы, расскажу в этой статье.
Привет, меня зовут Галина Шемухина, я менеджер по работе с клиентами международного ИТ-интегратора “Первый Бит” офиса Спортивная.
Осенью 2021 года к нам обратилась ИТ-служба крупного холдинга по производству и дистрибуции алкоголя с запросом на автоматизацию процессов. В течение месяца в компании планировали выход на новый рынок - открыть представительство в Узбекистане, поэтому нужно было быстро наладить ИТ-инфраструктуру с выстраиванием бизнес-процессов и обеспечением работы полсотни пользователей.
Подобные запросы с пометкой “срочно” уже были на нашей практике. Заказчик хорошо понимает, что далеко не каждый подрядчик согласится на внедрение ERP-системы за 1 месяц, ведь обычно только на обследование уходит не меньше 3-х. При таком раскладе крайне важна экспертиза проектной команды, опыт работы с алкогольной продукцией, наличие ресурсов и понимания стратегии быстрого и эффективного налаживания процессов в компании.
Мы не сразу согласились на реализацию этого проекта, сначала установили ряд ограничений. В первую очередь попросили клиента утвердить такой сценарий, при котором за месяц развернулась бы типовая ERP-система с ведением регламентированного учета в типовой бухгалтерии для Узбекистана, работой небольшой команды от заказчика, формированием всех требований к системе, составлением минимальной документации.
После достигнутых договоренностей мы зашли в проект. На тот момент с учетом времени на заключение договора оставалось всего 3 недели до запуска предприятия.
Подводные камни проекта
К дате открытия предприятия в Узбекистане должны были ввести помарочный учёт алкоголя. Маркировка алкогольной продукции запускалась с 1 декабря 2021 года, поэтому данный процесс требовалось также автоматизировать, а также взаимодействовать с местной организацией, отвечающей за маркировку. Фактически, холдинг заказчика являлся первым оптовым предприятием на рынке Узбекистана с выстроенным процессом по маркировке.
На стадии запуска проекта в компании проходил активный набор сотрудников. Новых специалистов приходилось быстро вводить в уже текущие бизнес-процессы, в том числе и в тестирование внедрённой корпоративной информационной системы. К тому же, в отсутствие главного бухгалтера (который вступил в должность только через неделю после запуска проекта), нам приходилось самим оперативно разбираться в специфике законодательства республики Узбекистан, в формах и правилах сдачи отчетности. В короткое время удалось выстроить необходимые процессы.
Получилось так, что систему сразу параллельно вводили в опытно-промышленную эксплуатацию, пока по другим контурам шла настройка.
Результаты внедрения:
- На предприятии был выстроен сложный и многоуровневый процесс по автоматизации склада: поступление и отгрузка алкогольной продукции с помощью ТСД, создание документов на приход товара и отгрузку товара. Основная часть работ была проведена удаленно, но для более детальной автоматизации и оптимизации наша проектная команда ездила в Узбекистан. Всего за пару командировок удалось полностью наладить бизнес-процессы на складе.
- Для удобства работы на складе было разработано автоматизированное рабочее место складского работника, позволяющее автоматически принимать продукцию с маркировкой, создавать документы поступления на склад. Также была настроена синхронизация ТСД с инструментом "Универсальный клиент для Android". Для быстрого сбора заказов покупателей и формирования отгрузочных документов был настроен обмен данными с “1С:Заказы”.
- Предприятие не смогло бы запуститься без внедрения механизма обмена данными об алкогольной маркировке с уполномоченным государством оператором ООО "CRPT TURON": настроен автоматический запрос о марках по документу, полученному из ЭДО. За счет реализации интеграции удалось организовать автоматизированную приемку и отгрузку маркированной продукции.
- Настроена система, которая позволяет вести оперативный учет на предприятии (отслеживать заказы, перемещение на складе и тд.), бухгалтерам - получать всю необходимую информацию и успешно формировать отчетность в соответствием со всеми требования законодательства, обмениваясь информацией не только с корпоративной системой, но и с банками. К тому же, значительно упростил ведение документации настроенный электронный документооборот с контрагентами.
Экспертный опыт и готовность справляться с любыми вызовами помогли реализовать проект в установленные сроки. Систему удалось ввести в эксплуатацию за 1 месяц, сам проект продлился 3 месяца, после чего систему перевели на поддержку. Если от сотрудников предприятия поступают вопросы в процессе освоения и привыкания к новым процессам, наши специалисты через ServiceDesk оперативно дают консультации или оставляют заявку на доработку. Так как система осталась типовой, поддерживать ее несложно. Программа обновляется быстро, планов на многоступенчатую кастомизацию системы у компании пока нет.
Если у вас есть вопросы по материалу и теме внедрения ERP, пишите комментарии! Обязательно отвечу.