Notion: Офис, база данных и ваше душевное спокойствие в одном флаконе

Спектр задач, которые нужно решать в современном мире очень широк, но при этом на каждую хитрую задачу можно найти отдельное приложение с нужной резьбой. Вот только чем больше навыков, тем больше зоопарк этих самых апплетов и чаще всего, они друг с другом не дружат и создают в чертогах разума пожары и цунами. Именно с такой ситуацией столкнулись товарищи, создавшие Notion, в котором решили объединить почти все трендовые инструменты, используемые интернет-деятелями и покончить с анархией.

Охарактеризовать, что из себя представляет "N" сложно, ибо по функционалу и возможностям это настоящий монстр. Проще перечислить сервисы и софт, которые он может с успехом заменить, а также сценарии по использованию "в поле".

Это мой субъективный опыт, а не попытка продать его всем до единого. В основном я работаю с текстом: собираю и анализирую данные, пишу статьи и сценарии для роликов, генерю идеи и концепты. Именно в этом ключе я буду строить повествование. Если у вас есть кейсы совершенно другого плана, то будет круто, если вы поделитесь ими в комментариях.

Самое ценное, что есть в этом сервисе. В первую очередь — это классный, удобный и функциональный markdown-редактор, который позволяет быстро верстать документы на любой вкус, вертеть ими на все 4 стороны. Жаль, что экспорт только в PDF или MD.

Для меня Notion стал убийцей сразу пачки "приложух": Google Docs, MS Word — если говорить об офисных редакторах и Bear App, Ulysses — если речь о десктоп-софте.

Если "Вордом" мне приходилось пользоваться скорее из-за того, что .docx крайне распространен и это скорее вынужденное зло, то Google Doc часто выручал, когда речь шла о работе в команде или же нужде в кросс-платформенности. Да, я знаю что у Microsoft тоже есть Word Online, но была определенная привычка и исторически сложились не самые приятные впечатления от стабильности продуктов парней из Редмонда.

"Медведь" и "Улисс" же много лет радовали мой взгляд своими безупречными интерфейсами и той самой простотой, markdown-версткой "на лету" и отдельными фишечками типа синхронизации на лету, многоуровневых тегов и линкования между текстами и отдельными файлами.

И как же я был рад, когда осознал, что в Notion можно делать все перечисленное выше и даже больше. Например, командная работа над текстом заиграла для меня новыми красками: комментарии, упоминания отделанных людей через "@", контроль версий\изменений и гибкое настраивание прав. Возможно, это не ново для продвинутых пользователей Word Online или Google Doc, но это абсолютное откровение для меня, как для пользователя минималистичных десктоп-редакторов.

Не совсем полноценно, но по минимуму Ноушн — это замена Excel, Гугл таблицам и всем тем системам, которые строят на их основе: бухгалтерия, CRM и т.д. Я не являюсь представителем эксель-гуру и пользовался такими инструментами в редких случаях, когда нужно было поработать с большим количеством взаимосвязанных данных (выгрузки, отчеты и т.д).

Теперь же я могу выбрать: работать в довольно ресурсоемком Excel или импортировать .xls и .csv, делая свои скромные задачи внутри единой среды. Если же мне приходится создать таблицу с нуля, то выбор абсолютно очевиден.

Выглядят они совершенно классическим образом и явно "содраны" у Trello, с которым есть нативный импорт в 1 клик. Пользовательский опыт при работе с ними, на мой взгляд, абсолютно идентичный и в чем-то даже более крутой, ибо на странице с доской можно размещать любую другую информацию, тем самым создавая полноценную рабочую среду в рамках одного проекта.

Как пример, моя контент-доска для моей группы в ВК, в которой я рассказываю про пять важнейших областей для создателей контента. Эта статья (хоть и написанная специально для vc.ru) пойдет в рубрику Д4, в которой я буду рассказывать про крутые сервисы и софт.

С помощью "N" я без проблем составляю наброски идей с примерной тематикой (в процессе она меняется, чаще всего), перекидываю их в редакторский "буфер" и потом уже перечитываю чек-лист по публикации и по готовности переношу в одну из колонок со статусом "готово". Такая визуализация всегда позволяет понимать что сделано и что предстоит сделать. А самый кайф, что для того, чтобы окунуться в материал, подправить его или залинковать с другим, мне нужно сделать всего пару кликов.

Тут без примеров, ибо я сам пытался выстроить нечто подобное через Bear app, в котором очень удобная система ссылок и можно прилинковывать все что угодно: от ссылок до файлов на SSD, но как только я увидел, как это классно реализовано в "N", то в тот же вечер перенес все наработки.

Я знаю, что для такого многие используют Evernote, но меня эта мода как то обошла стороной и отчасти из-за этого, меня так впечатлил набор функций Ноушена. В срочном порядке я начал создавать базы знаний по всем областям, в которых хотелось порядка. Как пример, мой свайп-файл, который раньше приставлял из себя мешанину из PDF, ссылок на веб-странички и текстовых файлов. Сейчас же это настоящее произведение искусства.

Extra. Кроме этого, я делаю ссылки на "N" из TheBrain, в котором храню только тезисы, а все что больше пары слов переношу в "хранилище". Но об этой связке, дабы не запутаться, нужно написать отдельную статью. Она в процессе.

Wunderlist, 2Doist, Things. Это единственный пункт, который я привожу в качестве теории, ибо сам я много лет использую Omnifocus и весь цикл GTD у меня завязан через него. При этом я уверен, что не будь у меня такой замечательной альтернативы, то я без проблем смог бы использовать для этой задачи Notion.

Единственно, что хочу отметить — это использование канбан-досок для системы Agile Results, которая у меня является второй ступенью, сразу после GTD и которую многие адепты также стараются включить в таск-менеджеры. Я же не смог и раньше использовал для этого Trello, об отказе от которого я поведал ниже.

По отдельности, ничего необычного, но вы только задумайтесь — все это работает в едином интерфейсе и теснейшим образом взаимосвязанно, что позволяет поднять продуктивность на совершенно иной уровень. Меньше кликов\альт-табов, меньше времени на то, чтобы вспомнить где что лежит (или использовать единый поиск) и меньше нервных синапсов, на то, чтобы помнить все сценарии использования.

Последний пункт я бы хотел особо выделить, так как многие даже не замечают "микро-лаг", когда переключаются между несколькими разными интерфейсами. Это и лишнее время, но что главное — ресурсы мозга, которые приходится тратить на "адаптацию". Когда я отказался от вороха программ из списка выше и все зациклил на Notion, то стал меньше уставать и получать больше кайфа от работы. По моей теории — все благодаря единой среде.

И чем больше я пользуюсь этим потрясающим софтом, тем больше чувствую отдачу от такой синергии. Конечно, есть 3 момента, которые портят этот парад продуктивности, но на общем фоне они капля в море.

В первую очередь, Notion стоит денег. Да, есть бесплатная версия, в которой можно хранить 1000 единиц информации, но у меня этот лимит улетел за один вечер. Так что теперь, я на очень долгое время в кабале размером 4 доллара в месяц и внутренний скряга напрягается каждый раз, когда звенит смска о списании шекелей. Но оно того стоит.

Во-вторых, это облачный сервис. Если завтра серверам амазона придет кирдык, то все мои многолетние наработки исчезнут раз и навсегда. Такая же история и в случае внезапного закрытия компании, только тут речь скорее о смерти самого сервиса, ибо если не работают сервера, то и "кина не будет".

Несколько нивелирует все это факт, что можно сделать экспорт всех данных в 1 клик и делать с ними все, что душа пожелает. Но только текст, картинки и файлы заливаются на жесткие диски от Безоса.

Третья ложка, которую обещают скоро "пофиксить" — это отсутствие нормального оффлайн режима. У Ноушена есть десктоп и мобильные приложения, но они не совсем стендэлоун и работают на кешировании страниц. Вы можете работать в офлайне, создавать и редактировать документы, но если речь об уже существующих, то из предварительно нужно "закачать", посетив нужную страницу. Если же забыть и уехать в тайгу дописывать свой шедевр, то по прибытию придется начинать всю работу с нуля.

В целом это один из самых крутых сервисов для работы, каким я пользовался и пользуюсь. Он может отпугнуть своими возможностями или быть изначально слишком перегруженным для вашей деятельности. Но если вы используете хотя бы 3 из вышеперечисленных сервиса\приложения, то мне кажется, что переход будет оправдан. В любом случае, стоит попробовать или хотя бы обсудить это в комментариях.

Если хотите больше таких "продуктивных" штук, в том числе и не про софт, то еще раз прорекламлю свой "Экстракт", где про это дело у меня уж пять рубрик. Милости прошу!