Как бизнесу не утонуть в потоке информации: помогут ли облачные технологии
Рассказываем, как стабильная работа программного обеспечения и настройка оборудования помогли автодилеру наладить контроль за информацией и сэкономить.
Привет, это Дмитрий Яковлев, технический директор ITsheff. Мы помогаем компаниям настраивать и поддерживать облачные технологии.
Работать с ГК «Кристалл Авто» мы начали весной 2012 года. Тогда у них был только дилерский центр Renault в г. Караганда. Но компания активно росла и открывала новые филиалы в разных городах Казахстана. Линейку представленных автобрендов дополнили VW, Subaru, Chevrolet, JAC и HAVAL.
С расширением компании рос и объем информации, которой обменивались офисы. От нас требовалось наладить стабильную работу программного обеспечения и бесперебойную передачу информации между филиалами независимо от их удаленности друг от друга.
С чего мы начинали
В 2012 году в «Кристалл Авто» использовали локальную версию 1С, установленную на компьютере бухгалтера. Сторонние разработчики помогли настроить конфигурации программы под задачи автодилера.
Мы перенесли информацию в облако на наше оборудование и занялись поддержкой и обслуживанием:
- сделали резервные копии,
- настроили стабильную работу,
- открыли менеджерам доступ к информации.
На начальном этапе работы мы за абонентскую плату занимались поддержкой существующей инфраструктуры.
Какая задача стояла
Все ПО, которым пользуется клиент можно разбить на три группы:
- Управленческий учет в программе 1С-автоцентра. Это программа-симбиоз 1С и CRM.
- Бухгалтерский учет в 1С. Систему сделали отдельной, так как правила бухучета часто обновляются из-за выхода новых законов.
- Серверы официальных дилеров, через которые они передают маркетинговую и техническую информацию.
Перед нами стояла задача связать эти системы воедино так, чтобы они стабильно работали. Для этого надо было:
- Настроить и связать друг с другом управленческий и бухгалтерский учет в 1С. Это программная часть задачи.
- Настроить технопарк компании. То есть сеть, компьютеры, принтеры, хранилища данных и прочие элементы должны корректно работали. Это техническая часть.
Как мы настраивали технопарк «Кристалл Авто»
Работы по настройке технопарка вели по четырем направлениям:
- Привели технопарк к единому стандарту. Необходимо, чтобы все оборудование и его элементы были взаимозаменяемыми, надежными и ремонтопригодными. Для это мы провели широкий спектр работ по наведению порядка в офисах. Начиная с того, что убрали провода в кабель-каналы, чтобы кто-то из сотрудников случайно их не передавил, и заканчивая установкой антивирусов и однотипных принтеров во всех филиалах.
- Сменили провайдера интернета. Для стабильной работы облачных сервисов нужен интернет с широким каналом доступа. Старый провайдер не мог его предоставить и часто происходили сбои в работе 1С. Проблема в том, что не всякий провайдер готов работать с дилерскими центрами, так как они часто находятся на окраинах в отдаленных зданиях, а значит надо тянуть к ним отдельную линию. Наиболее подходящим для нас оказался «Билайн».
- Сделали интернет-канал под 1С приоритетным. С ростом компании увеличивалось количество пользователей СКС, а значит и нагрузка на сеть. Иногда канал забивался на 100% и не всегда рабочими задачами. Сотрудники могли использовать интернет для своих личных нужд: просматривать видеоролики, скачивать файлы с торрентов и подобных. Просто запретами и блокировками с этим трудно бороться, так как из можно обойти. Поэтому мы пошли другим путем. Под 1С мы зарезервировали на маршрутизаторе трафик от 2 до 5 Мбит.
- Внедрили телефонию. У клиента была собственная АТС, но только в центральном офисе. Многие сотрудники на работе использовали личные номера, из-за чего трудно было наладить систему контроля за качеством обслуживания. Мы заключили договор с местным провайдером телефонии и получили от него набор виртуальных номеров для каждого филиала. Настроили виртуальную АТС и подключили к ней IP-телефоны. Теперь все входящие и исходящие рабочие звонки были централизованы, а общение с личных номеров мы исключили. В «Кристалл Авто» ввели даже новую должность аудитора, который прослушивал звонки сотрудников клиенту и оценивал качество обслуживания. Настроили отчет в табличке, какой филиал сколько наговорил, с кем и на какую сумму.
По телефонии мы хотели следующее:
1. Повысить качество обслуживания, отследить стандарты — нужна запись разговоров и возможность прослушки.
Если от клиента поступает жалоба на сотрудника или компанию, нам было важно получить объективную картину и понять, действительно ли наши сотрудники нарушили стандарты обслуживания или это просто тяжелый характер клиента, и учитывать это в дальнейшей стратегии по урегулированию конфликта, чтобы наш клиент в итоге остался с положительным опытом работы с нашей компанией.
2. Добавить приветствие на входящий звонок, переадресация разговоров на сотрудников внутри ДЦ.
Как мы настраивали 1С
Параллельно мы занимались настройкой работы 1С:
- Настроили принтеры под работу с 1С. Печать документов мы сделали централизованной. Мы не ставили локальные принтеры на каждом рабочем месте, а подключали пользователей к сетевом принтеру всего отдела. То есть файл на печать отправляется по сети, через центральный сервер.
- Создали учетные записи сотрудникам. Новый сотрудник получал доступ к 1С с набором прав, которые соответствуют его должности (менеджер, кладовщик и так далее).
- Помогли настроить учет рабочего времени по нормо-часам. Программисты 1С настроили клиенту модуль, который позволял контролировать потраченное сотрудником сервиса на определенные работы (ремонт, ТО машин, установка доп. оборудования) время. Мы закупили, подключили и настроили сенсорные экраны и сканеры штрихкодов. Каждый сотрудник сервиса с их помощью отмечал начало и конец работы над автомобилем.
С какими столкнулись сложностями
Весной 2015 года в «Кристалл Авто» попробовали самостоятельно обслуживать технопарк и 1C. Взяли в штат сисадмина. По лицензии они продолжали пользоваться облачной инфраструктурой ITsheff.
Нам казалось, что сотрудник внутри компании будет оперативнее выполнять задачи. Но мы не смогли найти подходящего квалифицированного сисадмина.
Компания также рассматривала возможность купить серверы и настроить свое облако. По расчетам, которые мы сделали по их просьбе, выходило, что эти вложения удастся оправдать только через 3−4 года. Анализ делали исходя из текущего размера ГК. Но если компания продолжит расти, что и происходило, то оборудование надо будет менять на более мощное, а это дополнительные расходы. Кроме того, понадобится нанять специалистов высокой квалификации, которые смогут обслуживать серверы. В итоге, возможность сэкономить сходит на нет. «Кристалл Авто» отказался от идеи установки собственных серверов.
Мы вернулись к прежнему формату комплексного обслуживания инфраструктуры и 1С. Также клиент продолжал использовать наши облачные хранилища. От собственного сисадмина на этом этапе они отказались и перед ITsheff поставили новые задачи, которые мы решали следующим образом:
- Обеспечили доступ к обновляемым внутренним сервисам по подбору запчастей и ремонту машин. Производитель автомобилей открыл возможность использования своих сервисов (портал/сайт), а мы подключились к ним по защищенным каналам и настроили доступ.
- Настроили почту. У клиента была встроенная почта от местного провайдера. Фильтры отсутствовали, ящики были переполнены спамом, почта работала медленно. Мы интегрировали почтовый сервер MS Exchange online и перенесли все письма со старого сервиса на новый.
- Восстановили работу инфопанелей. При открытии центра по стандартам Renault, установили 6 презентационных инфопанелей. Их необходимо было постоянно обновлять, чего штатный сисадмин не делал. В результате часть экранов просто не работали.
- Ответили на накопившиеся запросы сотрудников. У пользователей всегда есть запросы к сисадмину: что-то настроить, починить. Штатный сисадмин слабо реагировал на них, поэтому сотрудники обрадовались, когда мы вернулись.
Дальше «Кристалл Авто» работали только с ITsheff. Для решения пользовательских задач на местах, мы помогли компании подобрать сисадминов, которые также являются коммуникационным звеном между нами и клиентом.
Что у нас получилось
Мы помогли настроить бесперебойную работу инфраструктуры 1С и обезопасили данные «Кристалл Авто». Теперь даже в случае пожара или других несчастных случаев, информация не пострадает, так как хранится в облаке на наших сервисах.
Вся инфраструктура сейчас приведена к единому стандарту и централизована. Появился контроль за телефонией. Теперь можно оценивать качество обслуживания и следить за расходами на связь. Управляют системой местные системные администраторы, а мы консультируем по сложным вопросам.
Кроме того, компания не несет лишние затраты на оборудование и персонал. Рынок автодилеров волатильный. Облачные хранилища оплачиваются исходя из объема использования, а в период спада на рынке соответственно уменьшаются и расходы на хранение и передачу информации. И у «Кристалл Авто» нет необходимости держать в штате высококвалифицированных сисадминов.