Закупки будущего: движемся в сторону автоматизации бизнес-процесса

В России наберется не больше 5% компаний, деятельность которых практически не цифровизирована, следует из исследования Naumen. Все сравнительно крупные предприятия в той или иной мере автоматизировали основные процессы — производство, бухгалтерию, документооборот. Но при этом часто оказывается, что закупщики до сих пор в своем арсенале имеют только электронную почту и таблицы Excel.

Причины такого положения дел могут быть самые разные — от позднего «вызревания» процессов закупок в компании до небольшого количества специализированных ИТ-решений на рынке.

Компании, планирующие автоматизацию закупочной деятельности, могут столкнуться с различными трудностями. Например, как подобрать ИТ-решение для «незрелого» процесса, чтобы не переплачивать за 50–60% неиспользуемого в работе функционала ПО. Или каким образом автоматизировать закупочные процедуры, чтобы избежать резких изменений в работе отдела, к которым сотрудники, зачастую, не готовы.

Предлагаем на примере решения Naumen SRM рассмотреть три варианта автоматизации закупок в зависимости от процессов и целей компании.

Начать с малого и получить эффект

Чтобы максимально безболезненно получить первый эффект от автоматизации, можно собрать решение с функциональными возможностями из разряда «самое необходимое».

Это даст следующие преимущества:

На этом этапе можно пойти на два компромисса.

Во-первых, работать с простыми структурами данных. Например, начать с получения от поставщика ценовых предложений в структурированной форме, а все остальные аспекты предложения принимать в виде неструктурированных файлов. Это позволит использовать функции Naumen SRM по автоматическому ранжированию предложений по цене и формированию конкурентной карты и иных документов. Параллельно можно думать над тем, какие ещё параметры предложения поставщика можно структурировать.

Во-вторых, использовать простые процессы, допускающие «ручное управление». Например, чтобы перейти к сравнительной оценке предложений поставщиков, необходимо понять следующее — соответствуют ли они требованиям заказчика в техническом плане, есть ли риски в работе с этими компаниями. Здесь можно было бы настроить в системе отдельные бизнес-процессы технической экспертизы предложений, аккредитации контрагентов и прочего, но если выработка и отстройка этих процессов предприятию только предстоит, можно оставить их закупщику. Он будет самостоятельно допускать или отклонять предложения по установленным критериям с указанием конкретной причины. Таким образом, выполнять все проверки предложений будет закупщик по своему усмотрению, а «цифровой след» этих действий сохранится в системе.

Точечное и постепенное углубление автоматизации

сли процесс закупки минимально автоматизирован, со временем закономерно возникает желание большей гибкости в ИТ-решении. Например, возможности внесения изменений в какие-либо формы или сценарии согласований. Возможности Naumen SRM по адаптации позволяют сделать это, зачастую, даже не привлекая компанию-разработчика. Рассмотрим несколько примеров из практики.

Кейс 1: добавление новых полей в форму технико-коммерческого предложения (ТКП)

Поставщики указывали по товарным позициям только цены, все остальные характеристики ТКП оставались внутри неструктурированных файлов. Пользователь обязал поставщиков также в явном виде указывать наименование производителя и добавил новое строковое поле в форму ТКП. В результате данные о предложении автоматически пополняются информацией о производителе, которая также включается в печатные документы, например, в конкурентную карту или протокол закупки.

Кейс 2: изменение формата поля

Пользователь ввёл в форму ТКП строковое поле «Тип поставщика» (то есть роль поставщика в закупке), после чего компании стали его заполнять, используя разные формулировки. Чтобы решить проблему, пользователь изменил тип поля с «текстового» на «выбор значения из списка» (например, с вариантами «производитель» и «дилер»). Таким образом работать с получаемыми данными стало гораздо удобнее.

Кейс 3: выделение роли технического эксперта и подключение нового процесса

На предприятии выработалась следующая практика: закупщик согласует техническую часть ТКП с профильными экспертами. Администратор системы заводит таких специалистов как пользователей с конкретной ролью. После чего эксперты получают в системе свои рабочие кабинеты. Закупщик по ситуации назначает таким экспертам задания по оценке ТКП и отслеживает ход их исполнения.

Развитие системы по мере возрастания зрелости процессов

Как правило, в первые полгода-год эксплуатации системы при должном подходе к вопросу удается наладить базовый процесс закупки, минимизировать рутинные операции, выработать у всех участников культуру работы в информационной системе. После этого можно двигаться дальше. Например, автоматизировать смежные процессы, добавив в систему один из множества отдельно поставляемых модулей. Рассмотрим вариант развития ИТ-системы на примере включения дополнительных модулей:

- Модуль «Планирование закупок». Планируя закупки заранее, предприятие получает больше возможностей для извлечения различных выгод. Например, можно объединить сходную номенклатуру в один лот и добиться большей скидки. Или начать проработку заранее и расширить базу поставщиков.

- Модуль «Предварительный квалификационный отбор». В ряде случаев требуется провести закупку в два этапа. На первом определяются требования к поставщикам по конкретным группам продукции. На втором этапе, после выполнения необходимых проверок, формируется пул поставщиков и среди них проводятся закрытые закупки. Возврата к вопросу квалификации поставщиков уже не происходит.

- Модуль «Продажи» при наличии модуля «Электронная торговая площадка» позволяет решать любые задачи по продаже — от предложения рынку собственной продукции предприятия до реализации неликвидов или отходов собственного производства.

Описанные выше варианты автоматизации, по нашему мнению, являются отличным способом получить ровно тот набор функций, который действительно нужен бизнесу на определенном этапе развития процесса закупок. Таким образом предприятие наиболее эффективно использует бюджет на автоматизацию.

Для достижения максимального результата, следует разработать план развития процессов на 1–3 года, выбрать программный продукт и компанию для его внедрения, а также сформировать проектную команду с должным уровнем полномочий из собственных ключевых специалистов и внедренцев.