Как работать без Office365, Jira, Slack и Outlook? Альтернативные решения и сервисы для российских компаний

С российского рынка уже ушли многие ИТ-продукты: кто-то с концами, как Miro и Slack, где больше нельзя оплатить подписку, кто-то наполовину, а некоторые сервисы будут сворачивать свою деятельность в ближайшие месяцы. Самое сложное — предсказать, какие из них прекратят деятельность полностью и сломают отстроенный за несколько лет воркфлоу команды.

Чтобы не проснуться в один день у разбитого корыта, нужно искать и тестировать альтернативы.

Например, сейчас еще можно пользоваться Jira, но что случится, если и эти ребята попадут под санкционный комплаенс? Важно уже сейчас создавать бекапы и резервные копии по итогам рабочего дня. Если какой-то из сервисов уйдет внезапно, то бекап останется, и вы сможете восстановить все свои процессы.

Привет, меня зовут Владимир Малов, CEO Malov.Tech. Более 12 лет я работаю в ИТ-сфере: запускаю цифровые продукты, строю команды и настраиваю процессы внутри компаний. За это время я успел использовать в работе много инструментов, которые помогают повысить личную и командную эффективность. И, конечно, у меня появились свои сервисы-любимчики. Но сейчас приходится адаптироваться, так что я отбросил предубеждения и начал искать оптимальные альтернативы уходящим сервисам. И даже открыл для себя более удобные инструменты.

В первую очередь стоит посмотреть на то, как устроены рабочие процессы в вашей команде, какими инструментами вы пользуетесь и для каких целей. Замену стоит найти как минимум критически важным, а лучше — выбрать аналоги для всех сервисов.

Мне было важно следующее

• Иметь два инструмента для переписки — формат живого чата-потока, в котором не фиксируется серьезных договоренностей, но он заменяет рабочие обсуждения, обмен мемасиками; плюс почта для официальной переписки и закрепления договоренностей.
• Я привык, что любая активность оформлена в виде задачи. Значит, нужен хороший трекер задач.
• Календарь, чтобы поддерживать в актуальном состоянии график и возможность встретится или созвониться, чтобы обсудить рабочие вопросы.
• На личном компьютере не должно храниться никаких документов и лишних файлов — все в облаке, доступно везде и со смартфона в том числе, чтобы можно было делиться большими файлами.
• Должен быть инструмент для лонгридов (аналитика, бизнес-требования), минуток со встреч, где можно оформлять таблицы, сноски, вставлять блоки кода, заголовки, выделять важное.
• Поскольку мы разработчики, нам важно где-то хранить код и работать по Gitflow.
• Занимаемся интерфейсами — значит, нужен визуальный редактор.
• На удаленке невозможно обойтись без созвонов, так что сервис наподобие Zoom или Google Meet.

Раньше мы с командой были более чем довольны стеком для хранения задач и документации в виде Jira+Confluence. Прекрасно чувствовали себя с пакетом Office 365 с точки зрения почты, календаря и сетевого диска (OneDrive) — это было полноценное рабочее пространство. Код мы хранили в Gitlab, а мемами обменивались в Slack.

В марте появилось ощущение, что нас отключат от всего, и я выработал критерии выбора новых инструментов. Мы отдали предпочтение продуктам, которые не зависят от внешнего мира: их исходный код можно взять, сбилдить и развернуть в собственной среде. Не хотелось рассматривать зарубежные решения, которые из-за комплаенса фаундера, инвестора или других внешних сил в один момент могут прекратить работу с нами.

Atlassian — австралийский разработчик Jira и Trello еще 2 марта предупредил, что остановит продажу продуктов в России. На замену Jira я подобрал Redmine. Это открытое веб-приложение для управления проектами и задачами и фиксацией ошибок. Сервис написан на Ruby и распространяется по открытой лицензии.

В начале 2010-ых в моей жизни уже был Redmine. Забавно, но тогда он казался мне немного старомодным, а спустя 10 лет пришлось пересмотреть свои взгляды)

Плюсы

• очень шустро работает,
• имеет внутри все сущности полноценного трекера задач (задачи, тайм–трекинг, настраиваемые поля, воркфлоу, разграничение доступа),
• достаточно гибкий инструмент, может подстроиться под ваши задачи

Главный минус, который я вижу после нескольких месяцев использования: это зрелый и стабильный проект, который остановился в своем развитии, в отличие от Jira, которая проходит сейчас этап роста. Зрелость в данном случае означает отсутствие нововведений — все стабильное и предсказуемое. Здесь не чувствуешь изменений, а в Jira постоянно придумывают что-то новенькое. Ребята из Redmine будто уже сделали бриллиант (зачеркнуто) рубин и не спешат вперед.

В качестве воркспейса команда раньше использовала Outlook. Но Microsoft приостановил новые продажи ПО, с подписками ситуация подвешенная. Как альтернативу сразу решили попробовать Яндекс 360.

Плюсы: недорого.

Огромный минус: чем дальше пользуемся, тем больше ощущаем, насколько продукт сырой. Например,

1. Встречи, когда падают в почту, не проваливаются в календарь до того, как вы их подтвердили — есть риск не заметить письмо и пропустить важный созвон. Например, Outlook сразу подсвечивает все приглашения в календаре и прямо оттуда встречу можно принять/отклонить.
2. В Телемосте нет блюра фона через веб-интерфейс. Возможно, раньше на эти вещи я бы не обратил внимание, но есть понятие минимально удовлетворяющего продукта — пользователь быстро привыкает к хорошему: например, если Телеграм сделал реакции на сообщения, а WhatsApp еще нет, то клиент сразу ощутит неудобство.
3. Я.Документы даже не хочется комментировать. Можно закрыть глаза на вайб Word’97, но уведомления о принудительной перезагрузке странички от продуктов Яндекса — это не уровень 2к22, особенно для Яндекса.

Если меня читают ребята из Яндекса, буду очень рад поделиться развернутым фидбеком. У решения есть большой потенциал, но многое следует подтюнить. Мы в вас очень верим и ждем доработок ❤

А читателей прошу поделиться в комментариях, куда вы мигрировали почту/документы/календарь. У нашей команды тут явно незакрытый вопросик.

Ранее мы использовали Confluence для создания единой базы знаний в компании и хранения всех данных. Пришлось найти альтернативу и ему — мы выбрали Outline, который во многом похож на Notion. Чтобы не зависеть от решений фаундеров, его можно развернуть самостоятельно. Подробнее о том, как это сделать на собственном сервере, мы скоро расскажем и поделимся ссылкой — stay tuned.

Плюсы

• На мой взгляд, Confluence стал слишком перегруженным и медленным. Хотелось чего-то попроще, а в Outline Markdown (облегчённый язык разметки) развернется в любой читалке и редакторе.

Минусы

• Не хватает инструмента комментирования для обсуждения "на полях".
• Есть история документа, но уведомления о changelog-е весьма неинформативны.

Серьезных минусы для себя пока не нашел, кроме детских болячек, которые НОРМАЛЬНЫ для версии 0.6*.

Я всей душой люблю Slack — раньше намеренно изгонял из рабочих процессов Telegram, но еще 7 марта ребята написали, что прекратят работать с российскими клиентами. Теперь мы используем Rocket.Chat: его можно развернуть в облаке и сразу начать использовать. Rocket.Chat — аналог Slack, но с открытым исходным кодом. В нем есть личные сообщения, каналы, треды, реакции, форматирование и интеграция звонков.

Из плюсов: многие паттерны используются как в старом-добром Slack, местами даже удобнее.

Пока пользуюсь, и все нравится, так что минусов не обнаружил. Код всегда под рукой — удобно.

Инструменты для групповых созвонов пока не покинули российский рынок, но как мы помним — работать стоить на опережение. Для конференц-связи мы выбрали Jitsi — систему онлайн-звонков, которая написана на популярных современных языках и поддерживает множество протоколов. Решение полностью развернули у себя.

Звонок на 20 человек выдерживает сервер за 200 рублей. Считаю, это адекватное решение, которым к тому же можно полностью управлять.

И еще одно решение, которое пока, кажется, незаменимо — Figma, которую мы используем для создания дизайнов и передачи макетов в разработку. Команда сервиса твердо и четко выразила свою позицию.

Из альтернатив есть Photoshop и Sketch, но думаю, к такому откату мы еще не готовы) Так что продолжаем использовать этот инструмент. Стараемся все бекапировать в собственное облако, чтобы в один момент не потерять все макеты.

А вот у Miro, которые прекратили обслуживание российских клиентов, есть альтернативное решение — это Draw.io.

Плюсы: у сервиса открытый формат xml.

Минус: не такой удобный и юзерфрендли интерфейс как в Miro, но с задачами вполне справляется.

Пока готовили статью, наткнулись на отечественный сервис Sboard (http://vc.ru/479452). Мнения пока не сложили, но будем активно пробовать!

Сегодня мы пользуемся Яндекс.Диском. Возможно, со временем пойдем в сторону протокола S3 — это протокол передачи данных, разработанный компанией Amazon, которая предоставляет возможность хранения и получения любого объёма данных в любое время из любой точки сети. S3 подойдет для хранения больших файлов в рамках корп.использования.

Сложно подвести итоги этого материала: думаю, многие сейчас исследуют новые инструменты, меняют привычки, с чем-то примиряются, от чего-то сразу отказываются, а где-то стараются довести продукт до крутого решения вместе с отечественными разработчиками. Некоторые начали создавать свои продукты, и я надеюсь, что из этого выйдет что-то интересное.

В любом случае, будет надежнее собрать пул аналогов привычным сервисам, если еще не сделали этого. Предлагаю в комментариях делиться своими альтернативами и рекомендациями инструментов.