Автоматизация внутренних процессов в бизнесе, которую ты можешь сделать сам

Думаю, вы уже поняли, как сильно я люблю, чтобы все было по полочкам и по чек-листам. Хейтеры скажут – ОКР. На самом деле, я просто стараюсь системно и заблаговременно подходить к масштабированию бизнеса.

Набрать заказов, всех загрузить и делать бабки – не сложно. Гораздо важнее при быстром росте не снизить уровень качества. Для этого необходимо понимать, как все будет работать.

Сейчас я на стадии выстраивания С-level. Пока это, в каком-то роде, руководители отделов “имени себя”. Но при масштабировании они станут полноценными лидами и топ-менеджерами, поэтому должны продумать шаги наперед, как будут расти и управлять отделом. Это обсуждаем с каждым лично.

Таким же подходом руководствуюсь при выстраивании процессов. Я понимаю, что где-то многого требую от менеджеров, ведь нам сейчас это не сильно нужно – можно пообщаться вживую, спросить в чате. Но, допустим, прибавится еще один менеджер или +5 разработчиков, нагрузка сильно вырастет, это повлечет за собой сложности в управлении.

Короче говоря, я решил рассказать, как в итоге разрулил некоторые вопросы. Во многом они родились, когда мы сформировали отдел продаж, которого раньше никогда не было. Им, конечно же, понадобилась инфа: кто есть, какой уровень, в каких проектах, когда свободен. Поэтому мне надо было решить 2 задачи:

На первый взгляд – ничего сложного, просто список сотрудников. Но для разных целей нужны разные данные. В итоге их становится очень много: телефон, адрес, чем вообще занимается, дата рождения (вместе с ней напоминание поздравить), время окончания испытательного срока (+ напоминание лидам сделать ревью, а менеджеру – назначать one-to-one), рейты внешний и внутренний, договоренности при устройстве, уровень английского, стек технологий и так далее.

Нужно понимать, кто когда освободится, чтобы планировать занятость и избегать бенча. Судя по опросу, который я провел, можно действовать двумя способами: раздувать штат и нанимать, например, ресурсного менеджера, который будет вести все в Excel, или строить свою систему. Этим путем я и пошел.

Для организации системы я выбрал Airtable. Рекламировать его или пересказывать документацию не буду, просто поделюсь, как устроил процессы.

Вписывать всех сотрудников вручную – это бред. Поэтому с помощью Extension в Airtable по API я забираю всех сотрудников из Jira, далее дополняю данными, которые нужны каждому из департаментов в компании.

Поля, которые есть сейчас: контактные данные, день рождения, дата принятия на работу, дата окончания испытательного срока, оффер при устройстве, набор технологий и инструментов, которыми владеет, внутренней/внeшений рейт сотрудника, грейд, соцсети, руководитель, пол, опыт. Эти поля могут быть дополнены.

Отмечу, что полный доступ к таблице открыт только ограниченному количеству пользователей в компании. Для всех остальных мы делаем представление данных, которые они могут видеть. Также у нас есть представление данных в виде календаря, чтобы отслеживать все дни рождения.

Из дополнительных инструментов используем Airtable Automation – для отправки уведомлений в Slack. Так за день до дня рождения сотрудника мне приходит напоминалка, что завтра праздник. Или за неделю до окончания испытательного срока в чате #leads всплывает push об этом, чтобы мы успели провести ревью человека и подготовиться к one-to-one. Подобные автоматизации тоже можно расширять, исходя из запросов.

Раньше раз в неделю мы с менеджерами синхронизировались по загрузкам, и этого было достаточно. Но команд стало больше, появился отдел продаж, которому необходимо понимать, кого задействовать на новом проекте, или для кого требуется найти этот самый проект. А в будущем еще точно наймем HR, чтобы разруливать нехватку сотрудников.

Поэтому мы подтянули из другой таблицы в Airtable, где также собрано много информации, список всех текущих проектов. И совместили сотрудников и проекты на таймлайне (доступно только в платной версии).

В новой таблице каждый менеджер своей команды отвечает за загрузку сотрудников и актуальность информации: кто занят, на каком проекте, на какой срок. Мы также ввели градацию по цветам: красный – гарантированная загрузка, где менеджер подписался кровью, что человек занят и не будет случайных “ой, а мы все сделали раньше”, а зеленым – не гарантированная. Это сигналы для всех – строить ли на человека планы.

После этого я сделал представление по стеку и по командам, чтобы можно было смотреть в разных разрезах загрузку.

Важное представление – публичная загрузка – его создает sales-менеджер для клиентов. Например, формирует таймлайн, где показывает, когда освободится backend или вся команда для проекта, и делится с клиентом. Можно создавать представление с рейтами, градацией – чем хотите.

Здесь же планируем ввести в виде канбана раздел “запросы на ресурсы”. Подразумевается, что это будет типа бэклога, из которого видно, какие задачи можно взять, в случае бенча у разработчика. Или понимать, что скопилось слишком много задач, например, на mobile, поэтому нужно нанимать еще.

Следующий поинт, которым планирую дополнить таблицу, – информация про отпуск сотрудников.

В конечном итоге такая табличка позволит реализовывать различные запросы. Например, не ставить двух джунов в проект, на англоязычные проекты не назначать людей без нужных знаний. В общем, внедрять любые правила, которые есть у вас в компании.

Для меня Airtable стал хорошим инструментом, который позволил воплотить массу идей по управлению без кода. Но фантазий еще много, поэтому, как говорится, stay tuned, буду и дальше делиться опытом.