Зачем нужен обмен задачами между Битрикс24 и как правильно его включить?

При сотрудничестве с другими компаниями часто возникает потребность работать совместно по одной задаче: видеть, как идет работа и оперативно подключаться, если вас протегировали в ней. Процесс можно организовать по-разному: телефония, почта или мессенджеры. А можно включить автоматическую передачу задач из Битрикс24 одной компании в Битрикс24 компании-партнера. Как? Рассказываем.

Чаще всего данный сценарий востребован в службе техподдержки, когда ваш клиент должен поставить задачу (создать тикет) или каким-то удобным способом передать заявку на услугу. Но, в принципе, передача задач между порталами Битрикс24 нужна всем: заявки поставщикам или партнерам, филиальная сеть или аутсорсинг.

Когда у клиента возникает проблема или он хочет оставить заявку, то, чаще всего, сообщить об этом он может разными способами:

Все стандартные способы, конечно, не идеальны и имеют и плюсы и минусы.

1. Позвонить и под диктовку дать информацию сотруднику

1.1. Минусы:

— нужного сотрудника может не быть на месте либо он быть занят другой важной задачей и ему придется отвлечься;

— на слух воспринимать информацию довольно сложно, особенно техническую, можно потерять важные детали;

— на звонки уходит много времени: каждый раз приходится звонить и уточнять статус заявки и дополнительные данные.

1.2. Плюсы:

— некоторые клиенты любят пообщаться и им намного проще проговорить проблему голосом, чем изложить ее письменно.

2. Написать письмо по электронной почте

2.1. Минусы:

— если переписка затянулась и в ней много информации, теряется фокус на закрытие вопроса.

2.2. Плюсы:

— так как вопрос уже в письменном виде, не нужно делать разбор аудиозвонка, информация структурирована и ее проще зафиксировать.

3. Написать в мессенджерах

3.1. Минусы:

— если переписка ведется с личных аккаунтов и гаджетов сотрудников без подключения к открытым линиям, то возникает проблема информационной безопасности.

3.2. Плюсы:

— удобство клиента: можно быстро открыть вопрос или, если лень набирать текст с клавиатуры, просто добавить аудиозаметку.

4. Если клиент или компания-партнер тоже работает в Битрикс24, можно пригласить сотрудника на свой портал в качестве экстранет-пользователя и на своем портале совместно работать по задачам.

4.1. Минусы:

— приглашенный сотрудник не будет доступен в онлайн на вашем портале так же, как и ваши сотрудники. Поэтому все равно придется ему звонить или писать, чтобы "дернуть" по задаче;

— в Битрикс24 есть ограничения по количеству пользователей согласно тарификации:

4.2 Плюсы:

— сотрудник закреплен за задачами сразу в Битрикс24, вся необходимая информация будет на портале клиента с преднастроенными к ней правами доступа.

5. Есть еще вариант: задачи для поставщика или техподдержки клиент создает у себя в Битрикс24 и они автоматически улетают на нужный портал Битрикс24 компании-партнера.

5.1. Минусы:

– нужно заранее все подключить и настроить. Такой вариант подходит для компаний, с которыми у вас долгосрочные отношения (есть договор на техподдержку или оказание услуг), и не подходит для спонтанных заявок.

5.2. Плюсы:

— задачу легко поставить и привычно контролировать ход работ по ней;

— вся информация сохраняется в одном месте (в отличие от почты или мессенджера);

— в любой момент исполнитель и наблюдатель может подключить к задаче другого сотрудника (если сам ушел в отпуск или задача делегирована на кого-то другого);

— исполнителю и постановщику легко коммуницировать, так как им не нужно переключаться между порталами;

— не нужно подключать других пользователей, каждый работает в своем Битрикс24.

Для начала нужно создать на портале группу, задачи из которой будут автоматически отправляться в Битрикс24 компании-партнера или для техподдержки:

Назовем эту группу, например: "Группа технической поддержки", чтобы сотрудники ее легко могли найти и поставить задачи.

Чтобы задачи мог поставить любой пользователь портала, делаем группу открытой:

Обмен задачами будем настраивать с помощью Пинкит — платформы для быстрых интеграций.

Чтобы включить автоматический обмен задачами между Битрикс24 разных компаний, нужно установить и настроить Пинкит. Для этого выполним 4 простых шага.

1. Устанавливаем интеграцию

Необходимо установить приложение Пинкит из Битрикс24.Маркет (инструкция здесь: "Как установить Пинкит 2.0 в Битрикс24").

2. Авторизуемся в Пинкит

Авторизуемся (если нет регистрации, то регистрируемся) в личном кабинете Пинкит:

3. Добавляем доступы

В левом меню выбираем раздел "Доступы" и добавляем доступы к порталам Битрикс24, между которыми настраиваем обмен:

Далее идем в раздел "Интеграции" в левом меню и нажимаем на кнопку "Добавить интеграцию":

4. Настраиваем поля для выгрузки

4.1. Шаг 1 - Откуда

Откуда отправляем данные: выбираем Битрикс24.

Когда: выбираем "Задача - создана".

Подключение к приложению: выбираем клиентское приложение Битрикс24, к которому ранее добавили доступы.

4.2. Шаг 2 - Инструменты

Здесь добавляются инструменты, с помощью которых можно получить все данные о задаче. Данная настройка отдаёт всю информацию, например, по статусу задачи, срокам, датам и т.д.

Также, например, здесь можно добавить фильтрацию, которая отсеивает группы по ID, чтобы выгружались задачи только из нужной группы:

4.3. Шаг 3 – Куда

Куда отправляем данные: выбираем Битрикс24.

Какое действие совершаем: выбираем "Задача - создать".

Группа: выбираем группу задач.

Подключение к приложению: выбираем портал Битрикс24, в который будут приходить данные.

Ответственный: выбираем ответственного по задаче.

Нажимаем на кнопку "Продолжить":

4.4. Шаг 4 – Сопоставление данных

На этом этапе настраиваем поля, которые будут обязательно переданы на портал компании, с которой мы работаем. В нашем случае это "Название" и "Описание".

4.5. Шаг 5 – Запуск

Название интеграции: заполняем любое название.

Периодичность запросов данных: указываем необходимый промежуток времени.

Время первого запроса: можем поставить текущее.

Нажимаем на кнопку "Сохранить и запустить".

Так выглядит настроенная интеграция по обмену данными по задачам между разными порталами Битрикс24 в личном кабинете Пинкит:

Вот как полученная информация выглядит в журнале интеграции, где логируется вся информация о ходе обмена:

С помощью интеграции Пинкит вы сможете автоматически передавать задачи из одного портала Битрикс24 в другой — без созвонов, без ручного копирования и без потери важной информации. Не нужно больше пересылать сообщения из мессенджеров и искать важные данные в переписке — мы решили эту проблему. Насколько это круто — попробуйте и убедитесь сами :)