Как выбрать для себя внутренний СЭД? Мой личный ТОП
Автоматизация бизнес-процессов – это давно не передовая информационная технология, а составляющая нормального функционирования любой организации. Изобилие программных продуктов позволяет предпринимателям выбрать удобную систему электронного документооборота (СЭД). Основанием для выбора должна стать специфика бизнеса, объем хозяйственных операций, возможность быстрой переориентации при переходе на новый рыночный сегмент, а также личный опыт других пользователей, предостерегающий от повтора чужих ошибок.
Преимущества внутреннего СЭД
Документальный обмен в электронном формате прочно входит в жизнь субъектов предпринимательства. Одновременно внедрение программного обеспечения дает ряд преимуществ внутри организации, включая:
- ускорение движения потока документов без длительных почтовых пересылок и подключений курьерских служб;
- контроль каждого документа в любой момент времени на уровне создания, редактирования, исполнения и хранения;
- автоматическое упорядочивание благодаря присвоению уникального номера;
- архивацию, быстрый поиск и защиту от утери;
удаленный доступ, определение маршрутов с разграничением делегированных полномочий и «зоны» ответственности между сотрудниками;
- экономию на расходных материалах (бумаге, картриджах для заправки принтеров).
СЭД предназначены для обработки первичной документации, сдачи отчетности, а также информационного обмена внутри компании.
Критерии выбора продукта для компании
При выборе системы электронного документооборота нужно руководствоваться удобством обмена по горизонтали (между сотрудниками и равнозначными отделами) и по вертикали (для разграничения доступа и направления руководству). Перед подключением следует учесть значимые факторы относительно:
- Возможности самостоятельно вносить изменения в систему.
- Наличия удобного интерфейса.
- Наличия мобильной версии.
- Стоимости внедрения и использования.
Отдавая предпочтение конкретному инструменту, по моему мнению, следует учитывать степень «удовлетворения» занятой рыночной нишей. Так, предприятию, ищущему иной сегмент для бизнеса, нужно сосредоточиться на «быстроте» внесения дополнительных настроек разработчиками, а также степени их участия в адаптации персонала.
Личный ТОП систем внутреннего ЭДО
Перед выбором системы автоматизации бизнеса нужно расставить собственные приоритеты. На мой взгляд, субъекты малого предпринимательства могут опираться на личное удобство при использовании продукта, а для крупного бизнеса первостепенно важно отлаженное внутреннее взаимодействие.
Система электронного документооборота корректно работает на стационарных и мобильных устройствах, имеет гибкие настройки типовых маршрутов и карточек документов. Среди преимуществ:
бесплатное подключение с установкой первоначальных настроек;
- помощь при вводе персонала в систему автоматизации бизнеса;
построение организационной структуры, настройка прав доступа с распределением по отделам и должностям;
возможность доработки по требованию заказчика;
система позволяет вместе с СЭДом подключить интегрированные модули для контроля исполнения поручений, управления проектами и корпоративным порталом.
Благодаря простоте интерфейса без перегрузок и невысокой стоимости продукт универсален для любых пользователей. А цена с учетом послепродажного обслуживания выигрывает в денежном эквиваленте у аналогичных предложений на рынке.
Система оптимальна для крупного бизнеса с внушительным документооборотом, а также для государственных и муниципальных учреждений. Сервис предоставляет возможность:
- организации документооборота, создания маршрутов для документов и отслеживания на всех этапах выполнения поставленных задач;
- управления материальными резервами, закупками и электронными торгами;
бесшовного взаимодействия с пакетами офисных программ.
Платформа имеет мобильное приложение, но по функционалу система автоматизации бизнеса предназначена не для субъектов малого предпринимательства. В цену не входит сопровождение, требующее заключения ежегодного договора.
Сервис ориентирован на построение корпоративной системы электронного документооборота благодаря:
- гибким средствам организации учета каждого документа и контроля исполнения по иерархической лестнице;
быстрому режиму обработки документации;
встроенным средствам информационной безопасности;
возможности дополнительных настроек по требованию клиента.
Однако система непроста для освоения, поэтому подойдет смелым пользователям. Если основной персонал компании – лица пенсионного или предпенсионного возраста, относящиеся к осторожным пользователям, то перед покупкой следует заручиться помощью разработчиков в обучении персонала.
Система автоматизации бизнеса не имеет ограничений по отраслевой принадлежности и позволяет автоматизировать обширный круг бизнес-процессов любой компании. Удобство, прозрачность и эффективность достигаются за счет:
- автоматизации и онлайн-редактирования документации;
- постановки и контроля исполнения задач на всех уровнях;
- интеграции с учетной системой.
Платформа обеспечивает работу с любого устройства в любой точки мира, а также дает свободу развития бизнесу. Однако субъектам, задействованным в ВЭД, бюджетникам и крупным ассоциациям с официальными представительствами в разных регионах, целесообразно рассмотреть альтернативные варианты, ориентированные на специфику.
Другие популярные СЭД
В зависимости от вида экономической деятельности, стадии развития бизнеса и объема документооборота хозяйствующие единицы могут использовать программы:
- Директум – нацеленную на повышенную безопасность и конфиденциальность.
- МОТИВ – направленную на легкость отслеживания каждого документа.
СБИС – обладающую готовыми отраслевыми решениями.
БОСС-Референт – разрабатывающую двухступенчатые схемы документального потока.
- Documentum – ориентированную на организацию контента внутри компании.
Выводы
Перед приобретением системы электронного документооборота нужно выделить значимые критерии, так как универсального продукта не существует. Мое мнение – это, прежде всего, возможность быстрого внесения корректировок, поскольку ежедневные изменения на рынке требуют быстрого реагирования организаций.
Также целесообразно воспользоваться предлагаемыми демо-версиями, чтобы протестировать функционал, проверить корректность работы и убедиться в совместимости с другим программным обеспечением.
Приветствуем всё, что позволяет автоматизировать технологические и бизнес-процессы и, в конечном счете, разгрузить человека. Лучше заниматься творчеством, а не рутиной.