Вся воронка продаж и внутренний учёт на одной платформе: CRM и ERP-система для транспортной компании

В этой статье расскажу, как мы в HCL Express ведём наши проекты и внутренний учёт в одной общей системе — от первого обращения клиента до расчёта бонусов менеджерам по продажам и подготовки годовой отчётности.

Меня зовут Андрей Попов, я CEO транспортно-логистической компании HCL Express.

Мы в HCL Express занимаемся проектной логистикой — перевозкой негабаритных и тяжеловесных грузов. К нам обращаются с нестандартными проектами, когда надо перевезти что-то очень объёмное и тяжёлое.

Например, мы доставляли опоры для самого большого колеса обозрения в Европе — «Солнце Москвы» на ВДНХ. Опоры — это огромные трубы, которые не привезти на обычных фурах. Их везли сначала на автомобилях, потом морем и затем снова автомобилями до Москвы. В течение всего проекта наши транспортные средства осуществили около 80 рейсов.

Другой показательный проект компании — перевозка лопастей для ветрогенераторов из Польши в Эстонию. Длина каждой лопасти — 56 метров, примерно как ширина футбольного поля. Для осуществления проекта потребовалось не только предоставить подходящий транспорт, но и рассчитать возможные маршруты и обеспечить сопровождение колонны.

Каждый проект HCL Express — это сложный процесс, включающий несколько подпроектов. Для их ведения и внутреннего учёта в компании мы уже шесть лет используем low-code платформу Pyrus.

О Pyrus узнал случайно. Я участвовал в тренинге Радислава Гандапаса «Крест лидера», и тот рассказал, что пользуется Pyrus для ведения задач в своей команде. Это была самая полезная информация на этом тренинге.

Я в то время как раз искал инструмент для внутреннего учёта. Мы пытались использовать для этих целей специализированные бухгалтерские программы, но они не подходили под наши задачи. В бухгалтерии финансовые потоки полезны банкам и налоговым органам, а мне нужно было понимать движение ресурсов по разным категориям, для планирования бизнеса, внутренней отчетности, аналитики маркетинговых каналов и так далее.

До перехода на Pyrus, пользовались обычным Excel. У нас было несколько общих таблиц, куда каждый сотрудник заносил информацию по своим заказам. Но, с ростом количества проектов,сотрудников, каналов рекламы, поддерживать актуальность данных таким способом стало практически нереально.

Работа над каждый проектом начинается с обращения клиента. Они поступают к нам по платным и бесплатным каналам. На сайте компании есть чат и веб-форма для запроса коммерческого предложения, также клиенты обращаются по электронной почте и телефону, включая колл-трекинг.

Для ведения типовых процессов в Pyrus используют формы — задачи, созданные по заранее созданному шаблону и с настроенной маршрутизацией.

Все первичные обращения собираются в задачах по форме «Обращение».

Ответственный сотрудник обрабатывает обращение. Он выясняет детали заявки, заполняет информацию в задаче: название компании и контактное лицо, предполагаемый маршрут и параметры груза.

Если обращение целевое, менеджер приступает к подготовке коммерческого предложения — создаёт подзадачу по форме «КП».

Менеджер рассчитывает стоимость проекта и отправляет коммерческое предложение клиенту. Если клиент его принимает, то заявка переходит в сделку.

«Сделка» — это главная форма по каждому заказу. В ней ответственный менеджер контролирует ход проекта и собирает всю информация по нему: документы, инструкции и, главное, список доходов и расходов.

Задача состоит из пять этапов: «Заявка», «Перевозка», «Счёт выставлен», «Подтверждение» и «Оплата».

Я стою согласующим на первом этапе каждого проекта — «Заявка». Смотрю прибыль со сделки, при необходимости добавляю свои комментарии к расчёту или прошу уточнить какую-нибудь информацию о заказе.

Только после того, как я согласую сделку, она перейдёт на следующий этап — «Перевозка».

На этом этапе заключаются договоры с клиентом и подписываются заявки с контрагентами. Когда груз приходит к клиенту, ответственный менеджер согласует этот этап.

Как правило, мы работаем по постоплате с отсрочкой платежа. Поэтому счета клиентам выставляем после перевозки, на третьем этапе — «Счёт выставлен».

На четвёртом этапе «Подтверждение» ответственный за проект проверяет, что все расходы и доходы по сделке занесены в соответствующие реестры и подтверждены документами. Если всё сходится, сделка переходит на финальный этап.

На пятом этапе бухгалтер проверяет оплаты от клиента, согласует его, и задача закрывается. Бонусы менеджерам рассчитывают только по завершённым сделкам.

К форме «Сделка» привязываются все счета выставленные клиенту и полученные от контрагентов, также здесь же хранятся накладные и прочие подтверждающие документы.

Информацию о выставленном счёте: назначение, номер и сумму, менеджер добавляет в таблицу «Список выставленных счетов» в форме «Сделка».

Таким же образом ведётся учёт расходов по проекту. Каждый счёт или чек заносится в таблицу для входящих счетов.

Цифры из двух таблиц суммируются в блоке «Отчёт»: считается общая сумма исходящих и входящих счетов, и прибыль по проекту.

С помощью Pyrus мы следим за расходами на собственные транспортные средства. Для этого в реестре входящих счетов имеется поле с обязательным указанием категории расхода.

Бухгалтерия получает чеки и счета от водителей и прикладывает их к задаче. При заполнении задачи, указывают тип расхода: топливо, ремонт, резина и тому подобные, сумму расхода и номер транспортного средства.

Раньше все расходы просто валились в одну кучу и не видно было общей картины. Теперь они прозрачны и структурированы, что позволяет грамотно осуществлять планирование.

Проектная логистика включает в себя все виды перевозок: морские, железнодорожные, авиа и автомобильные. Для автомобильных у нас есть свои транспортные средства, а для остальных видов перевозок обращаемся к контрагентам.

В отдельной форме мы собираем свою собственную базу перевозчиков. Это полезно, если весь свой транспорт занят или вообще нет подходящей техники. В базе есть перевозчики из разных регионов Европы, России и стран СНГ.

Всего в реестре больше двухсот перевозчиков. Когда менеджеру нужно найти подходящий транспорт, он открывает реестр, фильтрует список по региону, категориям транспорта: специальный, стандартный, море и другие, и находит нужного контрагента.

Таким образом мы учитываем любое движение ресурсов — как денег, так и транспортных средств, включая документацию и маркетинговую аналитику. Кроме этого данные по каждому проекту используются для подготовки годовой отчётности и расчёта бонусов менеджерам по продажам. А внутренний поиск позволяет оперативно найти нужную информацию или документ.

В планах — подключить к формам ботов, чтобы полностью автоматизировать заполнение данных по счетам, а также настроить интеграцию с бухгалтерской программой.