Notion-шаблон CRM для рекламодателей: как вести учет рекламных размещений в вашем блоге

Если вы продаете рекламу в своем блоге или Телеграм-канале, этот инструмент — для вас. Сделал бесплатную CRM в Notion, которая позволяет с комфортом управлять рекламой на нескольких площадках сразу.

Привет! Меня зовут Паша Молянов, и у меня есть: 3 Телеграм-канала, блоги в Инсте и Тенчате, профессиональное сообщество во Вконтакте. И на всех этих площадках я продаю рекламу. В месяц выходит 30-40 рекламных постов, иногда даже больше.

Когда рекламы заказывали мало, проблем особо не возникало. Взял деньги, поставил пост в отложенные публикации, сделал напоминалку в календаре — и все. Но когда рекламодатели начали писать каждый день, стало неудобно:

• Непонятно, какие даты свободны, а какие заняты. Выпускать 2 рекламы в один день я не хочу, поэтому надо помнить, какие слоты уже выкуплены.
• Контакты рекламодателей вечно теряются, приходится искать в истории переписок «того чувака, который заплатил и обещал прислать пост во вторник».
• Рекламодатель забывает прислать пост, а я забываю ему напомнить — в итоге публикация не выходит в назначенный день, приходится что-то переносить, решать конфликты и так далее.

Чтобы решить все эти проблемы, я сделал удобную CRM в Notion — «Календарь рекламы». Инструмент получился удобный, я пользуюсь им уже почти год и хочу поделиться с вами.

Конечно, все бесплатно, это же Notion.

Основной режим «Календаря рекламы» — это, очевидно, календарь. В нем наглядно видно, на какие даты уже запланирована реклама, а какие еще свободны.

На карточках в календаре я вывожу рекламную площадку (в каком из каналов и блогов купили размещение) и статус. Статусы такие:

• Обсуждаем — человек проявил интерес, я ему скинул условия и жду ответа
• Бронь — выбрали дату публикации, но еще не оплатили размещение
• Оплачено — деньги на базе, теперь жду рекламный пост
• Пост в плане — согласовали рекламный пост, я поставил его в план
• Опубликовано — реклама вышла, обязательства выполнены

Как видите, большую часть рекламы покупают в Телеграме — там все стабильно забито на 2 недели вперед. На других площадках покупают пару размещений в месяц.

Чтобы создать новую запись, я просто навожу курсор на нужную дату и нажимаю на плюсик:

Записи можно двигать — например, если рекламодатель перенес дату размещения. Плюс можно выставить фильтры, чтобы посмотреть загруженность разных площадок. Например, я хочу глянуть запланированные публикации только в Телеграм-канале «За бугром»

Я стараюсь публиковать рекламу через день — чтобы интеграции не шли подряд сплошным потоком. В календаре сразу видно, что 12 января уже занято. Значит, ближайшая свободная дата — 14 января.

Внутри каждой карточки есть несколько полей:

• Название — обычно я не заморачиваюсь и пишу в название контакт рекламодателя
• Дата — когда должна выйти публикация
• Площадка — выбор из заранее заготовленных вариантов
• Контакт — контакт рекламодателя
• Статус — про него рассказывал раньше
• Цена — сколько стоит реклама

Плюс есть стандартные для Notion основной блок информации и комментарии. В основной блок я добавляю пожелания рекламодателя и дополнительные условия, о которых мы договорились. Например, в какое время надо опубликовать пост. Иногда прикрепляю подписанный договор или выставленный счет, чтобы не потерялись.

А еще ставлю напоминалки — напомнить об оплате, запросить рекламный пост и так далее.

Если в календаре удобно планировать выход публикаций, то таблицу удобно использовать для ретроспективы и подсчета денег.

Выставляю в фильтрах конкретный период, например, 1–31 января — и смотрю, сколько у меня выходило рекламных постов, сколько я с них заработал.

Можно смотреть сводный отчет по всем площадкам или с помощью фильтров посмотреть данные по каждой отдельно.

Вот и вся CRM. Есть календарь для планирования рекламы, есть контакты рекламодателей, статусы и напоминалки. Есть сводная таблица с отчетом по количеству проданных интеграций и прибыли.

Кстати, вы можете предоставить доступ другим людям к своему «Календарю рекламы» — и они смогут с ним работать. Даже на бесплатном тарифе.

Например, я открыл доступ помощнице, которая иногда общается с рекламодателями — она тоже может посмотреть свободные даты, договориться о размещении и запланировать его в календаре.

Если вам понравилась статья, заходите в гости в мой Телеграм-канал. Рассказываю про контент-маркетинг, делюсь опытом управления диджитал-агентством, отвечаю на вопросы подписчиков. И продаю рекламу =)

А еще почитайте мою статью «Как рекламировать свой Telegram-канал в чужих каналах» — в ней показал, в каких каналах покупал рекламу, как она сработала, расписал руководство по выбору каналов для посевов.