Reporter — отчеты исполнителей и подсчет эффективности по проектам

В этом посте вы узнаете, как переехать из Trello в Kaiten и создать свою систему подсчета эффективности проектов и исполнителей.

Всем привет, я — Александр Комбаров, руководитель отдела разработки веб-студии Pyrobyte. В 2021-2022 мы исследовали и внедряли таск и тайм трекер, набили несколько шишек и после этого разработали свою систему подсчета эффективности исполнителей и проектов — Reporter.

Reporter — отчеты исполнителей и подсчет эффективности по проектам

С чего все началось

С основания студии Pyrobyte в 2017 и до марта 2022 года работали в Trello — простом и удобном таск-трекере. В Trello можно сколько угодно создавать пространств, досок и задач, добавлять артефакты к задачам, чек-листы, отслеживать прогресс задачи. Но не было и нет учета времени по задачам. Соответственно, менеджеру приходилось вручную подсчитывать затраченные ресурсы по каждому проекту, что отнимало достаточно много ресурсов, не всегда было точным, а в моменте посмотреть отчет и эффективность проектов не представлялось возможным. С ростом количества проектов осознали, что это нужно автоматизировать :)

Небольшая сводная таблица
Небольшая сводная таблица

Собрали основные требования, что бы мы хотели от трекера:

  • Канбан доска;
  • В задачу можно добавлять материалы и чек-листы;
  • Исполнитель может автоматически и вручную логировать время;
  • Автоматический подсчет планируемых и затраченных часов за отчетный период;
  • Эффективность выполненных задач;
  • Список выполненных задач;
  • Отчеты исполнителей за день;
  • Разделение прав доступа для менеджеров и исполнителей.

Начали складывать сервисы, которые могли бы нам подойти, в Google таблицу. В разное время попробовали YouTrack, Toggl и GanttPRO.

YouTrack — мега-крут. И для нас оказался слишком перегружен. Из удобного: логирование времени из IDE, то есть разработчику даже не надо переключаться между сервисами, достаточно сносные диаграммы ганта. Отчеты не удовлетворяли наш запрос, поэтому после двух спринтов разработки решили отказаться от этого сервиса. Возможно, когда-то к нему вернемся :)

Toggl — достаточно простой сервис для учета времени. Нажал на кнопочку и погнали. Также можно логировать уже затраченное время. Не было адекватной доски задач. Отказались. Но позже к нему вернулись и использовали связку Trello + Togll, пока не наступил исход иностранных сервисов.

GanttPRO — крутой сервис для планирования ресурсов. На момент использования не было доски задач с учетом времени, поэтому отказались. Сейчас у них все сделано достаточно удобно.

Переезд из Trello в Kaiten

В марте 2022 в Trello пропала возможность добавлять новых пользователей, также стало невозможным платить за иностранные сервисы с российских банковских карт. Из-за всех танцев с бубном стоимость увеличилась примерно в два раза. В какой-то момент показалось, что нам могут совсем отрубить доступ, поэтому решили искать отечественный трекер.

Отечественный трекер :)
Отечественный трекер :)

Выбор пал на Kaiten по ряду причин:

  • Перенос задач из Trello в несколько кликов;
  • Учет времени по задаче, проекту, исполнителю;
  • Простая и понятная Kanban доска схожая с Trello по функционалу;
  • Есть свой API;
  • Есть возможность оплаты со счета юридического лица :)

Когда переезжали в Kaiten, то я тогда осознал, почему мы не могли подобрать себе сервис: сформировали слишком большой список требований. Не повторяйте наших ошибок.

Так выглядит доска в Kaiten 
Так выглядит доска в Kaiten 

Да, по дизайну Kaiten сильно уступает своим зарубежным конкурентам, но все входные данные, которые необходимы под наши хотелки — собирает.

В самом сервисе уже есть дашборд и учет времени, что позволяет посчитать эффективность в какой-нибудь табличке, но мы хотели это автоматизировать и нас было не остановить :)

Reporter — что ты такое

Еще год назад исполнители отправляли ежедневные отчеты менеджеру в мессенджер. Сейчас даже как-то звучит дико, но так мы были уверены, что время точно не потеряется, плюс это дисциплинировало коллег.

Выглядело это так
Выглядело это так

Kaiten немного автоматизировал это, нужно было только зайти в дашборд и скопировать задачи.

Я готовил описание задач под наш небольшой сервис, который позволял бы смотреть отчеты за каждый день на одной странице, отслеживать эффективность по проектам и исполнителям. Это бы позволило не отправлять ежедневные отчеты.

Но у нас появился промежуточный этап. Один из разработчиков интегрировался с Kaiten и сделал страницу с отчетами по каждому дню. Назвал его лаконично — Reporter. Мне понравилось :)

Самая первая версия Reporter
Самая первая версия Reporter

Решили сначала использовать «программистский дизайн» и сформировать необходимые нам отчеты как можно быстрее, а затем уже освежить и дизайн, и фронт.

Добавили новых страниц
Добавили новых страниц

Создали четыре типа отчетов:

  1. Отчеты исполнителей — здесь сотрудник может сформировать отчет за день и посмотреть выполненные задачи. Доступна и исполнителям, и менеджерам.
  2. Учет времени — на этой странице менеджер может отследить по исполнителям его эффективность, то есть отношение запланированного и затраченного времени. Можно посмотреть по всем проектам, можно за конкретный проект. Также доступен выбор периода времени, тогда подгружаются отчеты за эти дни.
  3. Статистика сотрудников — на этой странице можно сформировать на конкретную дату отчеты всех сотрудников. Отследить, что все залогировали время. Посмотреть подробную информацию о каждом.
  4. Статистика проекта — здесь менеджер может выбрать Проект (Пространство) и Спринт (Дорожку) и посмотреть: сколько часов запланировано, сколько часов всего затрачено, сколько часов затрачено без плана и, соответственно, эффективность по проекту. Также можно посмотреть эффективность за определенный период.

Так, ну пора показывать :)

Так формируются отчеты исполнителей
Учет времени исполнителя. И ниже еще некоторые прикольные штуки :)
Учет времени исполнителя. И ниже еще некоторые прикольные штуки :)
Статистика сотрудников с возможностью посмотреть детальный отчет каждого
Статистика сотрудников с возможностью посмотреть детальный отчет каждого
Статистика проекта. Эффективность пока не радует 
Статистика проекта. Эффективность пока не радует 
Для любимого арт-директора сделали тёмную тему :)
Для любимого арт-директора сделали тёмную тему :)
Авторизация через почту. По почте определяем, с какой ролью зашел пользователь 
Авторизация через почту. По почте определяем, с какой ролью зашел пользователь 

Еще в рамках pet-project сделали мобильное приложение. Но пока не публиковали его.

Итоги, выводы и дальнейшие планы

Reporter в несколько кликов позволяет отслеживать эффективность по сотрудникам и проектам. Раньше уходило несколько часов, чтобы подбить всю информацию, поэтому считаю переезд в Kaiten и реализацию сервиса одним из основных успехов рабочего 2022 года.

В ближайшие планы считать с его помощью рентабельность. Долгосрочные планы по Reporter — сделать из него полноценный корпоративный портал. Сейчас информация о сотрудниках в одном месте, отпуска — в календаре, бонусная программа (это когда мы даем плюшки за внестудийную активность) — в отдельной таблице. Архаизм.

Главный вывод — не гонитесь за двумя зайцами сразу :) Выберите, что для вас важнее, а затем подбирайте сервис. Лучше с API, чтобы вы могли через какое-то время расширить его под себя.

А какой таск/тайм трекер используете вы? Считаете ли эффективность и рентабельность? Поделитесь в комментариях к статье, либо в моем ТГ-канале, который я обещаю интересно вести :)

Удачи и спасибо за внимание :)

Если у вас есть задача разработать сайт или мобильное приложение, то напишите в Телеграм, мы это обсудим: https://t.me/sashadzen

Заказать разработку сайта, веб-сервиса или мобильного приложения на нашем сайте: https://vk.cc/cuglQZ

Диджитал Shorts на YouTube: youtube.com/@sasha_dzen/shorts

Партнерская программа, где мы платим от 10 000 до 200 000 рублей за контакты тех, кому нужен дизайн или разработка: https://vk.cc/cuglXT

Телеграм-канал Саши Комбарова про управление агентством, проектами, людьми: https://t.me/sasha_kombarov

Телеграм-бот, который бесплатно выдает чек-листы, памятки и регламенты по управлению, маркетингу, аналитике, дизайну и разработке: https://t.me/regulations_pyro_bot

22
6 комментариев

Александр, рады, что выбрали нас!
Спасибо, что поделились. ;)

3
Ответить

Спасибо, что репостнули :)

2
Ответить

Очень интересная статья!
За все время работы, не только в IT, я перепробовала много таск трекеров, битрикс24, трелло, яндекстрекер (вроде так называется, да да, импортозамещение😁), естественно джира, асана, сейчас сидим в кликап.
Везде свои + и -. Самым удобным для меня был Яндекстрекер (но там очень ограниченный функционал для менеджера), асана и кликап. Но все эти сервисы зарубежные, для российских компаний, конечно, есть риски остаться с «голой жопой»
В вашей статье мне очень понравилась возможность смотреть статистику сотрудников, учет времени и статистику проекта. Но надо конечно залезть и ручками потыкаться, но сами по себе функции интересные!)
Вообще, во всех таск трекерах действительно не хватает функции «забиваешь таск по декомпозиции, времени и он выдает планы на сотрудников по датам и часам исходя из того, что рабочая неделя 5/2 по 8 часов, а также возможность менять рабочие часы или связывать задачи и видеть дорожную карту наперед». Сейчас мы пользуемся для этого MSProject, но хотелось бы все в одном месте, потому что потом приходится переносить в тасктрекер, дублировать информацию для всех

2
Ответить

Спасибо за развернутый комментарий :)

Да, зачастую только методом проб и ошибок можно подобрать необходимый сервис. Думаю, эта статья поможет тем, кто находится в поиске ;)

3
Ответить

А раскройте шире в комментариях, пожалуйста, как вы понимаете у себя слово "эффективность", и зачем его используете в ваших процессах.

У меня тоже агентство, и есть схожие инструменты, но я, кажется, совсем иначе трактую этот термин.

И чтобы два раза не вставать: а рентабельность как именно планируете считать? Ставки внутренние, с учётом накладных всех расходов, по сотрудникам уже считаете, или ещё нет?

2
Ответить

Добрый день.

Спасибо за интересный комментарий.

1. Сейчас считаем эффективность как: время запланированное на спринт / время затраченное на спринт.
Это необходимо для того, чтобы понимать, что из запланированного времени мы не выходим, что задачи готовы в срок, не было каких-то аномалий на спринте.
Позволяет быстро получить срез по проектам и понять, есть ли где-то сейчас проблема о которой не говорят.

2. Про рентабельность. Сейчас не считаем. Хотим считать так:
Количество проданного времени по проекту / Количество затраченного времени всеми исполнителями.

Хотим еще считать маржинальность, но без ввода ее в этот сервис. Во всяком случае, в этом году.

Надеюсь, мне удалось ответить на вопросы :)

Ответить