Заказчик: Компания в сфере грузоперевозок в том числе с поддержанием температурного режима.
Цель: Сократить время приёмки груза и минимизировать ошибки.
Задачи:
- Провести анализ внутренних процессов
- Начать вести время приёмки груза.
- Создать систему по равномерному распределению нагрузки работников.
- Создать чат-бота для автоматизации приёмки грузов.
- Разгрузить отдел документооборота с помощью автоматической выгрузки в 1С.
- Сделать процесс приёмки груза более открытым для грузоотправителя.
Собственник компании, занимающейся грузоперевозками по всей России, обратился к нам, чтобы автоматизировать процесс приёмки и распределить нагрузку равномерно между бригадами.
Если коротко:
У руководства не было возможности анализировать внутренние процессы, планировать загрузку по ТС, контролировать длительность рабочего дня сотрудников, равномерность нагрузки, автоматически создавать документы в учетной системе и другое.
С помощью бота мы автоматизировали процесс приёмки груза, упорядочили систему отчётов для заказчика и создали механизм учёта рабочего времени сотрудников, автоматизировали внутренний документооборот. И всё это в одном боте. Сам бизнес стал прогнозируемым, а внутренние процессы стали прозрачны и начали поддаваться анализу.
А теперь подробнее:
Принцип работы таков. В компании клиента на складе работают 6 квартетов* (бригад) специалистов. Такие группы состоят из трёх грузчиков и одного кладовщика. Поставщик товара присылает заявку и отправляет на склад машину. Команда по факту доставки на терминал проверяет вес, целостность груза, а также температурный режим, если перевозят продукты. Дирижёр* — начальник склада. Он по параметрам грузов (вид груза, требования к перевозке и другие) распределяет между бригадами приемщиков грузов приезжающие на территорию предприятия машины.
*эти термины пришли нашей команде по автоматизации сразу, как только начали работать с компанией. Нам стало ясно, начальник склада — “сверхчеловек”, который словно дирижёр управляет огромным объёмом данных.
Собственник бизнеса попытался проанализировать внутренние процессы компании, но столкнулся с серьёзной проблемой: процесс приёмки и распределения, в большей степени, происходит интуитивно и не зафиксирован в каком-либо виде.
Два больших направления работы:
- Собственник бизнеса захотел провести полный анализ процессов;
- Автоматизировать процессы.
Проблема: За командой не был установлен дневной норматив по количеству сделанных заявок на каждую рабочую группу. Также не было контроля начала и окончания рабочего дня. Не было понимания сколько времени в среднем занимает приёмка. Из этих двух пунктов следует невозможность просчитать эффективность каждой бригады, а также планирование работы сотрудников.
Необходимо: Автоматизировать отчётность накладных в 1С, создать трекинг времени, чтобы повысить дисциплину, достичь равномерной нагрузки на команды, планировать работу и сократить время на приёмку грузов.
Важно: Систематизировать “муравейник”, чтобы внутренние процессы начали поддаваться анализу и прогнозированию, избавиться от ненужных действий для повышения эффективности, а также организовать возможность проработки плана развития.
Как раньше происходил процесс:
- Начальник склада вручную распределял заявки.
- Кладовщик находил нужную машину в очереди и начинал проводить приёмку
- Грузчики проверяли условия перевозки и целостность коробок. Если что-то не так - передают менеджеру.
- Измеряют габаритные размеры груза и фиксируют данные.
- Водителя отправляют в офис
- Менеджер переносит данные в 1С и фиксирует время начала и окончания приёмки
- Печатает документы, ставит печать и отдаёт водителю;
- Грузоперевозчик уезжает.
Что нужно было исправить: начальник склада не распределяет нагрузку равномерно, а выхватывает свободную в данный момент бригаду. В среднем за день на складе обрабатывают большее 100 заявок. Кладовщик вручную заполняет бумаги, а менеджеру необходимо тратить время и переносить данные в 1С. Время приёмки увеличивается.
Объём работы заслуживает внимания: компания занимается грузоперевозками по России, а еженедельный объём авто и Ж/Д перевозок составляет более 400 тонн.
Мы нашли решение: вместе с командой разработчиков создали telegram-бота Семёныча, который призван помочь бизнесу работать системно и эффективно.
Расскажем о нём подробнее.
Сценарий работы бота адаптирован под конкретные потребности бизнеса.
Накануне начальник склада распределяет между бригадами машины, которые приедут в течение рабочего дня. В 1С предусмотрели:
- механизм распределения грузов по определенному типу между кладовщиками,
- закрепление бригады за одним клиентом,
- проработали возможность корректировок: если окажется, что у одной из бригад завал, то вторая может взять часть задач на себя.
Это закрывает проблему по равномерной нагрузке среди работников:
- Теперь они знают количество машин, необходимое разгрузить в день.
- Начальнику нет необходимости выискивать свободные квартеты по территории.
Для полноценной работы кладовщикам выдали планшеты с установленным Тelegram. В начале дня работник идентифицирует себя в боте, а ему вылетает список заявок, распределенных на него сегодня. С этого момента начинается отсчёт рабочего времени.
После приезда машины на склад, кладовщик из списка на день выбирает нужную по номеру заявки и названию фирмы контрагента. В чате ему становится видна краткая информация о грузе.
Перед началом приёмки груза:
- Первым делом фотографируют на планшет содержимое машины,
- Проверяют выполнены ли условия перевозки,
- Делают фото с термометром
- Отправляют в чат.
Семёныч также фиксирует:
- фактический вес,
- объём,
- количество мест,
- данные водителя,
- номер машины.
Если в процессе произошла внештатная ситуация, то кладовщик может внести комментарий для менеджера.
Если всё прошло по плану, кладовщик фотографирует загруженный в машину товар и завершает приёмку. Время также фиксируется.
В то время, пока водитель идёт в офис, менеджер открывает 1С, куда уже загрузилась предзаполненная накладная на товар. Оператору остаётся только поставить галочки в необходимых местах и проверить опечатки.
Водителя она встречает уже с полностью готовыми документами.
Стоит отметить, что систему ручного заполнения документов в 1С оставили. При сбоях работа не встанет колом — сотрудники будут работать в прежнем режиме.
Конечно, случается и “негативный сценарий” при приёмке, но это лишь несколько процентов от объёма заявок. Этот процесс находится в стадии разработки. Приоритетом работы в текущий период сделали скорость приёмки грузов.
Семёныч оказался также полезен в адаптации новых сотрудников. Бот ведёт человека строго по шагам, избегая путаницы и человеческого фактора.
При разработке стратегии автоматизации бизнес-процессов мы с собственником обсуждали мобильное приложение. Общим мнением решили, что обойдемся без него. Во-первых, мобильное приложение дороже в разработке и занимает больше времени на реализацию, во-вторых, в бота проще и быстрее вносить изменения и правки. Судя по обратной связи, Семёныч справляется со своей задачей и нашел общий язык с коллегами.
Технологии:
- Фреймворк Laravel
- Библиотека Telegram Bot API - PHP SDK
- Web-сервис 1С:Предприятие
Результаты:
- 100 часов на разработку;
- Двусторонняя интеграция с 1С;
- Равномерное распределение заявок между кладовщиками;
- Увеличение скорости приёмки заказов;
- Система оповещения клиентов (получателей грузов) о статусах обработки заявок;
- Возможность анализировать и прогнозировать развитие бизнеса.
Бизнес-аналитик ITGRADE ltd
Дмитрий Жабыко