Индивидуальная ERP вместо Excel для бизнеса по взысканию долгов
Рассказываем о создании сервиса, который исключил регуляторные риски и повысил продуктивность работы департамента на 20%.
9 лет мы работаем с крупной российской МФК «Лайм-Займ», которая с нашей помощью расширялась и выходила на зарубежный рынок. Вместе мы создали сервисы для работы с клиентами, а после разработали систему для департамента судебного взыскания. Сейчас она помогает вести одновременно несколько тысяч дел и предостерегает компанию от регуляторных рисков.
Взыскание долгов: сложности и риски
Должников у микрофинансовой компании более 200 тысяч по всей стране. Если долг не погашен вовремя, дело передается в суд для взыскания задолженности. Для этого нужно правильно собрать пакет документов по каждому должнику, чтобы подать судебный иск, а потом каждый раз «подшивать» к делу новые бумажки, пока долг не будет погашен.
Путь от подачи иска до погашения долга – это 50 стадий, среди которых определение подсудности, распределение, обжалование, валидации, возвраты, списания, исполнительные производства и другие.
По ходу продвижения любого дела ответственные за него сотрудники внутри департамента сменяют друг друга. Сменяются и внешние инстанции, взаимодействующие с делами на этом пути: суды, банки, пенсионный фонд, служба судебных приставов, почтовая служба, БКИ. Все эти «точки соприкосновения» нужно отслеживать.
Если дела будут регулярно теряться, а задолженности не «доживут» до погашения и подачи отчетности, контролирующие органы обязательно обратят на это внимание и могут отозвать у компании лицензию.
Задачи продукта
Болью заказчика была огромная Еxcel-таблица на 100 тысяч строк, в которой нужно было контролировать процесс работы с документами. Она хранилась на корпоративном диске. Все данные и статусы вводились и обновлялись вручную, но редактировать таблицу нескольким специалистам одновременно было нельзя. При таких условиях держать в фокусе весь объем дел, находящихся в работе – уже сверхзадача.
Нужно было избавиться от этого неповоротливого и негибкого инструмента, переведя работу в систему, которая автоматизировала бы сбор документов и продвижение их по стадиям обработки, исключая возможность потери. Исходя из этого, мы определили задачи.
- Создать единое хранилище для всех имеющихся дел
- Реализовать сортировку и быстрый поиск по базе дел с возможностью создания выборки
- Уменьшить количество ручных операций специалистов департамента судебного взыскания и помочь им быстрее ориентироваться в потоке документов
- Автоматизировать переход дел по стадиям
- Автоматизировать отправку отчетов в БКИ
- Автоматизировать отслеживание доставки документов из одной инстанции в другую
- Реализовать генерацию документов: выписок из договоров цессии, заявлений на выдачу судебных постановлений
Объединение экспертизы
Продукт создавался в партнерстве с командой заказчика. Мы совместно принимали решения по функциональности будущего продукта и регулярно синхронизировались с заказчиком на демо.
Для погружения в бизнес-процессы, с которыми предстояло работать, мы взаимодействовали с аналитиками «Лайм-Займ». Они провели глубокий анализ работы департамента судебного взыскания и отразили процессы на схемах.
С нашей стороны – комплексная разработка системы. Опираясь на результаты проведенного анализа, мы спроектировали архитектуру «Цессионария», определили технологии для реализации и границы первой версии продукта. Воркфлоу системы выстроили на основе статусов судопроизводства – стадий, о которых было сказано выше. Интерфейс нового инструмента был разработан так, чтобы многочисленные формы и таблицы стали легкими в восприятии.
Получилась система «Цессионарий», которая автоматизировала работу департамента судебного взыскания МФК «Лайм-Займ». Теперь ручного труда во всем цикле работ от подачи заявления на взыскание до погашения долга всего 10-15%. Система сама генерирует ряд документов и готовит их к отправке в суды. Регулярную отчетность в БКИ «Цессионарий» отправляет автоматически, а продвижение документов по стадиям происходит по нажатию кнопки. Ну и, конечно, никаких монструозных таблиц.
Подготовка и отправка дел в суды
Теперь о процессах подробнее. «Цессионарий» делает выборку по делам на одной стадии и «склеивает» весь пакет документов по ним в один файл, а еще автоматически генерирует документы, необходимые для отправки в суд. Менеджеру системы для этого достаточно нажать на кнопку.
За раз система готовит к печати пакеты документов сразу по нескольким делам. Раньше пакеты документов по каждому делу приходилось собирать и печатать отдельно.
После печати сотрудники рассортировывают документы по конвертам и рассылают их по судам почтой, после чего заносят трек-номера отправлений в «Цессионарий».
Интеграция с Почтой России
«Цессионарий» самостоятельно отслеживает доставку писем до нужных инстанций. Внутри системы есть обработчик, который взаимодействует с API Почты России. Раз в сутки он создает запрос по имеющимся трек-номерам, и, если письма доставлены, фиксирует это в системе, тем самым автоматически переводя доставленные документы на новую стадию обработки.
Взаимодействие с судами
Суд может может удовлетворить иск или отклонить его. В обоих случаях приходит ответный документ: судебный приказ о взыскании задолженности или отказ. «Цессионарий» предоставляет возможность считывания содержимого таких судебных документов с помощью парсинга через Яндекс.Vision. Данные из документов сотрудники заносят в систему, после чего дело переходит на новую стадию.
Бывают случаи, когда суд возвращает документы и просит перенаправить их в другую инстанцию. Для таких документов в «Цессионарии» также существует отдельная стадия.
Как взыскиваются долги
Для передачи дела в суд нужно оплатить госпошлину. Ее размер в случае удовлетворения иска определяется судом и прибавляется к основной сумме долга. «Цессионарий» фиксирует данные о сумме долга, включая основной долг, пени и добавляющиеся в ходе истребования пошлины. В системе видно, сколько всего денег должнику нужно оплатить.
После удовлетворения иска судом специалисты департамента судебного взыскания отправляют требования в банки, пенсионный фонд или судебным приставам, и так, пока должник самостоятельно или через приставов не внесет нужную сумму. Все отправления сотрудники заносят в “Цессионарий”, тем самым продвигая дело по стадиям.
Интеграция с БКИ для отчетности
Когда статус кредита изменился, что-то происходит с кредитом (покупка долга, добавление платежа, получение судебного приказа, признание мошенником/жертвой мошенника и другие изменения), «Цессионарий» передает отчет об этом событии в БКИ. Система сама генерирует отчет в нужном формате для электронной передачи в бюро по API. Подобным же образом «Цессионарий» отчитывается о делах, статус которых в течение длительного периода не меняется – это еще одно регуляторное требование.
«Цессионарий» передает данные в БКИ на следующий день после изменения статуса каждого дела (или, если в течение 30 дней с делом ничего не происходит). Раньше, когда специалисты департамента судебного взыскания работали с делами в огромной таблице, отчетные данные могли потеряться и не дойти до БКИ. Это грозило бы компании потерей лицензии – ее могут отозвать, если информация по кредитам перестанет поступать в БКИ в нужные сроки. Теперь такие риски исключены.
«Цессионарий»: резюме по функциональности
- Генерирует ряд документов: выписки из договоров цессии, заявления на выдачу судебных постановлений.
- Позволяет вручную прикрепить к делу корреспонденцию: сотрудник подгружает в дело сканы писем и документов, которые есть исключительно на бумаге.
- Позволяет парсить данные из отсканированных документов и заносит их в базу.
- Отслеживает доставку документов по почте в суды и другие инстанции.
- Назначает нового ответственного сотрудника при переходе с этапа на этап.
- Сортирует и ищет дела в общей базе по нескольким параметрам: внутреннему ID, номеру договора, кредитору, статусу иска и другим.
- За раз готовит к печати пакеты документов сразу по нескольким делам.
- Контролирует размеры задолженностей и их погашение, а также переплаты по долгам.
- Уведомляет Бюро кредитных историй о заключении договора цессии, поступлении платежей, полном погашении долга или его списании.
Технологии
Для разработки «Цессионария» мы использовали следующий стек:
- .Net Core
- MSSQL Server
- EF Core
- Docker
- VueJS
- gRPC
- Hangfire
Результаты
До запуска «Цессионария» в рамках первичной подачи отдел готовил 8-10 тысяч заявлений в месяц, а после запуска — на 20% больше.
«Цессионарий» автоматизировал часть бизнес-процессов отдела судебного взыскания. Поэтому значительно увеличилась скорость работы сотрудников.
С помощью «Цессионария» мы добились максимальной актуализации данных к моменту отправки (например, в сумме долга клиента) и исключили часть рудиментарных ручных действий со стороны специалистов. Разработка данного ПО позволила увеличить эффективность судебного взыскания в несколько раз за счет автоматизации рутинных действий и исключения ошибок, связанных с человеческим фактором»
И еще несколько слов от Екатерины о работе нашей команды: «Хочу отдельно отметить работу команды fuse8 — ребята занимают проактивную позицию в проекте, озвучивают предложения по улучшению работы системы. За прошедшие полгода были выполнены технические задачи, которые позволили обрабатывать больший объем портфеля без снижения скорости работы программного обеспечения»
Классная оптимизация ручного труда, но название конечно «страшное». Так и веет чем-то не оч приятным)
Департамент судопроизводства серьезные ребята. Здесь не до шуток, конечно :)
Устрашает «бизнес по взысканию долгов» или что-то другое? Мы возьмём на заметку)
Самое главное, чтобы работало хорошо. Нейминг - дело десятое
Как можно было дожить до 100 тысяч строк в Экселе, чтобы только на этом этапе задуматься об автоматизации?..
Это не основной продукт компании и коробочные решения клиенту не подходили.
Поэтому приходилось жить с таблицей, пока мы с клиентом запускали основной сервис.
Как только освободились от основного сервиса, то сразу переключились на Цессионарий.
На таком масштабе уже тяжело бизнес-процесс переделывать, поэтому выбирают уже между злом таблицы и злом перестройки бизнес-процессов и инструментов.