Раз-два и одобрено: как быстро пересмотреть вознаграждения сотрудников

Рассказываю, как мы в KTS разработали сервис, который позволяет упростить длинную цепочку согласований до пары кликов. Спойлер: больше никакого пинг-понга табличками по почте.

• Почему появилась нужда в разработке сервиса
• Какой сервис нам нужно было разработать
• Почему мы взялись за проект
• Как выглядит типовой процесс пересмотра вознаграждений
• Последствия неэффективного процесса пересмотра
• Что мы учитывали при создании сервиса
• Как мы сэкономили 80% стоимости вёрстки
• Что можно делать на платформе
• Работа с сервисом на практике
• Итог
• Отзыв, который растопил нам сердечко
  

У нас в KTS есть опыт создания сервисов для разных отраслей HR. Недавно мы опубликовали статью про то, как делали личный кабинет для 260 тысяч сотрудников «Пятёрочки». После прочтения статьи к нам обратился основатель компании PayLab Александр Виноградов.

Уже около 20 лет Александр занимается вопросами вознаграждения сотрудников. Он возглавлял это направление в ВК, Лаборатории Касперского, ВТБ, и ЮниКредит Банке. К сожалению, за это время лишь самые крупные компании смогли реализовать проекты по комплексной автоматизации HR, включая управление вознаграждением.

Ситуация усугубилась после ухода международных лидеров HR Tech в начале 2022 года. Александр решил использовать свой опыт внедрения и эксплуатации передовых мировых решений для создания собственного сервиса.

Управление вознаграждением сотрудников — одна из самых сложных областей управления персоналом. От того, насколько эффективно выстроены процессы в этой области, зачастую зависит не только мотивация отдельных сотрудников, но и существенная часть расходов компании.

Нам нужно было разработать сервис, который бы помог HR-специалистам и руководителям решать широкий круг задач:

• планировать расходы на персонал
• сравнивать вознаграждения в компании с рынком
• пересматривать вознаграждения сотрудников
• определять размеры премий

Сервис должен быть универсальным для разных компаний, быстрым в развертывании, а также удобным для пользователей.

В последние пару лет мы почти не брались за стартапы, так как одна из основных проблем в работе с ними — небольшой опыт их основателей в создании и внедрении цифровых продуктов. У Александра, напротив, уже был опыт внедрения иностранных сервисов в крупные российские компании.

К тому же за месяц до обращения Александра мы сами прошли очередной пересмотр зарплат, поэтому понимали, что проблема, которую хочет решить Александр, реальна и насущна.

Нам самим хотелось решить для себя эту задачу эффективно. Мы договорились с Александром, что будем использовать получившийся сервис в нашей компании. Получилось так, что платформу делали в прямом смысле «как для себя».

В крупных компаниях, которые ещё не автоматизировали задачи, связанные с пересмотром вознаграждения, процесс происходит по следующему алгоритму:

Шаг 1: HR-менеджер выгружает excel-табличку из учётной системы 1С или SAP со всеми сотрудниками компании.

Шаг 2: HR-менеджер добавляет в неё параметры, которые будут влиять на зарплату или сумму бонуса сотрудников, определяет бюджеты и рекомендации. Также он создает формулы, блокирует ячейки для ввода и прячет листы со служебной информацией.

Шаг 3: В зависимости от размера компании и ресурса HR-команды на сопровождение процесса пересмотра excel-табличку «нарезают» на десятки или сотни отдельных файлов и рассылают руководителям по почте.

В период пересмотра зарплат все сотрудники компании только и делают, что занимаются этим пересмотром.

У описанного процесса есть несколько значительных минусов, которые влияют на эффективность всей компании — перечисляю их.

Неразумное использование времени сотрудников

Специалисты по C&B обладают высокой квалификацией и дорого стоят — ставка мидла составляет минимум 2,5 миллиона рублей в год.

В крупных компаниях бывает так, что сбором предложений от подчинённых заняты и менеджеры среднего звена. Их же зарплаты ещё выше и отвлечение от повседневных задач руководителей более критично для компании. В итоге, общие потери от неэффективного использования времени могут достигать нескольких миллионов рублей в год.

Отправка Excel-таблиц ведётся через почту или мессенджеры

Поскольку другого пути отправить excel-файл, кроме как через почту или мессенджер, нет, то вся коммуникация идёт там. Сотрудники постоянно обмениваются «кусочками» таблицы с самыми разными руководителями.

Из-за одновременного обмена частями таблицы становится сложно контролировать сроки согласования, отслеживать изменения и быстро получать самые актуальные данные.

Утечка файла с зарплатами и бонусами

Самым важным и распространенным риском на практике можно назвать человеческий фактор. Рано или поздно файл с зарплатами и бонусами будет отправлен не тому адресату. Это лишь вопрос времени. И чем больше обменов чувствительными данными, тем выше риск.

• Руководители должны иметь доступ к данным только своих подчинённых;
• Сервис должен обладать всеми базовыми функциями работы с таблицами;
• В сервисе должна быть возможность удобно отправить предложения вверх по иерархии компании.

Основные элементы сервиса — разные поля ввода и таблицы — типовые и часто повторялись в других продуктах. Рисовать их с нуля было бы нецелесообразно, так как есть библиотеки, откуда можно сразу брать готовые компоненты для дизайн макетов. Например, для Figma и для фронтенда. Мы остановились на наиболее полной библиотеке компонентов Ant Design.

Это было разумно и потому, что сервис только зарождается. Пока у PayLab нет определённых требований к стилю полей ввода, таблиц или выпадающих списков. Всё что важно на этом этапе — удобство в использовании и приемлемый внешний вид. Компоненты из библиотеки справляются с этими задачами. В итоге решение использовать готовые компоненты помогло заказчику сэкономить 80% стоимости вёрстки.

В процессе общения с потенциальными клиентами Александр подтвердил гипотезу, что запрос есть не только на сервис для пересмотра вознаграждений. Клиентам нужна платформа для любых процессов массового изменения или сбора данных о сотрудниках, которые согласовываются по иерархии компании.

Мы решили разрабатывать сервис, куда можно загрузить excel-таблицу со всеми сотрудниками, выдать руководителям доступ только к своим подчинённым и отправить на согласование по иерархии.

Online-таблица получилась со всем базовым функционалом: онлайн-синхронизацией, разными типами данных и формулами. Для последних мы даже сделали собственный движок.

Загрузка данных

Очевидным решением ещё казалась и интеграция с учётными системами клиента. В ходе же CustDev мы выяснили, что выгружаемые данные, например, список сотрудников из 1С, всегда приходится дополнительно обрабатывать. Где-то есть ошибки, где-то нужно изменить ответственных. В итоге всё удобство от выгрузки данных в один клик нивелируется необходимостью серьёзно их дорабатывать.

К тому же стыковка с системой клиента замедляет внедрение сервиса. Поэтому мы остановились на загрузке excel-файлов «из коробки» и предложении кастомной интеграции для клиентов, которым будет недостаточно Excel.

Согласование в один клик

В отличие от систем согласования документов, в нашем сервисе нет привычных кнопок «согласовать» и «вернуть на доработку». Вместо них есть одна кнопка — «отправить руководителю». После нажатия которой у пользователя пропадает возможность редактирования. Это позволило создать сервис, который совмещает в себе и удобство совместной работы гугл-таблицы, и возможность согласования в один клик.

Конечно, для исключительных случаев в системе есть возможность заново открыть доступ нижестоящим руководителям, но продукт стремиться исключить бесконечное «перекидывание» таблицы.

Во-первых, пользователю необходимо настроить столбцы его таблицы — параметры сотрудников.

Во-вторых, HR загружает заполненную таблицу с данными сотрудников и рекомендациями в сервис, проверяет и отправляет руководителям.

В-третьих, руководители определяют сумму бонусов и компенсаций для своих подопечных и отправляют таблицу своему руководителю.

Несколько месяцев мы вместе с Александром детально изучали тему под самыми разными углами, чтобы выбрать наиболее эффективный путь реализации. От идеи создать сервис с жёсткой структурой только для работы с пересмотром вознаграждений сотрудников, мы пришли к созданию конструктора для согласования самых разных процессов по иерархии компании.

В итоге на разработку макетов у нас ушёл месяц, на MVP — два, тогда же у сервиса появились первые успешные пилоты.

На конференциях все мы часто слышим про удивительные проекты, хитрые методологии и смотрим на устремлённые вверх графики с достигнутыми результатами. Однако далеко не так часто рядом с этими графиками можно увидеть скриншоты систем, в которых вам лично было бы приятно работать.

Функциональный и простой интерфейс для меня всегда был и остаётся признаком, прежде всего, продуманного бизнес-процесса. К тому же, если интерфейс удобный, то и заставлять сотрудников пользоваться системой не придётся.

Поэтому, когда мне попался кейс KTS с Пятёрочкой, я понял, что с этими ребятами может получиться отличный продукт. Сейчас, когда мы уже погрузились вместе в детали продукта, прошли все этапы от бизнес-анализа, общей проработки логики системы до реализации пилотов, я понимаю, что не ошибся.

Мне приходилось работать с разными командами разработки. Самое важное, что могу отметить в команде KTS, — это, с одной стороны, умение проверять все мои идеи на прочность в части технической реализации, а с другой — способность найти оптимальные решения задач будущих пользователей и заказчиков системы.

Кстати, о других проектах и своём видении рынка мы делимся в телеграм-канале Программисты делают бизнес: приходите, у нас интересно!