Кому и зачем нужен «1С Документооборот»?

Не то что краткого описания, даже названия продукта достаточно, чтобы понять — программа нужна для автоматизации документооборота компании. Другой вопрос, на каком уровне развития организации и для каких организационных форм «1С Документооборот» может пригодиться, а когда это будет лишней тратой денег.

Сегодня есть несколько версий 1С Документооборота:

Далее, говоря о преимуществах, функционале и прочем я буду подразумевать именно версию КОРП. Почему? Да потому что, как правило, если у вас уже появилась потребность в автоматизации документооборота, проще сразу взять корпоративную версию. Иначе с развитием компании версии ПРОФ вам очень быстро станет не хватать и вы лишите себя весьма приятных преимуществ варианта с более широким функционалом.

Уже существующие проблемы - хороший повод для того, чтобы заняться автоматизацией документооборота. Продукт от 1С может помочь в следующих случаях:

Чаще всего большинство проблем появляются вместе с успехами - растет компания, увеличивается количество задач, сотрудников, а вместе с тем вас начинает заваливать множеством документов. Если вовремя не заняться автоматизацией документооборота, то стройная система начнет сыпаться, как карточный домик, и вы будете получать ошибки, потерю данных, срывы сроков, а также воз и маленькую тележку подобных неприятностей.

Это тот вариант, когда вы подумали наперед и поняли, что лучше заранее озаботиться автоматизацией, чем впоследствии разгребать завалы. Разумеется, приобретать 1С Документооборот или другие аналогичные продукты, когда у вас ИП на уровне “сам себе директор, продавец и водитель” глупо. Когда понять, когда действительно пора?

И это только малая часть возможных ситуаций. На самом деле суть можно сформулировать куда более кратко - планы вашей компании ведут за собой увеличение потока документов, а дальнейшая работа требует лучшего контроля и удобного доступа к ним.

Приведу в пример одного из моих клиентов. Парень начинал с команды фрилансеров - сам он занимался поиском заказов, а вместе с ним трудились ровно по одному специалисту: дизайнер, верстальщик и копирайтер. Потом дела пошли в гору и рук стало не хватать, были найдены дополнительные специалисты, появилась необходимость в штатных сотрудниках.

На момент принятия решения о внедрении продукта, компания представляла из себя полноценное маркетинговое агентство, включающее в себя даже производство видео-рекламы. И у нее было большинство из перечисленных проблем и откровенный хаос в документах.

Что конкретно изменилось в результате?

В продукте преднастроены планы обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе "1С:Предприятие 8.2":

Обмен с типовыми конфигурациями на платформе "1С:Предприятие 8.1": "Бухгалтерия предприятия"; "Комплексная автоматизация"; "Зарплата и управление персоналом"; "Управление производственным предприятием" и "Управление торговлей" можно настроить дополнительно.

Заранее ожидая этот вопрос в комментариях, отвечаю превентивно - есть и их довольно много. Настолько, что тема заслуживает отдельной статьи с подробным разбором.

Т.к. я специализируюсь именно на продуктах 1С, могу порекомендовать лишь критерии, по которым стоит выбирать систему:

Это основные моменты, без которых автоматизация документооборота в большинстве случаев просто не будет иметь смысла. Но лучше всего, перед началом выбора конкретного продукта, выписать все существующие или потенциальные проблемы, чтобы подобрать инструмент, предлагающий их решение.

Высказывайте мнение в комментариях и делитесь впечатлениями от продукта, если уже работали с ним!

Даниил Румянцев, руководитель ООО "ПРОГРАММЫ 93".