Кому и зачем нужен «1С Документооборот»?

Не то что краткого описания, даже названия продукта достаточно, чтобы понять — программа нужна для автоматизации документооборота компании. Другой вопрос, на каком уровне развития организации и для каких организационных форм «1С Документооборот» может пригодиться, а когда это будет лишней тратой денег.

Сегодня есть несколько версий 1С Документооборота:

  • 1С Документооборот ПРОФ. Для предприятий с простой организационной структурой и документооборотом.
  • 1С Документооборот КОРП. Для предприятий со сложной организационной структурой и документооборотом.
  • 1С Документооборот ДГУ. Для государственных/муниципальных учреждений.
  • 1С:DocumentManagment. С интерфейсом на русском и английском языках, для компаний с иностранными филиалами или англоязычными сотрудниками.

Далее, говоря о преимуществах, функционале и прочем я буду подразумевать именно версию КОРП. Почему? Да потому что, как правило, если у вас уже появилась потребность в автоматизации документооборота, проще сразу взять корпоративную версию. Иначе с развитием компании версии ПРОФ вам очень быстро станет не хватать и вы лишите себя весьма приятных преимуществ варианта с более широким функционалом.

Наличие проблем

Уже существующие проблемы - хороший повод для того, чтобы заняться автоматизацией документооборота. Продукт от 1С может помочь в следующих случаях:

  • Из-за большого количества документов и отсутствия грамотного структурирования много времени уходит на поиск нужных.
  • Неудобно отслеживать постановку, согласование, утверждение и исполнение документов.
  • Трудно определить на каком этапе работы с документами происходят ошибки или задержки.
  • Существует риск утечки информации.
  • Увеличившийся поток документов приводит к потере данных, ошибкам и замедлению работы.
  • Происходит путаница с актуальностью тех или иных документов.

Чаще всего большинство проблем появляются вместе с успехами - растет компания, увеличивается количество задач, сотрудников, а вместе с тем вас начинает заваливать множеством документов. Если вовремя не заняться автоматизацией документооборота, то стройная система начнет сыпаться, как карточный домик, и вы будете получать ошибки, потерю данных, срывы сроков, а также воз и маленькую тележку подобных неприятностей.

Подготовка к росту

Это тот вариант, когда вы подумали наперед и поняли, что лучше заранее озаботиться автоматизацией, чем впоследствии разгребать завалы. Разумеется, приобретать 1С Документооборот или другие аналогичные продукты, когда у вас ИП на уровне “сам себе директор, продавец и водитель” глупо. Когда понять, когда действительно пора?

  • У вас увеличивается объем работ и одновременно с этим объем сопутствующих документов.
  • Вы начинаете формировать отделы. Там, где раньше был один продавец, появляется отдел продаж, айтишники объединяются в IT-отдел или отдел разработки, появляется потребность в дополнительных сотрудниках и т.п.
  • Вы открываете новое направление или выходите на новые рынки сбыта, что ведет за собой дополнительный поток документов и возможно новый их тип.
  • Вы планируете открыть один или несколько филиалов.
  • Появляется потребность разграничить доступ к документам согласно правам пользователей.

И это только малая часть возможных ситуаций. На самом деле суть можно сформулировать куда более кратко - планы вашей компании ведут за собой увеличение потока документов, а дальнейшая работа требует лучшего контроля и удобного доступа к ним.

Рассмотрим на конкретном примере

Приведу в пример одного из моих клиентов. Парень начинал с команды фрилансеров - сам он занимался поиском заказов, а вместе с ним трудились ровно по одному специалисту: дизайнер, верстальщик и копирайтер. Потом дела пошли в гору и рук стало не хватать, были найдены дополнительные специалисты, появилась необходимость в штатных сотрудниках.

На момент принятия решения о внедрении продукта, компания представляла из себя полноценное маркетинговое агентство, включающее в себя даже производство видео-рекламы. И у нее было большинство из перечисленных проблем и откровенный хаос в документах.

Что конкретно изменилось в результате?

  • Компания классифицировала документы и получила возможность оперативно найти нужный по любым реквизитам, включая содержание.
  • Упростился вопрос с согласованием документов и отслеживанием их исполнения. Теперь сотрудники могли запускать подготовленный процесс по согласованию и подписи, без необходимости самостоятельно бегать по кабинетам.
  • Улучшился контроль руководителей отдела за счет возможности наблюдения за процессом работы с документами.
  • За счет возможности использования шаблонов, упростился процесс создания документов всеми сотрудниками.
  • Возможность сохранения версий документов позволила использовать все наработки в разных проектах.
  • За счет автоматизации полного жизненного цикла документов, исчезли проблемы с провисанием на одном из этапов, упростился контроль.
  • Была упорядочена работа в целом.
  • Упростилась аналитика эффективности отдела и всей деятельности предприятия.

Что с интеграцией с другими продуктами?

В продукте преднастроены планы обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе "1С:Предприятие 8.2":

  • "Управление производственным предприятием";
  • "Управление торговлей";
  • "Бухгалтерия предприятия";
  • "Управление небольшой фирмой".

Обмен с типовыми конфигурациями на платформе "1С:Предприятие 8.1": "Бухгалтерия предприятия"; "Комплексная автоматизация"; "Зарплата и управление персоналом"; "Управление производственным предприятием" и "Управление торговлей" можно настроить дополнительно.

А что, аналогов нет?

Заранее ожидая этот вопрос в комментариях, отвечаю превентивно - есть и их довольно много. Настолько, что тема заслуживает отдельной статьи с подробным разбором.

Т.к. я специализируюсь именно на продуктах 1С, могу порекомендовать лишь критерии, по которым стоит выбирать систему:

  • работа с учетом отечественной законодательной базы;
  • живая техподдержка, способная достаточно оперативно реагировать на заявки;
  • возможность создания собственных критериев при каталогизации;
  • автоматизация полного жизненного цикла договорных документов;
  • автоматизация коллективной работы над документами;
  • удобная настройка шаблонов.

Это основные моменты, без которых автоматизация документооборота в большинстве случаев просто не будет иметь смысла. Но лучше всего, перед началом выбора конкретного продукта, выписать все существующие или потенциальные проблемы, чтобы подобрать инструмент, предлагающий их решение.

Высказывайте мнение в комментариях и делитесь впечатлениями от продукта, если уже работали с ним!

Даниил Румянцев, руководитель ООО "ПРОГРАММЫ 93".

{ "author_name": "Даниил Румянцев", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 14, "likes": 8, "favorites": 22, "is_advertisement": false, "subsite_label": "services", "id": 63306, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Wed, 03 Apr 2019 01:18:53 +0300", "is_special": false }
0
14 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
2

А теперь напишет реальный пользователь...
У нас тоже корп... по большому счету профа достаточно. Будем обновлять версию ( нашей несколько лет, перейдем на проф)

Что у нас работает хорошо - хранение документов, полнотекстовый поиск.
Что допилено самими - написали робот, читающий почту и документы в ней. Дальше по QR он раскладывает их куда надо, заполняя карточки документа.

Что работает еще - согласование. В принципе все нормально, но не очень удобно то, что сложно
"пересогласовать". С ТЗ системы это полноценно новое согласование.
Группы, роли, замещения , параллельное и последовательное согласование- все работает.
Но в целом система у нас работает, на твердую 5-

Уведомление пользователей по почте о необходимых действиях.
Работает, из минусов - нужно настраивать почту пользователя под его логином.
Раньше процесс уведомлений периодически зависал, сотрудники не видели их на почте и была просрочка. Сейчас - ттт, работает как часы.

Веб - работает, требует плагины. Внешний вид хуже, чем у чисто веб систем.
Лицензии на веб сессии освобождаются не сразу, при их наличии "впритык" могут быть проблемы.

Права доступа... у старой версии были глюки. С учетом сложности отладки этого компонента в коде, который написан на УФ и достаточно путанно - возникают проблемы.
Не раз приходилось всем выдавать полные права а потом потихоньку забирать.

Отдельная история - ЭЦП, в том числе у внешних пользователей системы.
Мы не используем, знаю что в этом деле есть масса нюансов.

Про "законодательную базу" - в реальности именно Документооборот имеет слабую связь с творчеством "госдуры". Так как к счастью, внутреннее согласование не осщастливлено законами.
Другое дело , если у вас сотрудник допустит ошибку .... что и как можно будет доказать без ЭЦП я не знаю. В целом юридические нюансы это отдельная история.

По итогу - если у вас есть автоматизация на 1с и/или 1с специалисты, то система дает возможность старта документооборота с минимальными затратами как финансов, так и времени.

Ответить
0

Исчерпывающе!

Ответить
0

А интеграции с другими системами (не 1с) делали?
Как относятся пользователи к системе?

Ответить
0

С# + ComConnector наше все... (почему не http/web - это отдельная история. Просто 70% подобных интеграций у нас с проектами не на УФ, там этой возможности нет, потому решил не заводить в наш зоопарк нового зверя.) на инфостарте можно даже мою статью найти про то, как делали. Правда с тех пор код переписали.

Пользователи - положительно.
Есть 5% согласующих, кого нет в системе и они согласовывают бумажно - но это либо предельный возраст, либо "редкие" согласующие которым нет смысла вникать в систему ради одной двух виз в год.

Ответить
0

Добрый день! Спасибо за статью!

Сильно напрягает стандартный дизайн 1С ЭДО. Знаете ли проекты, где на выходе делали версию с современным приятным UI?

Ответить
1

Теоретически можно выставить веб сервис и написать интерфейс самим.
Но трудоемкость этого может сильно не порадовать.

Скажем так - это разумно делать если 90% сотрудников будут работать в 1с, а 10% только согласовывать в отдельном приложении/сайте с современным UI.

Если же хотите все процессы обеспечить своим интерфейсом, то зачем вам 1с ?

Ответить
0

Как раз рассматриваем вариант веб сервиса. Задача сделать минимализм без кучи непонятных кнопок типичных для 1С + обеспечить минимальное соответствие бренд буку компании. Сложность в том, что пока не смог найти ни одного подобного примера на 1С ЭДО, чтобы показать коллегам из IT и других функций. Такое ощущение, что 1С это неизбежный шаг к смирению с неудобным интерфейсом.

Ответить
1

Просто если переписывать большую часть интерфейса - то этот труд бессмысленен.
Лучше взять веб ориентированную систему.
1с выгодно использовать тогда, когда большая часть кода берется из конфигурации.
Сделать "из вне" одну из веток согласования - возможно и не так сложно.
Пример же найти сложно по понятной причине.

Франчам это публиковать неинтересно, а для производственников - это внутренний код.
Его тяжело "выдрать" для публикации

Ответить
0

Сложно сделать конфетку из данного продукта

Ответить
0

а из чего можно?) кроме самописного.
Очень интересен практический опыт

Ответить
3

в 2016 году (может уже и не актуально) мы пробовали 1C, Megaplan, Bitrix24, Wrike.
1C без разработчика 1сного практически неподъемная история и следовательно дорогая, Wrike это хорошо, но тоже дороговато. Megaplan и Bitrix уже, к сожалению, не помню чем именно не зашли. Сейчас работаем в planfix - сбор аналитики по производству, электронный документооборот-архив и управление проектами реализовали за 3 месяца. Минусы системы для enterprise - работа только из облака самого planfix, многих это может не устроить по соображениям безопасности, отсутствие приложений под mobile.
У нас размещена статья о опыте внедрения (мы занимаемся технологиями для медийных компаний и телевещателей) в блоге planfix - https://blog.planfix.ru/upravlenie-televizionnym-proizvodstvom/. Много букв!

Ответить
0

Запоздало и неизвестно в тему ли, но тем не менее: использовали бэкенд на 1С ДО, для согласований интерфейс телеграма: https://youtu.be/1vngIDMzwY4 

Ответить
0

Пишите отдельную статью с разбором, очень интересная тема!

Ответить
0

Ребята, без обид, но вы просто пятитысячная по счёту компания, внедряющая 1С ДО

Ответить

Комментарии

null