Кейс: как менеджеры стали получать зарплату прозрачно, а начальник забыл, как выглядят бумажные договоры

Писали про этот кейс в нашем телеграм-канале.

О заказчике

Заказчик — крупная производственная компания. Занимается брендированием (шелкография, гравировка, печать по текстилю и т. п.) разных видов продукции. Термосы, блокноты и т. п. Саму продукцию компания покупает у оптовиков-поставщиков.

Проблемы заказчика:

1. В компании не были автоматизированы счета. Руководителю приходилось согласовывать огромное количество бумажных договоров. На это уходило большое количество времени. Сделки стоят на паузе, если начальника нет в офисе.

2. Менеджеры по продажам получают зарплату в зависимости от прибыли. Часто происходили ошибки в выплате зарплаты из-за того, что все считалось вручную. Также формирование зарплат было непрозрачным для менеджеров.

Компания Bambit автоматизировала процесс формирования счетов в Битрикс24. Теперь у сотрудников есть два способа формирования счетов на оплату.

Первый способ: через левое меню.

В этом варианте пользователь может выбрать одну или несколько сделок. Этот вариант использует бухгалтер, чтобы списывать товары под разные сделки.

Так выглядит заполненная форма.

Второй способ: через встраиваемое приложение, вкладка «счет на оплату».

Этот вариант использует менеджер. Здесь поле сделки заполняется автоматически.

После оформления менеджер проверяет, какие товары находятся в сделке.

Здесь менеджер формирует счет: какие товары должны быть оплачены и на какую сумму (товар можно оплатить частично).

Все расходы попадают в календарь оплаты. Календарь оплаты — это интерфейс бухгалтера.

Бухгалтер видит сумму всех платежей и сумму ближайшего платежа. Есть возможность погрузиться в день и увидеть сумму всех счетов.

У руководителя есть возможность оплатить счета, минуя стадию согласования.

При погружении в счет видно, какое количество товаров заказывается и какая сумма платежа. При этом можно оплатить часть суммы.

Можно погрузиться в договор. Счета в договоре могут меняться.

Как устроена база данных внутри?

Все хранится на универсальных списках.

Руководитель получает сообщение в WhatsApp с ссылкой, по которой он может перейти и согласовать счета.

Бизнес-процессы.

Схема оплаты теперь выглядит так:

1. Бухгалтер или менеджер создают счет;

2. Он попадает в календарь оплат;

3. Бухгалтер отправляет на согласование руководителю;

4. Руководитель согласовывает;

5. Бухгалтер оплачивает.

У руководителя есть возможность также оплатить счет сразу же без согласования.

Теперь, когда формирование счетов автоматизировано, прибыль считается тоже программой. Во вкладке «Расход по сделкам» можно в одном окне видеть расходы по всем товарам.

В каждый товар можно погрузиться.

Сотрудники теперь понимают, из чего формируется их прибыль: где и на каких сделках.

Так выглядят расходы по завершенной сделке. Рассчитывается рентабельность.

Результаты:

1. Экономия времени руководителя.

Теперь руководитель экономит около двух часов в день. Согласование счетов он может проводить через приложение в телефоне. Если руководитель отсутствует в офисе, сделки не стоят на паузе.

2. Менеджеры вовремя получают зарплату.

Теперь формирование прибыли стало прозрачным и точным. Зарплата не задерживается. Не происходит ошибок при расчете.

Материал подготовлен при поддержке Ассоциации Гильдия Интеграторов. gildin.ru

Трудозатраты:
Разработчик - 80 часов.
Проект-менеджер - 40 часов.

Наш сайт: