Автоматизируем юридический отдел: зачем это нужно и чем поможет платформа Управляй (делами)

С помощью no-code платформы можно объединить всю судебно-претензионную работу в единой системе и избавить юристов от рутины.

PravoTech — российский разработчик ИТ-решений для автоматизации бизнес-процессов, лидер сферы PravoTech в России. Наша гибкая no-code платформа Управляй (делами) позволяет автоматизировать юридические процессы.

Никита Корабовцев, руководитель по развитию Casebook и Управляй (делами), расскажет об этом продукте и о том, чем он будет полезен бизнесу и юристам.

Управляй (делами) — no-code платформа для совместной работы юристов над проектами, от претензии до исполнительного производства. Платформа позволяет создавать различные кастомные сценарии и решения для автоматизации бизнес-процессов. Функциональность системы позволяет планировать работу судебно-претензионного отдела, вести учет, отслеживать процессуальные события, результаты и активность пользователей. Управляй (делами) агрегирует актуальную информацию из разных внутренних и внешних источников в карточках дел и проектов с заранее заготовленными полями. Платформа сильно экономит время юридическому отделу и делает его деятельность измеримой.

Миссия нашей компании – помогать юристам получать удовольствие от работы. По этому принципу созданы все наши сервисы. Например, раньше в России не было электронного взаимодействия с судами, а юристам приходилось ходить на почту и сидеть в очередях, чтобы отправить документы. Мы создаем продукты, способные решать эти и другие проблемы. В том числе no-code решение Управляй (делами) на базе Case (one).

Хотя многие компании уже более осознанно подходят к управлению юридическим департаментом, проблемы в индустрии остаются. Мы замечаем, что не все юристы сегодня знают о преимуществах автоматизации. Например, нередко учет ведется в Excel вручную, хотя можно синхронизироваться с «Картотекой арбитражных дел» и судами общей юрисдикции и получать информацию автоматически.

Кроме того, юридическая функция в компаниях воспринимается как обслуживающая. Она не генерирует выручку напрямую, поэтому ИТ-ресурсы на нее выделяются даже не во вторую, а в третью или четвертую очередь. При этом юридический департамент может приносить финансовую выгоду организации.

Проблема связана с аналитикой: из-за неочевидных для юристов преимуществ автоматизации специалисты не всегда точно отслеживают свои метрики, хранят данные в разрозненных таблицах, не могут просчитать финансовые эффекты. В итоге порой не удается донести до менеджмента необходимость определенных бизнес-решений. В частности, трудно обосновать потребность в автоматизации руководителям юридической функции. Но если посчитать время, которое специалисты тратят на фиксирование информации и другие рутинные задачи, потенциальная выгода от ускорения процессов становится очевиднее и самим юристам, и руководству компании. Например, благодаря автоматизации работы команда юристов из Тинькофф Страхования ускорила процессы на 50%: так в два раза сократилось время на сопровождение исполнительных производств, 30 минут требуется распределение новых судебных дел внутри команды вместо привычных 2 часов, и всего 1 минута вместо 2 дней уходит на подготовку отчета по судебной работе.

Бизнесу крайне важно управлять судебно-претензионной работой. Компаниям приходится разбираться с большим количеством проблем как на досудебном этапе, так и во время суда, и после него. Хотя многие организации хорошо выстроили свои юридические департаменты, из-за отсутствия автоматизации и чрезмерной нагрузки на юристов случаются ошибки при оформлении претензий. В итоге компании несвоевременно отвечают на них, пропускают заседания и платят штрафы за просрочку оплаты исполнительного производства.

Юристы хотят получить единую платформу для сбора информации по судам. Часто им приходится использовать много разных инструментов для ведения дел. Из-за этого сложно обмениваться информацией с другими специалистами и следить за важными событиями. К тому же, юристы хотели бы меньше заниматься рутиной и вносить минимум информацию во внутренние системы вручную.

Руководителям юридической функции нужна полная прозрачность и измеримость деятельности юридического отдела. Им важно знать, где хранится информация по делам, кто ответственен за задачу и с кого спрашивать результат. Также им необходимо быстро оценивать продуктивность отдельных сотрудников и эффективность департамента, сравнивать результаты с прошлыми периодами, прогнозировать показатели и влиять на них. Из-за того, что приходится анализировать разрозненные таблицы с данными, делать оценку и строить прогнозы сложно.

Эти и другие проблемы позволяет решить автоматизация и интеграция с арбитражными судами, судами общей юрисдикции, Федеральной службой судебных приставов, API Casebook с интегрированным в него «Моим арбитром» для дистанционной подачи документов и автоматической отправкой документов из системы напрямую в «Картотеку арбитражных дел».

С Управляй (делами) у юристов появляется общее инфополе, где все сотрудники (включая коллег на удаленке и команды из разных филиалов) совместно работают над проектами и ведут коммуникацию. Платформа дает доступ к данным всех рабочих инструментов в одном интерфейсе. Юристы принимают задачи через единую точку входа.

Все сведения о делах и судах хранятся в соответствующих карточках. Информация подтягивается в систему автоматически из других источников, или же специалисты вносят ее вручную. Делать это несложно, так как всегда понятно, в каком формате нужны данные — в системе есть единая маска ввода и справочники. Хронология сопровождения дела и документы по нему отображаются в одном окне. Это сильно облегчает поиск информации.

Управляй (делами) позволяет синхронизироваться с коллегами прямо в системе. Можно отслеживать дела и активность друг друга, оставлять комментарии и подключаться к общим проектам. На платформе видно авторов всех задач, поэтому сразу понятно, к кому обращаться с вопросами. Также можно увидеть, насколько занят конкретный юрист.

Многие задачи ставятся автоматически в соответствии с заранее настроенными сценариями. Благодаря этому специалисты не пропускают важные процессуальные сроки, а качество участия в делах растет. Система автоматически распределяет дела между сотрудниками в зависимости от загрузки — не нужно уточнять у каждого, какой объем задач сейчас в работе.

Платформа также сильно упрощает процесс формирования документов и отчетности. Типовые договоры создаются системой. Наличие единого формата и шаблонов сокращает нагрузку на юристов. А руководитель департамента может быстро сгенерировать отчетность для анализа информации из карточек проектов. Ему также доступна лента событий по отделу и KPI всех сотрудников для оценки эффективности команды.

По нашему опыту, такая автоматизация может на 70% сократить время, которое юристы тратят на финансовый анализ, мониторинг дела, создание и подачу документов.

Система также сокращает убытки из-за пропусков судебных дел и исполнительных постановлений.

Чат-боты для типовых обращений. С их помощью можно освободить юристов от рутины. Бот найдет нужный файл, проведет консультацию и поможет составить документ. А в телеграм-боте можно настроить систему оповещений о предстоящих событиях.

Автоматизированная подготовка документов. Нужно просто ответить на несколько пунктов опросника — и файл готов. Необходимые данные попадут в него автоматически. Все версии документа сохраняются. К тому же, можно оперативно отредактировать шаблоны документов сразу для всей команды, если изменились реквизиты или политика компании.

Наглядная отчетность. Сервис формирует ее в реальном времени. В ней есть все нужные для юриста метрики — от статуса обработки обращений до статистики по судебным делам. Это помогает специалистам контролировать ситуацию и оптимизировать свою работу. Дашборды позволяют принимать управленческие решения на основе прозрачных метрик, а не интуитивно.

Скорость внедрения. Облачную систему Управляй (делами) можно установить за две недели. В ней уже настроены карточки дел, конструкторы документов, есть интеграции с арбитражными судами, судами общей юрисдикции и службой приставов. Так что начать работать в ней можно быстро, параллельно интегрируясь с корпоративными системами.

В 2024 году мы добавим в Управляй (делами) возможность для автоматизации управления банкротствами, в том числе для ведения обособленных споров в рамках крупного банкротного дела. Мы также будем совершенствовать конструктор документов и подготовим расширенные, адаптивные смарт-шаблоны.

Еще одно улучшение — интеграция в платформу бота, который станет единым входным окном для всех внутренних заказчиков юридического департамента. Благодаря этому любой отдел сможет легко и быстро обратиться к юристам. К тому же, мы хотим улучшить сценарии автоматизации, чтобы они могли закрывать более сложные бизнес-процессы.

Мы планируем развивать и другие направления: управление административными делами, контрактами, корпоративное управление. В будущем мы хотим сделать решение для крупных юридических департаментов, которое закроет все их потребности.