900 самозанятых без запары с документами: кейс «Ситидрайва»

900 внештатных исполнителей выполняют до 3000 заданий в день — оформляем автоматически с помощью Консоль.Про

Привет, это Консоль.Про. Мы помогаем компаниям сотрудничать с исполнителями: автоматизируем постановку задач, проводим оплаты, формируем чеки и акты, и помогаем минимизировать риски — чтобы в сотрудничестве с самозанятыми, физлицами и ИП всё было по закону.

Сейчас расскажем, как мы помогли «Ситидрайву» сотрудничать с 900 самозанятыми одновременно и экономить 3 дня бухгалтерского времени в неделю.

Каршеринг «Ситидрайв» — сервис краткосрочной аренды автомобилей в Москве, Санкт-Петербурге и Сочи. Есть разные форматы аренды: с оплатой поминутно, за конкретный маршрут или на срок от 2 часов до 7 дней. В парке «Ситидрайва» более 11 000 автомобилей разных марок и классов комфортности.

Почти 1000 самозанятых исполнителей занимаются обслуживанием автомобилей:

На сотрудничество с самозанятыми уходило много времени, нужно было:

Когда количество самозанятых исполнителей увеличилось с 10 до 50 человек, масштабироваться дальше стало невозможно. Пришлось бы расширять штат и нанимать новых операторов, бухгалтеров.

Исполнители выполняют разные задания: перегоняют автомобили на АЗС, автомойки и обслуживание, заряжают электромобили, заливают незамерзающую жидкость. Стоимость может варьироваться, она зависит от сложности и продолжительности задания.

Например, за ночь один исполнитель может выполнить 80 заданий: залить омывающую жидкость в 80 автомобилей. Это задание быстрое, и оплата за него небольшая. А может быть всего два задания за ночь — например, перегнать Теслу на зарядку и подождать, пока она зарядится. Это задание дороже: оно дольше, и сама машина стоит больше.

В актах нужно было отражать сами задания, которых за неделю могло быть много, финальную стоимость оказанных услуг и штрафы. Если исполнитель выполнял задание и получил штраф за нарушение ПДД или повредил автомобиль, нужно отразить это в акте и вычесть из суммы выплат.

«Ситидрайв» с помощью Консоль.Про автоматизировал всё сотрудничество с самозанятыми и за первые три месяца увеличил количество исполнителей с 50 до 300. Сейчас с компанией сотрудничают 900 исполнителей, которые выполняют до 3000 заданий в сутки.

На платформе завели 17 сценариев онбординга: самозанятый исполнитель получает индивидуальную ссылку, по которой подписывает договор и предоставляет дополнительные документы, если нужно. Затем получает задания из внутренней системы «Ситидрайва», а вся информация автоматически подтягивается в акты и чеки. Все сотрудничество с самозанятыми проходит при минимальном участии сотрудников «Ситидрайва».

Если раньше уходило 4−5 дней, чтобы подписать документы с самозанятыми, то сейчас с Консоль.Про это занимает 1−2 дня, а от сотрудников нужен минимум усилий. «Ситидрайв» может набирать исполнителей одновременно на 7−10 разных направлений.

Исполнители находятся в разных городах и оказывают услуги в трех направлениях: заправка автомобилей, перегон на обслуживание и «эффективное перемещение» — пригнать автомобиль клиенту к определенному времени или выгнать новые автомобили в город. В каждом направлении есть разные услуги, всего их можно насчитать до 50.

Для разных направлений и городов в Консоль.Про загрузили разные формы договоров и завели разные сценарии онбординга:

Сотрудники отправляют исполнителю ссылку на онбординг в зависимости от города и направления услуг. В сценарии уже будет подходящая форма договора и список документов, которые должен предоставить будущий исполнитель.

Сценарии нужны, чтобы контролировать количество исполнителей на местах. В личном кабинете компании сразу видно, достаточно ли исполнителей в конкретном городе и на конкретном направлении.

Во внутренней системе «Ситидрайва» исполнители получают всю информацию о задании: где машина, куда ее нужно отвезти, что с ней нужно сделать. Система собирает данные о выполненных заданиях и их стоимости за период и выгружает готовые акты в Консоль.Про по API.

Разработали новые формы актов: в них отображается вид оказанных услуг, сумма выплат и сумма удержаний. Это могут быть разные типы удержаний:

«Ситидрайв» подготовил шаблоны актов с полями, которые нужно заполнить, их загрузили в Консоль.Про. Дальше информация о штрафах попадает в карточку исполнителя, и уже оттуда автоматически подтягивается в акт.

Бухгалтеры «Ситидрайва» раз в месяц выгружают данные из Консоль. Про в «1С:Бухгалтерию». Это данные о действующих и новых договорах, информация об актах, оплаченных в прошлом месяце. На основании этого формируется бухгалтерская отчетность о сотрудничестве с самозанятыми.

Раньше на онбординг самозанятых в «Ситидрайве» уходило до 5 дней, а теперь 1-2 дня. Благодаря оптимизации компания смогла подписать 900 исполнителей, а раньше их было всего 50. Возможность брать столько внештатных исполнителей помогает масштабировать бизнес. Исполнители выполняют задания по 10 разным направлениям.

Если вы хотите быстро и удобно привлекать внештатных исполнителей — попробуйте демо Консоль.Про. Заполните форму на сайте, а наш специалист объяснит, как мы можем вам помочь. Можем сделать так, что на онбординг самозанятого уйдет не 5 дней, а 15 минут.