Школа digital-продуктивности: почему я выбрал Asana для digital-агентства

Всем привет, на связи Владимир Малюгин. Я еще не устал говорить про Асану и сегодня продолжу о пользе этого инструмента для работы. В этот раз расскажу про то, почему этот софт так подходит для digital-агентств.

Digital-агентства — компании, внутри которых over много совместных проектов и задач и работы вокруг работы. 8 часов сотрудника такого агентства состоят из 15 рабочих чатов в телеге плюс столько же в вотсапе, планерки утром и 6-ти созвонов с клиентами в течение дня. Помимо этого бедному менеджеру нужно проверить десятки задачек, в лучшем случае в Trello, который устарел лет на 8, вести ненужную эксельку для клиента, про которую забудут на следующий день, а еще успеть заняться непосредственно своими прямыми обязанностями: написать и отправить статью журналисту, если это, например, пиарщик, организовать ивент за три дня, если это какой-нибудь продюсер, и заверстать сайт, если дизайнер.

Одним из инструментов, который фиксит и прокачивают процессы в digital-агентствах — таск-трекер. Asana на данный момент — лучший из них. Я уже рассказывал и показывал, как ей пользоваться в первый день, что еще в ней можно автоматизировать, подробно рассказал, как вести спринты и бэклог, сегодня расскажу почему именно она так подходит для агентств.

У меня обширный нетворк из разных сфер, в том числе в агентствах, которые занимаются пиаром, привлечением трафика, дизайном и прочими диджитальными штуками. Большинство из них работают в мессенджерах и Google-табличках, и это печально. Вы бы знали, как страдают рядовые менеджеры от таких процессов, путаются, выгорают, уходят в другую компанию, а там все тоже самое и по новой.

Общение в чатах, совещания, коллы, вспомогательная информация — эта та категория процессов, которая порождает больше всего хаоса, особенно если в диджитальной компании нет единого подхода, и все делается с помощью «telegram-менеджмента». И это относится к компаниям любого размера, даже если вас в команде только 2-е, вам все равно придется взаимодействовать и ставить задачи.

Важно, чтобы большая часть коммуникации была связана с конкретными проектами и задачами и шла в task-трекерах, а не в мессенджерах. В чате оставляйте только то, что не уместилось в тасках.

Лично я рекомендую Asana, так как она по умолчанию не дает широких возможностей кастомизации, вместо этого предлагая четкую логику работы, заточенную под коллаборацию команд. Asana — это полноценная площадка для коммуникации, главное ее преимущество — это наличие контекста. Это не просто тайм-трекер, в его основе лежит идея «пирамиды ясности», которая связывает ежедневные задачи сотрудников со стратегическими целями компании. Этот инструмент настоящее спасение для загруженных руководителей «многоруких многоногов» и т.д. и т.п.

Я сам управляю агентством perfomance-маркетинга Digital Geeks и сталкивался со всеми проблемами, описанными выше. Меня съедала операционка, я утопал в ней, как в болоте и вместо развития компании, думал только о том, как бы этот корабль не утонул. Так не надо, так не работает. Все операционные процессы нужно упрощать и выводить в автомат, что и предлагает Asana для агентств, делающих другие компании лучше.

Мои любимые фишки:

Во-первых, в Asana есть возможность подписаться на своих коллег, чтобы синхронизироваться с ними. Например, руководители читают статусы друг друга, так они всегда должны находиться в курсе того, что происходит в других отделах. Владеешь информацией —­ владеешь миром и принимаешь верные решения.

Во-вторых, Asana — это полноценная площадка для коммуникации. Все, на что ты подписан, попадает в твой инбокс и, например, можно задать вопросы тому, кто отписался по статусу. К обсуждению могут подключиться все, кто подписан на этот статус. Все это происходит автоматически — не нужно назначать отдельные встречи, создавать новые задачи, ловить кого-то возле кулера.

В-третьих, статусы в Asana открывают дорогу регулярному менеджменту. Сотрудники точно знают, когда и какую информацию им нужно отправить коллегам и, что они должны получить в ответ. При таком подходе сотрудникам не нужно напоминать о статусах лично, а руководителям не надо ни за кем бегать и просить отчеты. И чтобы что-то поменять во всем агентстве, мне нужно сделать буквально пару изменений в настройках и сообщить о них коллегам в общем чате или на созвоне агентства.

В-четвертых, статусы сохраняются, и к ним можно вернуться и через неделю, и через год. Это полезно, например, при передаче проектов на время отпуска или выходе нового сотрудника.

Пользуйтесь и подписывайтесь на мой канал t.me/digitalgeeks — там еще больше фишек про digital-продуктивность.

Готовая инструкция, как ставить отличные задачи в Asana. Скопируйте е ее в свою базу знаний и добавьте в онбординг новых сотрудников!