LIFE PAY объясняет: что нужно знать про ЭЦП

Сегодня КЭДО (кадровый электронный документооборот) находится в тренде: почти все компании уже осознали плюсы цифровизации. Их успешный опыт цифровизации вдохновляет других. В этой статье LIFE PAY расскажет о том, как организовано электронное подписание кадровых документов.

Итак, какие кадровые документы можно вести и подписывать в цифровом формате? Практически все документы могут быть переведены в электронную форму в соответствии с Федеральным законом № 377. Пока только несколько документов требуют дублирования на бумаге:

Однако стоит отметить, что последний пункт скоро может исчезнуть из этого списка. Госдума рассматривает законопроект, который позволит заверять пройденный инструктаж дистанционным способом с использованием электронной подписи (ЭП).

Все остальные же документы - а их, как вы понимаете, большинство, могут спокойно вестись в электронном виде. Этот современный путь взаимодействия между работодателем и сотрудниками:

упрощает кадровый учет;

снижает затраты и трудозатраты;

минимизирует ошибки;

предоставляет новые возможности.

К примеру, работодатель может принимать сотрудников на работу онлайн, расширяя географию поиска кандидатов. А сотрудникам больше не нужно тратить время на подачу бумажных заявлений и сбор подписей - весь процесс можно легко запустить с помощью мобильного телефона всего в несколько кликов.

Про тренды бизнеса можно почитать в нашем блоге LIFE PAY в статье под названием “Тренды бизнеса 2023, на которые нужно обратить внимание”

Какие типы подписей используются в Кадровом ЭДО?

Большинство кадровых документов требуют подписи для выражения согласия или ознакомления с их содержимым.

В КЭДО подписи осуществляются с использованием электронной подписи. Законность этого механизма закреплена в Федеральном законе № 407, Федеральном законе № 377 и Трудовом кодексе.

Какие виды электронных подписей существуют? Федеральный закон № 63 «Об электронной подписи» выделяет три вида:

Каждый из этих видов подписи может использоваться в КЭДО, но существуют определенные особенности и ограничения. Давайте разберемся в них.

Простая электронная подпись (ПЭП) - это механизм подтверждения личности с помощью логина и пароля, который мы часто используем. Эта подпись генерируется автоматически на платформе, на которой человек авторизуется. Простую электронную подпись не требуется получать отдельно. Однако она не является надежной, так как не использует шифрование. Поэтому работодателям запрещено использовать простую подпись для кадровых документов.

Сотрудники могут использовать простую электронную подпись для подписания некоторых документов, но только для нерисковых операций: заявлений на отпуск или приказов о работе в выходные дни. Некоторые "чувствительные" документы, такие как договор о материальной ответственности, трудовой договор, ученический договор, заявление об увольнении, согласие на перевод - исключения и не могут быть заверены простой электронной подписью.

Также важно отметить, что при использовании простой электронной подписи в трудовых отношениях необходимо закрепить ее взаимное признание сторонами в локальном нормативном акте.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) отличается от простой подписи тем, что генерируется с помощью криптографии - это и повышает ее защищенность. УНЭП подтверждает личность подписанта и помогает подтвердить целостность документа. Шифр состоит из открытого и закрытого ключей. Закрытый ключ используется для шифрования документа и не должен передаваться другим лицам. Открытый ключ используется для проверки валидности электронной подписи и может быть предоставлен контрагенту.

Сегодня многие информационные системы, такие как Directum HR Pro, автоматически генерируют усиленную неквалифицированную электронную подпись. В том числе ее можно оформить и в удостоверяющем центре или самостоятельно через государственное приложение "Госключ".

Усиленная неквалифицированная электронная подпись широко используется в КЭДО, так как с ее помощью сотрудники могут подписывать любые кадровые электронные документы, включая трудовой договор. Работодатели также могут использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись, но существуют ограничения для особо "чувствительных" документов: приказ о дисциплинарном взыскании, трудовой договор, договор о материальной ответственности, договор на получение образования, ученический договор.

Помните, что при использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи очень важно закрепить ее взаимное признание во внутренних документах организаций.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) - наиболее защищенный вид электронной подписи. Её раньше можно было получить только лишь в аккредитованном удостоверяющем центре. Сейчас доступен и “Госключ” - инструмент для самостоятельного получения усиленной квалифицированной электронной подписи через мобильное приложение.

В отличие от усиленной неквалифицированной электронной подписи, усиленная квалифицированная подпись легитимна априори и не требует дополнительных соглашений о ее признании.

Усиленную квалифицированную электронную подпись в основном используют руководители, представляющие работодателя, так как только с ее помощью они могут подписывать абсолютно все виды кадровых документов. Она также полезна сотрудникам, занимающимся учетом персонала и направляющим отчетность в различные государственные органы (Пенсионный фонд, Росстат и т.д.).

Важно отметить, что электронные подписи должны соответствовать требованиям Федерального закона № 63 «Об электронной подписи». Каждый вид электронной подписи имеет свои особенности и ограничения, поэтому перед использованием важно ознакомиться с соответствующими нормативными актами и консультироваться с юристами. Также советуем продумать порядок действий на случай обязательного повсеместного введения электронных подписей - судя по всему, все к этому и ведет.

Получение - электронной подписи - обязательный шаг при оформлении и подключении онлайн фискализации. LIFE PAY берет на себя этот шаг при подключении онлайн-касс, а собственники могут контролировать процесс дистанционно.

Подробнее про подключение онлайн-касс можно узнать у нашего телеграм бота