Модели оплаты Time & Material и Fixed Price: что лучше для заказчика?

Когда заказчик обращается за разработкой, он хочет не просто отдать деньги и получить проект, но и понять, куда именно идут деньги, и как можно влиять на процесс. Для этого важно выбрать правильную модель оплаты. В статье разбираем, чем различаются Time & Material и Fixed Price, и для каких проектов они подходят.

Спойлер: самый главный вопрос — будет ли это проект работать корректно или вообще работать :)

Такая модель оплаты подходит для заказчиков, у которых обычно есть более-менее чёткое представление что нужно разработать, и какой бюджет заложить на реализацию.

Для каких проектов подходит: проекты, которые легко рассчитать — лендинги, небольшие корпоративные сайты; типовые проекты на коробочных решениях — интеграция CRM по типовым сценариям, сайт на шаблоне CMS и другие.

При модели Fixed Price проект разбивается на этапы. У нас обычно заказчик вносит предоплату перед началом каждого этапа. По завершению — подписываем акт и переходим к следующему. Также в некоторых случаях — сотрудничаем по постоплате, это зависит от типа проекта, компании и нашей истории сотрудничества.

Заказчику нужен был сайт, который бы решал две задачи:

1) Имиджевую — усилить образ компании на рынке;

2) Техническую — помочь клиенту оперативно оформить визу на сайте.

Мы предложили заказчику написать подробное ТЗ, чтобы описать структуру сайта, требования к контенту, количеству страниц, для которых необходим уникальный дизайн, описать стек проекта. Обычно на этот этап уходит неделя. После этого мы можем рассчитать точную стоимость дизайна и разработки бэкенда, примерно оценить стоимость вёрстки этих макетов по их количеству.

За проект «Визаход» мы получили сразу 3 награды: 2 золота на Tagline Awards в категориях «Лучший сайт» и «Лучший сайт об услугах» и серебро на «Золотом сайте» в категории «Сервис, информационный портал для выбора путешествий».

Это пример проекта, где все вводные изначально известны. Но есть более сложные случаи.

К нам обратилась дубайская компания с задачей разработать финтех-сервис. Он должен был дополнить основной бизнес компании — экосистему для трейдеров, где будет внутренний личный кабинет пользователя с настройками, аналитикой и гибким интерфейсом. Нашей задачей было сделать новый фронтенд, дизайн и обновить некоторые составляющие бэкенда.

Изначально мы предложили работать по модели T&M, но заказчик попросил оценить стоимость по Fixed Price, чтобы зафиксировать стоимость проекта и не выйти за планируемые границы. Мы верхнеуровнево оценили задачи, определили сроки и стоимость. В итоге заключили договор по Fixed Price. Дизайн и вёрстку сдали вовремя, а вот с бэкендом возникли проблемы.

Когда мы погрузились в проект, поняли, что не оценили внутреннюю систему, где было очень много уровней и связей с другими системами. Мы поняли, что ошиблись в оценке: вместо трёх месяцев работы потратили около пяти. В итоге — сдали проект почти в ноль. Так бывает.

Этот кейс научил нас более требовательно подходить к брифингу проекта и уделять огромное внимание предпроектному исследованию. Поэтому сейчас у нас оно состоит из 8 этапов:

Глубинный брифинг и погружение в проект в виде стратегических сессий;
Исследование бизнеса, конкурентов, целевой аудитории (опционально);
Аудит кодовой базы, если работаем с готовым проектом;
Составление CJM для нового сайта;
UX-аудит текущего сайта (опционально);
Разработка дизайн-концепции и информационной архитектуры сайта (опционально);
Написание технического задания;
SEO-стратегия (опционально).

Горжусь нашей системой: далеко не все агентства так сильно погружаются в проект. При этом мы поддерживаем коммуникацию с клиентами на всех этапах работы, начиная с момента обращения в отдел продаж. Если у клиента есть бриф и какие-то артефакты, процесс от первого контакта с нами до подготовки коммерческого предложения может занять всего 2–3 дня. Но чаще всего у клиента есть только запрос, поэтому мы созваниваемся, делаем подробный брифинг и обосновываем значимость каждого из этапов предпроектного исследования. Это позволяет минимизировать конфликтные ситуации в будущем.
Артём Никаноров, Руководитель отдела продаж

Но стоимость проекта можно оценить не всегда. Особенно, если он сложный.

Задача: разработать ERP-систему для сферы услуг и торговли. Заказчику нужно было обновить систему для мерчендайзеров. На старте были ТЗ и прототипы новой системы с указанием функционала. Заказчик хотел работать по фиксированной стоимости, поэтому в ходе переговоров остановились на Fixed Price.

Изучив все вводные, заложили на проект полгода и начали работу. У нас на руках были все условия, чтобы закончить работу вовремя: ТЗ, прототипы, аналитика и все нужные ресурсы.

Но в ходе работ заказчик попросил добавить новые фильтры на странице каталога. В ТЗ это было не учтено. Итог:

Заказчик считает, что это очевидно и дополнительно ничего оплачивать не нужно → мы сокращаем количество работ по ТЗ или просим подписать дополнительное ТЗ → конфликт.

В итоге мы нашли компромисс с заказчиком. Но время на разбор ситуации было потеряно, что иногда критично при разработке продуктов. Чтобы не допустить разногласий с заказчиком, мы предлагаем работать по другой модели оплаты.

Эта модель подходит для проектов, где нет чёткого ТЗ — есть только общее понимание задачи. Конечно, мы можем примерно предположить, сколько времени и ресурсов уйдёт на проект. Но в первую очередь мы ориентируемся на задачи и бизнес-цели заказчика.

Для каких проектов подходит: большие онлайн-сервисы, тестирование ПО, разработка отдельных блоков сервиса, стартап без первоначальной спецификации.

Заказчик пришёл с запросом создать обменник валют, в том числе крипты. На старте были только идея и старая версия сайта, которая уже не отвечала современным требованиях по UX и UI.

Дизайн разработали по Fixed Price, так как была очень понятная и прозрачная задача с известным количеством внутренних страниц. А вот разработку уже предложили делать поэтапно, в формате T&M.

Для Allchange мы сделали интерфейс, который решает задачу пользователя в 3 клика

Почему здесь T&M — единственно правильный выбор

Из-за масштабности проекта спрогнозировать точные сроки было невозможно, поэтому мы брали определённые задачи на месяц, выполняли их, а клиент ежемесячно оплачивал работу. В таком комфортном формате мы сотрудничаем уже два года, так как продолжаем развивать проект: вносить доработки и добавлять новые фичи.

Чтобы работа по T&M не превратилась в постоянный «улучшайзинг» — мы:

— Коммуницируем с заказчиком на всех этапах разработки. Проводим созвоны и интервью, которые позволяют заказчику и команде синхронизироваться.

— Закрепляем за проектом менеджера. Если что-то идёт не так, он предупреждает клиента и предлагает варианты решения проблемы.

— Храним все фичи в бэклоге и постоянно его актуализируем, чтобы работа шла непрерывно.

Рассматривая формат T&M, заказчики часто опасаются, что им будет неясно, куда конкретно уходят деньги. Поэтому возникает желание контролировать процесс и задавать вполне логичные вопросы, например: «Почему я должен платить за баги?» или «Почему изначально вы оценили фичу в 20 часов, а по итогу делаете 30 часов?». И мы всегда спокойно объясняем как всё работает.

Договор T&M подразумевает оплату часов специалиста. Исправление багов — это тоже временные затраты, поэтому они оплачиваются тоже. При этом абсолютно нормально, если оценка по времени меняется в процессе выполнения задач. Такое бывает, когда появляются новые вводные при работе с кодовой базой, сторонними интеграциями или вносятся изменения со стороны заказчика. Прелесть T&M в том, что эти изменения можно внести быстро и безболезненно. А значит — в итоге приводит к экономии ресурсов.
Валерия Коткас, Руководитель проектного офиса

Чтобы заказчик был уверен в том, за что он платит, мы используем несколько инструментов контроля.

Даём гостевой доступ в Jira, где каждый день можно просматривать, над чем работала команда.

Делим работу на спринты. Заказчик заранее знает, как будет строиться работа: аналитика → дизайн-концепция → дизайн внутренних страниц и анимаций → админка → интеграции и так далее. На каждом из этих этапов есть декомпозиция на более мелкие задачи и их оценка.
В конце каждого спринта определяем задачи на месяц или 2 недели вперёд, тоже с оценкой.
Проводим регулярные созвоны, которые помогают команде синхронизироваться по процессам.
В конце периода мы предоставляем полный отчёт с количеством задач и временем. Их можно сверить с системой трекинга. При необходимости готовим недельные отчёты.

Мы стараемся дать максимум инструментов контроля. Это зависит от того, насколько клиент хочет быть вовлечён в процесс работы над проектом.

С 2021 года мы сфокусировались на разработке сложных онлайн-сервисов, где требуется вносить много доработок в процессе. В таких проектах ТЗ только препятствует продуктивной работе, поэтому работа по T&M — оптимальный вариант сотрудничества.

Яркий пример — интернет-магазин одежды Laplandia. Главная задача — запустить магазин к началу сезона. Так как времени оставалось мало, лишние обсуждения техзадания могли помешать сдать проект в срок. Но клиент вовремя доверился и согласился перейти на T&M. Проект сделали качественно и вовремя.

Laplandia принесла нам две награды на «Золотом сайте»: золото в категории «Интернет-магазин розничной торговли» и бронзу за «Лучший дизайн интернет-магазина».

Есть ещё несколько случаев, когда работать лучше без строго фиксированного ТЗ. Например, когда нужна модернизация разработанного продукта. Об этом подробнее рассказали в статье.

Мы рекомендуем отталкиваться от ваших бизнес-задач. В этом случае процесс работы над проектом будет результативным и комфортным для обеих сторон.

Выбирайте Fixed Price, если:

— Нужно создать несложный типовой проект;

— Важно уложиться в точные рамки сроков и бюджета;

— Вы уверены в чётко прописанном ТЗ.

Выбирайте Time & Material, если:

— Нужно разработать с нуля большой и сложный сервис;

— Нет понимания, как выглядит и работает конечный продукт;

— Доверяете исполнителю и готовы к тесной интеграции проектных команд.

Внести ясность помогут и ответы на эти вопросы:

— Важнее контроль над процессом или над итоговым бюджетом?

— Потребность в инструменте срочная или планируемая?

— Принимать решения нужно до старта разработки или по ходу проекта?

Если вы затрудняетесь принять решение, приходите к нам на консультацию. Мы поможем определиться с моделью оплаты и подскажем, как реализовать полезный проект, который закроет ваши бизнес-цели.

На счету агентства — более 300 выполненных проектов и более 100 наград от зарубежных и отечественных конкурсов. А главное — разработка отечественной площадки для дизайнеров Dprofile, которая скажет о нас больше, чем мы сами.

Для сотрудничества напишите нам сюда.