Как мы увеличили эффективность отдела на 30% с помощью тендерной CRM от ВБЦ

В начале года мы внедрили собственную CRM-систему в тендерный отдел компании ВБЦ. Посчитали: это увеличило эффективность работы сотрудников на 30%. Рассказывем, что именно обеспечило такие результаты.

Автоматизированный поиск закупок

Тендерные специалисты ВБЦ каждое утро заходили на десятки ЭТП, проверяли требования по аккредитации и вручную отбирали закупки, чтобы найти подходящие.

Сейчас каждый сотрудник может создать шаблон и поделиться им с командой. Тендерная CRM ежедневно присылает не только все закупки России, но и стран СНГ.

Расчет маржинальности тендера в два клика

Считали реальную прибыль с тендеров через формулы Excel-таблицы или бесплатные калькуляторы. Из-за нерелевантного функционала этих сервисов уходило много времени, итоги расчетов были ошибочными или терялись.

Добавили в тендерную CRM калькулятор маржинальности. Добавили в него поля с возможными тратами на участие в тендере и исполнение контракта — стоимость материала, оплата труда сотрудников, логистические услуги, налоги и другие. Коллеги вводят цифры, указывают возможное снижение цены и сразу видят потенциальную прибыль. Все результаты сохраняются в системе.

Порядок в документах

Из-за переключения между каналами коммуникации (социальные сети, почта, облачные хранилища) документы хранились в сети или на папках компьютеров сотрудников, что осложняло быстрый доступ к ним.

В тендерной CRM под каждую закупку создается отдельный чат: он работает как с десктопа, так и в мобильной версии. Все файлы, использованные в переписке или загруженные в систему, попадают в хранилище конкретного проекта: оно доступно тендерной команде в любое время в течение 5 лет.

Контроль эффективности сотрудников

Постановка задач в мессенджерах и email мешала быстро определять их статус, ответственных за исполнение. Исправить эту ситуацию с помощью популярных таск-менеджеров не удалось: для тендерных специалистов они слишком перегружены функционалом.

Создали для CRM ВБЦ собственный планировщик с пуш-уведомлениями. В нем можно назначать исполнителя, просматривать статус задач, устанавливать приоритетность и вносить комментарии. Все те же функции, что в популярных таск-менеджерах, но адаптированные под работу с закупками и на российском софте.

Оформление выгодной гарантии в CRM-системе

После победы в тендере вносят обеспечение (из собственных средств или с помощью банковской гарантии) в течение 1-5 дней. При таких сжатых сроках слишком рискованно тратить время на анализ тарифов банков и выбор выгодного предложения.

Интегрировали тендерную CRM в финансовый маркетплейс. Специалисты тендерного отдела переходят в него из карточки тендера, делают пару кликов и сразу видят десятки предложений от банков. Мы посчитали: помимо времени, такой подход экономит на гарантиях около 20% их стоимости.

Бонус: моментальное оформление любых банковских продуктов

Если для исполнения контракта нужен кредит, лизинг или страхование, сотрудник ВБЦ оставляет запрос внутри личного кабинета и видит все доступные предложения, также в едином окне. Выбирает лучшие и передает клиенту.

Узнать больше про тендерную CRM и получить бесплатный доступ на 1 месяц можно по ссылке