6 советов для инфобиз-команд, которые помогут вести любое количество проектов и не сойти с ума

Нелегко создавать обучающие курсы, марафоны и другие продукты для инфобизнеса в условиях стресса и срывов дедлайнов. В статье рассказываем, как настроить процессы в команде, чтобы все работало как часы.

Главная сложность при создании инфобиз-продуктов заключается в том, что они имеют разветвленную структуру. Один обучающий курс может включать несколько модулей и десятки уроков. При работе над ними нужно обрабатывать огромный объем информации, учитывать сотни деталей. Это тяжело сделать без четкой и понятной структуры, а также определенных правил коммуникации.

В команде Compass мы хорошо понимаем, что такое работа над сложным и объемным проектом, поэтому подготовили 6 советов, которые будут полезны инфобиз-командам.

Сотрудники инфобиз-команды работают с внушительным объемом информации, регулярно переключаются между проектами, а внутри этих проектов выполняют разные задачи. Чтобы привести все в порядок не путаться, для начала нужно создать рабочие пространства под каждый отдел. Их перечень зависит от структуры компании, например:

Сотрудники добавляются только в те пространства и чаты, которые им нужны для работы. Это избавляет от лишнего информационного шума и позволяет легко навести порядок в рабочей переписке.

Отдельные пространства создаются не только для отделов, но и под крупные проекты. Например, под разные потоки обучающих курсов. Для их запуска и поддержки нужно обработать много информации, поэтому обычные чаты для этого не подходят. Со временем переписка в них превращается в хаос, а поиск информации — в настоящую пытку. Из-за этого на выполнение рабочих задач уходит больше времени. Если же сделать отдельное рабочее пространство, а внутри него выделить чат под каждый процесс, проблема с поиском решается.

Представим, что команда разрабатывает курс по психологии, который включает видеолекции, подкасты, полезные статьи, а также домашние задания для участников. Список чатов может выглядеть так:

Работа по подготовке конкретного курса ведется в одном пространстве. При этом сотрудники с легкостью переключаются между задачами и проектами, не путаются из-за обилия информации.

Ставить задачи внутри чатов мы рекомендуем по принципу «одно сообщение — одна задача». Это означает, что обсуждение ведется в тредах, в комментариях к родительскому сообщению.

Чтобы исключить путаницу, нужно заранее прописать и структуру самого проекта. Предположим, что в психологическом курсе, который мы взяли в качестве примера, 10 уроков. Их следует пронумеровать, а при постановке задачи указывать соответствующее число, тип контента и суть задачи.

Пример сообщения: «03. Подкаст. Плохо записался звук, присутствует какой-то фоновый шум. Посмотрите, можно ли с этим что-то сделать».

В тексте сообщения есть номер урока, тип контента, в котором обнаружена проблема, и краткая суть запроса.

Если курс большой и разделен на модули, внутри которых есть свой набор уроков, можно использовать двойную нумерацию. Первой цифрой в ней обозначается модуль, а второй — урок.

Пример сообщения: «2.3. Видео. Обложка отличается от остальных, много фонового шума. Предлагаю сделать ее немного легче». Из этого сообщения ясно, что проблема обнаружена в видео, которое записано для второго модуля и третьего урока.

Также можно указывать название модуля + номер урока.

Пример сообщения: «”Самооценка”/4. Текст. Сделайте, пожалуйста, еще раз вычитку текста, психолог правил несколько абзацев уже после утверждения». Здесь задача касается текста, который находится в четвертом уроке модуля «Самооценка».

На больших проектах даже короткая, но регулярная переписка отнимает слишком много времени. Вот еще несколько советов, чтобы этого избежать:

Выше мы приводили пример того, как может выглядеть переписка при постановке конкретной задачи. С дополнительными инструментами она станет еще короче.

Чтобы сделать выделенное пространство для обучения внутри корпоративного мессенджера, достаточно использовать функцию гостевого доступа. С ее помощью можно в одном месте объединить учеников, преподавателей, кураторов и техническую поддержку.

У гостевого доступа есть ряд плюсов:

В корпоративном мессенджере можно применять чат-боты, которые уже используются в обучении. Они автоматизируют рутинные задачи и повышают вовлеченность пользователей:

Итак, чтобы настроить эффективное взаимодействие внутри команды и с клиентами, нужно:

Попробовать, как работают эти советы в Compass, можно бесплатно. Тарифы для инфобиз-команд, в которых больше 10 пользователей, имеют тестовый период длительностью 30 дней.