Как сэкономить деньги на стикерах и научить своих сотрудников выполнять работу эффективно и в срок

Добрый день! На связи компания INVO Group. Мы занимаемся внедрением облачных решений для автоматизации малого и среднего бизнеса и на данный момент являемся официальным золотым партнером компании Битрикс24.

Вы поставили сотруднику задание, а он его не выполнил. Хочется заламывать руки и сотрясать воздух следующими вопросами:

— И кто виноват, а?

— Почему только сейчас проснулся?

— Ждал, пока поздно будет пить минералку в бутылке цвета Georgian Green?

— И что делать будем? Вариант про частичный стриптиз и бег не предлагать.

Пример для наглядности: через пару месяцев ваша компания запускает крупномасштабную акцию. Сотрудники получают задания и приступают к работе. Все вроде бы идет по плану, но ближе к дню Х выясняется, что:

— копирайтер не может разместить новость на сайте, поскольку отдел продаж не предоставил список магазинов, где товары будут в наличии к старту акции;

— отдел продаж не сделал рассылку с анонсом по базе клиентов, так как не получил от маркетолога web-баннер и т. д.

У вас тоже периодически случается нечто подобное?

Мы тоже сначала погрязли в сотнях небольших задач, но благодаря одному знакомству наша жизнь круто изменилась. С кем? Если точнее, то с чем! Речь идет о системе Канбан, где визуализируется рабочий процесс и уменьшается количество одновременно выполняемых задач.

Можно, например, повесить большую доску и клеить на нее разноцветные стикеры с задачами. А если таких бумажек будет больше 200 или одна из них случайно куда-то задевается?

На помощь приходит современная виртуальная доска! Именно такой Канбан 85 уровня есть в CRM-системе Битрикс 24. Это практически человек-оркестр, который самостоятельно:

а) ставит сроки

Согласитесь, удобно видеть что необходимо сделать именно сегодня, а какие задачи выполняются в течение недели или месяца. Например, сотрудник распределил их следующим образом:

Ничего сверхъестественного делать не надо, просто перетягивать карточку в нужный столбец.

Кстати, в этот процесс можно добавить нотку автоматизации. Итак, вы призываете себе на помощь роботов! Оптимус Прайм вряд ли бы смог тут что-то сделать, а вот роботам Битрикс24 эта задача как раз по плечу.

Например, когда задача по подготовке статьи переходит в стадию «Процесс написания», то ей автоматически присваивается Наблюдатель (например, руководитель отдела) и ставится срок (пусть в распоряжении сотрудника будет 3 часа на то, чтобы создать шедевр).

А если информация так и не была собрана к нужному сроку, то задача будет автоматически возвращена на предыдущий этап.

б) контролирует ход выполнения заданий

Вы получаете уведомление о каждом действии, совершенном в карточке. Допустим, у сотрудника появился вопрос, без ответа на который поставленную задачу никак не решить. А еще он мог подгрузить к комментарию файл/ссылку на проделанную работу.

Кстати, если задача переходит в разряд просроченных, то на ней появляется красная отметка. Можно настроить так, чтобы система незадолго до дедлайна автоматически отправляла соответствующие уведомления сотрудникам. Например, «Вася, Родина тебя не забудет, так что доделай наконец-то ТЗ для клиента ИП Пупкин И.И.».

Это, конечно, не черная метка, которую незадолго до своей смерти получил старый пират Билли Бонс из произведения «Остров сокровищ», но однозначно поможет не забыть выполнить задание.

Допустим, вы хотите, чтобы на сайте компании появилась серия публикаций о сотрудниках, занятых на производстве. Один человек готовит подробный контент-план, предоставляет его на согласование, пишет тексты и потом размещает готовые статьи на портале.

В процессе задействован еще один сотрудник, который в нужный момент примерит на себя роль Шарика из Простоквашино пойдет на фотоохоту. Так вот, Канбан переместит эту задачу на него после согласования контент-плана. Так можно раз и навсегда забыть про «Все вокруг плохие, ничего не сделали, а у меня работа из-за этого встала».

Как это настраивается? Для начала необходимо создать цепочку задач. Или даже пирамиду (вспомните эту структуру по Маслоу, когда высшие потребности не могут быть реализованы, пока не закрыт вопрос на уровнях пониже).

Итак, делаем основную задачу (мощную, разумеется!).

Когда она будет считаться завершенной? Зададим такое условие: когда будут закрыты все предшествующие.

Если эту мощную задачу нужно выполнять регулярно, то это условие тоже можно прописать при ее создании.

Большой Брат следит за вами! Разумеется, руководитель всегда будет видеть все задачи подчиненных. Также он может вводить в курс дела еще людей, назначая их наблюдателями.

Есть еще одна полезная опция — добавить соисполнителей. Да, они тоже должны взять на себя определенный участок работ, однако ответственность за выполнение задачи несет именно исполнитель.

А как еще можно наглядно понять, что вы и ваши сотрудники молодцы? В роли бальзама на душу выступает Реестр выполненных задач, где наглядно отображаются результаты упорной работы. Кстати, все записи заносятся сюда автоматически!

Смотреть на этот отчет или вычеркивать ручкой сделанные задания в ежедневнике — и то, и другое приносит одинаковое удовольствие. Вот только записи в системе нельзя забыть в другой сумке, потерять или запутаться в собственной системе сокращений.

Что еще удобно:

— для каждого столбца можно определить свой цвет, что дает +1 к наглядности;

— создавать задачу можно прямо в Канбане, выбирая нужный столбец;

— чтобы облегчить себе поиск конкретной задачи, можно воспользоваться фильтром. Например, выбираем все задачи, которые сейчас находятся в статусе «Ждет выполнения». Еще можно использовать тег, чтобы посмотреть схожие задачи.

Кстати, специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют группировать связанные задачи, чтобы максимально сосредоточенно делать несколько дел одновременно. Сплошная польза!

В компании INVO Group один только отдел маркетинга, состоящий из четырех человек, ежемесячно закрывает от 600 до 900 задач. Это ежедневно примерно по 10 новых задач на каждого. Мы используем 56 роботов для оптимизации рабочего процесса и 6 автоматизированных отчетов.

Когда рабочий процесс прозрачен как слеза и отлажен словно швейцарские часы, то и результаты не заставляют себя долго ждать. Если вы пробовали внедрить у себя что-то похожее, то поделитесь этим в комментариях!