Как выбрать СЭД? Несколько простых шагов, чтобы оценить контрагента

Мы хотели написать шпаргалку о том, как не облажаться в выборе поставщика системы электронного документооборота. Но получились вполне универсальные советы, по которым можно оценивать любого потенциального поставщика решений и услуг.

Некоторые критерии очевидны, но мы старались, чтобы вы ничего не забыли😊

Совокупная стоимость приобретаемой̆ системы – это практически всегда один из самых важных критериев выбора, даже для компаний с хорошими финансовыми возможностями. Важна не стоимость покупки, а именно совокупная стоимость владения или пользования. Сразу оговоримся, приобретение системы электронного документооборота в собственность и ее локальное развертывание, по нашему мнению, уходит в прошлое. Сейчас такая модель может быть актуальна только для компаний со специфическими запросами. Но хозяин-барин.

Таблица 1 – Совокупная стоимость владения СЭД для 2х вариантов приобретения

Заполнив эту таблицу, можно легко рассчитать необходимые траты. Обратите внимание, что в модели SaaS расходы более прозрачные и понятные.

Эти факторы вполне могут являться основными при выборе СЭД. Но оценить компетенции будущего партнера еще до начала работы не всегда представляется возможным. Поэтому предлагаем список параметров, на которые обязательно нужно обратить внимание, чтобы минимизировать риск.

· Сайт. Жесткое правило: у ИТ компании не должно быть плохого сайта. Если они не смогли сделать удобным сайт, какова вероятность, что будет комфортно работать с их продуктом? Компании с сайтами-страницами должны настораживать. Серьезные компании инвестируют в сайт время и ресурсы. Необходимо внимательно изучить разделы «предлагаемые услуги» и «клиенты и реализованные проекты». Компании, которые оказывают квалифицированные услуги, смело рассказывают о своих кейсах. Если этого нет, то либо компании нечего показать, либо они целенаправленно скрывают эту информацию.

· Компания сама производит СЭД или просто продает? Считается, что разработчики собственного продукта имеют более высокую компетенцию, чем компании-партнеры. А значит, скорость реализации проекта и реакции на запросы клиентов будет выше. Также компания-разработчик более заинтересована в успешной реализации своего продукта. Поэтому, если есть возможность, желательно вести переговоры о проекте напрямую с разработчиком. Если же разработчик рекомендует компанию-партнера, то нужно обязательно просить от разработчика гарантийный или авторский надзор за вашим проектом. Это позволит существенно минимизировать риски.

· Насколько узкоспециализирована компания? Реалии таковы, что оставаться профессионалами и поддерживать высокую компетенцию во всех сферах стало почти невозможно. Поэтому, если у компании много разных направлений работы, узнайте подробнее, кто будет заниматься именно вашим проектом. Желательно, чтобы они имели соответствующий опыт и могли быть постоянно закреплены за вашим проектом.

· Имеются ли у компании готовые конфигурации? Гораздо эффективнее и выгоднее работать с компанией, у которой имеется опыт внедрения СЭД и готовые конфигурации. То есть, компании не понадобится создавать систему под каждого клиента отдельно, а значит, её услуги обойдутся дешевле.

· Где находится компания? Важный критерий, который будет влиять как на стоимость проекта, так и на скорость реагирования на запросы, особенно если СЭД устанавливается локально. Также нужно принимать во внимание, что после завершения проекта следует этап сопровождения. Часто количество дополнительных доработок и изменений на этапе сопровождения может быть не меньше, чем на этапе внедрения. Поэтому желательно, чтобы компания, которая будет внедрять СЭД, была недалеко от вас. Если СЭД внедряется по модели SAAS, то влияние географического фактора становиться меньше.

· Как осуществляется техническая поддержка?

Как было сказано выше, после закрытия проекта жизнь СЭД не заканчивается, а только начинается. Поверьте, даже если вам кажется, что система установлена и все идет как по маслу, автоматизированная служба поддержки избавит вас от многих головных болей в будущем. Попросите продемонстрировать как работает служба технической поддержки, какие есть виды услуг и их стоимость, как обрабатываются заявки. Хорошо, если все взаимодействие с клиентами у компании-поставщика автоматизировано и прозрачно: то есть имеется инструмент, позволяющий оперативно решать все возникающие рабочие вопросы, видеть историю, отслеживать статус вашего обращения и т.д.

· Какие отзывы? Пожалуй, самый коварный критерий, но без него сейчас никуда. Ориентируйтесь на клиентов, работающих с компанией от года и более – они уже прошли весь путь от выбора, установки до обкатки системы, что может сэкономить вам время и деньги. Если на сайте компании нет клиентов и отзывов или есть основания им не доверять, запросите их напрямую у менеджера, который общается с вами. Если компания надежная, ему не составит труда их предоставить. Если он настоятельно отказывается, то еще раз подумайте, стоит ли игра свеч. Если есть возможность пообщаться напрямую с кем-то из текущих клиентов компании, постарайтесь задавать максимально конкретные вопросы: почему выбрали именно эту СЭД, сравнивали ли с конкурентами, оправдались ли ожидания от системы в техническом и функциональном плане, потребовались ли дополнительные затраты. При этом учитывайте, какой специалист отвечает на заданные вопросы: у руководителя компании, сотрудника ИТ-департамента и канцелярии может быть разное видение. Если есть возможность, желательно переговорить со всеми причастными к проекту.

Опытные и профессиональные компании, которые уверены в своих возможностях, могут осуществить внедрение проекта за короткие сроки, поскольку в случае возникновения каких-либо рисков всегда смогут выделить дополнительные квалифицированные ресурсы. Обычно это от нескольких недель до нескольких месяцев. Чем подробнее вы обговорите все нюансы с поставщиком услуги, тем лучше.

Банально, но, прежде чем подбирать компанию для внедрения СЭД, необходимо определиться, какие процессы должны быть автоматизированы в результате проекта. Это могут быть: канцелярия (входящие, исходящие, служебные записки, отчеты), процессы согласования договоров, организационно-распорядительные документы (приказы, поручения и т.д.), кадровый документооборот, автоматизация заседания коллегиальных органов и другие. Сравниваем это с тем, что предлагает поставщик СЭД.

Затем важно сформировать рабочую группу и разграничить внутри её зоны ответственности: функциональные требования определяют будущие бизнес-пользователи СЭД, технические требования определяют ИТ специалисты. Важно прописать все функции, техническое задание и протестировать это до заключения договора. Задача менеджера проекта свести все требования в одно техническое задание на внедрение СЭД. Такое разграничение позволит повысить ответственность сотрудников и избежать нагромождения дорогостоящих функций, которые в итоге не будут полезны в вашей работе. Конечно, на практике у потенциальных поставщиков уже имеются готовые шаблоны функциональных и технических требований. Можно их использовать, но обязательно требовать согласования соответствующих разделов ответственными лицами.

Протестируйте работу системы на 1-3 процессах. Имея планируемый̆ объем работ, попробуйте договориться с поставщиком услуг внедрить пилотный запуск системы на самых востребованных процессах. Компании, имеющие ресурсы и настроенные на долгосрочные отношения, не откажутся от возможности продемонстрировать преимущества и функционал предлагаемого решения. А вы получите наглядный пример того, как все будет работать, и опыт взаимодействия с поставщиком. Срок, запрошенный̆ поставщиком на пилотную автоматизацию, также даст представление о возможных сроках всего проекта. Рекомендуем предоставить несколько измененных сценариев настроек и попросить провести конфигурацию в процессе демонстрации.