Система электронного документооборота: виды, преимущества, недостатки

Бумажный документооборот становится слишком убыточным и громоздким на фоне всеобщей цифровизации. Сейчас гораздо проще вести бизнес в ноутбуке или смартфоне, а не тягать за собой папки с документами. Поэтому все больше компаний переходят на системы электронного документооборота. По мере своей деятельности я тоже перевел фирму на ЭДО, внедрив систему автоматизации бизнеса. Сегодня я расскажу, что она из себя представляет, каким обладаем функционалом, каковы ее плюсы и минусы.

Система электронного документооборота (СЭД) ― это программа, входящая в комплекс систем по автоматизации бизнеса. Она устанавливается на сервер компании или к ней в облаке подключаются ПК сотрудников фирмы, работающих с документами. Обмен данными происходит по внутренней сети. Руководитель видит процесс, этапы выполнения задач, может предоставлять доступ новым сотрудникам.

Для установки коробочной версии системы автоматизации бизнеса потребуется компьютер с установленной серверной версией Windows. Заплатив один раз полную цену, клиент становится бессрочным владельцем системы. Информация компании хранится на собственном сервере, а не у сторонних лиц.

Интеграция системы электронного документооборота облачного типа работает на штатных компьютерах фирмы. Доступ предоставляется по сети через браузер. Каждый подключенный пользователь получает свой уникальный логин и пароль для идентификации. Работать с документами можно из офиса, дома, машины и т. д.

По моему мнению, коробочный вариант лучше для крупной компании, у которой уже есть свой сервер. Тогда внедрение будет не таким дорогим. Облачная версия хороша для начинающего бизнеса, небольших фирм. Ничего покупать не требуется, можно обходиться своими портативными устройствами (планшетами, смартфонами, ноутбуками, ПК). Платить нужно только за подключенных сотрудников.

Классификация видов систем электронного документооборота разнообразна. Это могут быть электронные архивы с базами данных, коллаборационные системы, программы со встроенными CRM. Workflow-средства тоже относятся к СЭД. Они предоставляют защищенное пространство для групповой работы с документами. Содержат четкие алгоритмы. Еще существует ряд других отличий.

По категориям документации

Система автоматизации бизнеса с электронным документооборотом может быть для обращения только внутренней документации или еще и внешней. В первом случае при помощи ЭДО составляют и обрабатывают:

технические документы (инструкции по изготовлению, технические условия, внутренние нормативы);
бухгалтерские документы (распоряжения о премии, начислении зарплаты, внутренние расчеты, инвойсы, справки);
складские (отгрузка и поступление товара на склад, перевод на другое место хранения, классификация товара);
архивные (каталоги, реестры, внутренние классификаторы);
производственные (наряды, правила, инструкции по технике безопасности).

Если подключен внешний ЭДО, можно отправлять документы в налоговую для проверки, выставлять счета на оплату поставщикам, заключать договора с другими фирмами. Для этого необходим софт, а также подключение к оператору ЭДО. Последний обеспечивает связь с внешними контрагентами. Документы не нужно скачивать и пересылать обычной электронной почтой ― все происходит внутри одной программы.

Но на мой взгляд, внешний электронный документооборот еще имеет ряд пробелов в России. Среди них ― разные программные и технические инструменты операторов, что создает трудности в обработке сторонних файлов. А вот внутренний ЭДО хорошо отлажен, позволяет экономить время и деньги.

По степени автоматизации

Ручной электронный документооборот дает лишь инструменты для создания документов. Все действия приходится выполнять пользователю. СЭД позволяет часть рутинной работы передать программе, которая все сделает сама (заполнение форм документов по шаблонам, автоматический старт задачи по обработке документа после завершения предыдущего этапа). Это еще больше экономит время, позволяет обходиться меньшими человеческими ресурсами.

Хорошая система автоматизации бизнеса должна обладать следующими функциями:

Создание документа. Имеет все необходимое для создания стандартных документов. В память уже заложены основные шаблоны, чтобы сэкономить время при заполнении. Есть возможность разработки нового документа, если в этом будет необходимость.
Обмен файлами. Использует внутреннюю сеть компании или интернет для передачи документации. Процесс происходит с шифрованием, поэтому перехват и утечка коммерческой тайны исключены.
Архивирование. Сохраняет отработанные документы в архиве, автоматически присваивая им уникальный номер, помещая в каталоге в нужный раздел.
Поиск. Умеет сортировать результаты по разным фильтрам, чтобы быстро найти документ по фамилии автора, дате создания, теме, другим факторам.
Управление доступом. Имеет разные уровни доступа, чтобы сотрудники видели только те документы, которые относятся к их сфере деятельности. Это дополнительно защищает внутреннюю информацию, позволяет точно идентифицировать автора документа. Помогает видеть, кто вносил правки.
Анализ. По итогам недели, месяца, квартала формирует отчет для руководителя, показывает количество выполненных и просроченных задач. Это помогает увидеть эффективность команды, отдельных сотрудников. На основании анализа можно перераспределить нагрузку, если через кого-то проходит больше документов и это тормозит процесс.
Органайзер. Сообщает о поступлении новых документов. Напоминает о необходимости согласования, предоставления ответа, приближения окончания срока обработки. Это помогает вовремя вносить правки, отвечать.

Среди плюсов внедрения системы автоматизации бизнеса:

Экономия времени. Для передачи документов из отдела в отдел не требуются люди. Получатель в удаленном офисе видит файл спустя пару секунд после отправки. Можно командно работать над текстом, находясь в разных местах. Не нужно ждать важного документа от дочернего филиала.
Экономия средств. Отпадает необходимость в бумаге, принтерах, тонерах, скрепках, папках. Снижаются затраты на почтовые услуги, курьерские службы.
Защищенность. Архив не сгорит, документы не намокнут, их не повредят. Доступ строго регламентируется по уровням, поэтому даже имея пароль, сотрудник не увидит файлы, которые ему не положено.
Снижение количества ошибок. Программа сама заполняет некоторые поля или сигнализирует, что они остались пустыми. Не тратится время на исправление ошибок, повторную пересылку.
Контроль. Руководитель видит всю документацию, кто работает над файлами сейчас. Это помогает оценивать производительность, вовремя вносить организационные коррективы.
Удобство. Интерфейс СЭД простой, похож на почтового агента. На освоение уходит пару часов. Спустя неделю фирма использует его, как будто он всегда и был. Вся документация хранится в электронном архиве, не занимая комнату. Не нужны стеллажи.

Удобно, что при редактировании файла сохраняются все версии. При необходимости можно восстановить любую. В случае облачной СЭД сотрудники смогут работать удаленно.

Минусы СЭД незначительные. Поначалу непривычно пользоваться софтом. Придется объяснить команде, зачем это нужно. Чтобы не потерять всю документацию из-за системного сбоя, потребуется резервное копирование данных с сохранением на другой диск.

Я изучил несколько СЭД, опробовав их на своем бизнесе. Среди самых распространенных:

Директум. ЕСМ-система позволяет обрабатывать документы и долговременно хранить их. Функционал предоставляется через web-сервис. К облаку можно подключить от 50 до 200 пользователей. Компания предлагает 4 вида базовых лицензий, но цены мне не понравились.
СЭД Дело. Позволяет создавать документы, выстраивать маршруты отправки, контролировать исполнение поручений. Интерфейс простой, система легко масштабируется, но цены на коробочные версии заоблачные.
A2B. Программа есть как в облачном варианте, так и коробочная. Интерфейс простой, администрирование возможно собственными силами. Коробочную версию можно кастомизировать под узкие нужды. Просто задаются уровни доступа и маршруты. Можно сочетать с CRM, чтобы настроить воронки продаж, автоматическую рассылку. Первоначальная интеграция занимает около часа. Больше всего понравилось соотношение цены к количеству функций.

Поэтому свой выбор остановил на СЭД A2B. Разработчик помогает все правильно настроить, перенести базы данных, выстроить оргструктуру. К нему всегда можно обратиться для доработки продукта под свои потребности.

Система электронного документооборота: виды, преимущества, недостатки

Что такое система электронного документооборота (СЭД)

Виды СЭД

Функционал СЭД

Преимущества

Недостатки

Пример систем