5 правил разработки и оформления технической документации

Ведение технической документации является неотъемлемой частью управления любым цифровым продуктом. Вопрос о написании такого руководства пользователя особенно актуален при выпуске продукта на рынок.

Техническая документация - это форма письменного общения, содержащая информацию о продукте, процессе или услуге. В то же время ее основная цель: сформулировать функцию конкретной системы как можно более лаконично, чтобы донести ее до пользователя. По этой причине обычно речь идет о различных типах инструкций, таких как руководство пользователя, инструкция по установке и устранению неполадок и т.д.

Будьте максимально внимательны! Такие документы могут либо укрепить Ваш бренд, либо нанести ему непоправимый ущерб.

Другими словами, если руководство не выполняет свою основную функцию и пользователь не может найти в нем необходимую информацию, он начинает искать более подходящую альтернативу. Поэтому, если Вы, как предприниматель, хотите выстроить доверительные отношения со своей целевой аудиторией и хотите завоевать доверие к своему продукту, то Вам необходимо начать с создания подробной и максимально информативной технической документации.

Учитывая специфику IT-рынка, эти документы должны быть оформлены онлайн в виде специальной вкладки на корпоративном сайте компании или на страницах саппорта (что, кстати, является отличным средством повышения эффективности SEO!).

1. Лаконичный язык и четкая структура. Текст должен быть составлен четко и логично. Для этого рекомендуется использовать общепринятые языковые стандарты и избегать громоздких предложений.

2. Корпоративный дизайн. Учитывая, что информация лучше воспринимается с визуальным оформлением, уделите особое внимание уникальному корпоративному дизайну. Обязательно включите логотип и корпоративные цвета в свои документы. Успешный бизнес ассоциируется с высокой узнаваемостью личного бренда.

3. Удобство пользователя. Всегда помните о конечном пользователе вашего руководства. Как организовать документы в структурированном и удобном виде для чтения? И именно здесь вам помогут интерактивные элементы: добавляйте больше гиперссылок и поисковых фильтров в своей документации. В то же время всегда старайтесь поставить себя на место своих клиентов и задайте себе вопрос: что нужно добавить в документ, чтобы максимально упростить процесс поиска интересующей вас информации?

4. Регулярные обновления. Не забывайте об оперативном внесении обновлений. Вся информация, которую вы включаете в техническую документацию, должна быть наглядно объяснена с помощью примеров. Но что еще более важно, она должна быть максимально правдивой и соответствовать действительности!

При прочтении этой статьи у вас может возникнуть вопрос: какому плану я должен следовать, чтобы написать действительно полезное руководство пользователя? Не стоит беспокоиться, сейчас мы вам в этом поможем!

Шаг 1. Определите сферу применения и свою целевую аудиторию

Как вы видите свои будущие документы? Постарайтесь сформулировать уровень и параметры необходимой технической части. Для этого вы можете, например, провести исследования внутри вашей компании и связаться с командой разработчиков. Поверьте, вам не найти лучшего помощника в этом деле, чем ваш профессиональный сотрудник.

Будет лучше, если ваше руководство будет содержать следующую информацию:

Шаг 2. Приготовьтесь к творческому процессу и начните создавать документы

Следующим шагом будет разработка логичной структуры, ориентированной на клиента. Поэтому, прежде чем переходить к содержанию, сначала подумайте о том, как будет представлена информация. Важно отметить 2 основных момента: дизайн страницы и навигация.

Подумайте, какие визуальные инструменты (диаграммы, скриншоты, видео) вы сможете использовать для дополнения информации. Также рекомендуется использовать заголовки, подзаголовки и списки.

Остальные правила оформления технической документации читайте на нашем блоге на сайте: https://www.redmineup.com/pages/ru/blog/what-you-should-consider-in-your-technical-documentation.

Там же Вы сможете воспользоваться нашим бесплатным шаблоном и создать свое собственное руководство пользователя!