В компаниях с большим автопарком бухгалтеры, ответственные за оплату парковки, тратят много времени на рутинные действия. Подготовить авансовые отчеты, выдать наличные, собрать чеки у водителей, оплатить штрафы — в таком потоке задач легко утонуть и упустить что-то важное.
Как упростить работу бухгалтеров и начать экономить десятки часов их рабочего времени, рассказываем в статье.
У компаний нередко бывают трудности с организацией оплаты парковок и сбором отчетных документов. Избавиться от них можно двумя способами. Во-первых, можно нанять отдельного сотрудника, который будет заниматься исключительно парковками и штрафами. Но нужно понимать, что его, скорее всего, будет сложно привлечь к выполнению других задач, а еще из-за рутины он может быстро выгореть и потерять интерес к работе.
Во-вторых, можно автоматизировать все процессы, связанные с парковкой. Придется потратить время на выбор подходящего решения, зато это позволит высвободить время для других проектов и улучшения работы бухгалтерии в целом.
Для начала важно понять, какой инструмент закроет все потребности компании. Вот какие вопросы стоит себе задать:
- Сколько денег компания готова потратить на подключение системы автоматизации?
- Нужно ли будет привлекать сторонних специалистов на первых этапах работы?
- Какой функционал обязательно должен быть у решения: только оплата парковок, или еще и оплата штрафов и проезда по платным дорогам?
- Каким должен быть интерфейс? Есть ли время на то, чтобы разбираться в особенностях системы и обучать сотрудников?
Разберем все пункты на примере сервиса «Паркоматика». С его помощью юрлица могут оплачивать парковку по факту с единого корпоративного счета. Процесс занимает всего несколько минут, а бухгалтерам не нужно готовить авансовые отчеты и собирать чеки у водителей. Помимо этого сервис позволяет:
- Отслеживать все парковочные сессии в личном кабинете и устанавливать лимиты на траты.
- Оплачивать штрафы и платные дороги с того же счета, что и парковки.
- Готовить первичные и закрывающие документы и моментально выгружать их в Excel.
- Мгновенно получать детальные отчеты для анализа затрат на парковку.
К сервису можно обращаться с любых устройств — компьютера, планшета, телефона, а при возникновении каких-либо вопросов можно всегда обратиться в техподдержку. К тому же, с программой можно начинать работать сразу после подписания договора с поставщиком: не нужно ни покупать дорогое оборудование, ни тратить ресурсы на внедрение. Интерфейс интуитивно понятный: обучать сотрудников не потребуется.
Как работать с «Паркоматикой»
Компания регистрируется в системе — самостоятельно онлайн или с помощью менеджера, и получает доступ в личный кабинет. Бухгалтер заходит в систему, загружает данные автомобилей и водителей — это можно сделать вручную и автоматически, через Excel. При необходимости можно пополнить корпоративный счет, с которого будет оплачиваться парковка. Но счета можно оплачивать и по факту в конце месяца.
Водители в свою очередь получают доступ к мобильному приложению, где они могут запускать, продлевать и прекращать парковочные сессии в два клика. Им не придется искать паркомат или отправлять СМС. Бухгалтер видит все парковочные сессии и расходы на них в одном интерфейсе. В конце месяца он оплачивает всего один счет и выгружает отчет. Сервис работает «в белую», все документы подходят для сдачи в налоговую.
В результате сотрудники тратят не больше 15 минут на все операции, связанные с платными парковками.
Бухгалтерия экономит десятки часов рабочего времени в месяц.
Компания же тратит значительно меньше денег на парковку за счет своевременной оплаты сессий и уменьшения количества штрафов.