Kanban-доска: как съесть слона по кусочкам
Любую сложную задачу легче и удобнее выполнять, если разбить ее на более мелкие шаги. Но когда эти действия зависят от разных сотрудников, у каждого этапа есть определенные сроки, нужно контролировать выполнение, а в работе несколько масштабных задач одновременно, необходима понятная система организации всех процессов. Благо, ее давно придумали :)
Kanban-доска — это инструмент для визуализации работы проекта. На ней отображаются этапы, карточки с задачами, основная информация по процессу выполнения. Иными словами, все нужные задачи собраны в одном месте и в определенном порядке.
Таким образом, благодаря Kanban-доске можно:
- определить объемы работы
- визуализировать структуру проекта
- отследить прогресс выполнения любой задачи
- планировать сроки
- прогнозировать результаты
- выявлять "слабые места" проекта
- синхронизировать работу разных сотрудников и отделов
Почему в Zetep используется Kanban-доска?
В системе представлены разные форматы работы с задачами: список, дорожная карта, спринты, релизы, но фаворитом пользователей остается именно доска с карточками. И на это есть свои причины:
- Kanban — универсальный инструмент. Он помогает упорядочить процессы в проектах любого масштаба и подходит для всех направлений деятельности.
- Понятная структура. Все этапы и задачи находятся перед глазами, а значит, легко ориентироваться в происходящих изменениях. И ни одна задача не потеряется :)
- Гибкое управление. Когда есть визуальное представление текущих процессов, контролировать работу сотрудников и проекта в целом намного проще. Это позволяет отладить целые алгоритмы действий и найти возможности для оптимизации.
- Повышение эффективности. Использование Kanban-доски ускоряет многие процессы и позволяет команде поддерживать единый темп работы, подстраиваясь под коллег.
- Оптимальное планирование. У каждой задачи есть приоритет, сроки и другие данные, которые помогают прогнозировать текущую загруженность сотрудников и дальнейшие шаги в развитии проекта.
И это только несколько основных причин, список можно продолжать бесконечно.
Благодаря своей простоте и эффективности Kanban-доска легла в основу многих приложений и сервисов для ведения задач. Ведь грамотная организация работы — это уже половина успеха.
Сам по себе этот инструмент визуализации уже достаточно удобный. Но всегда можно что-то улучшить и еще сильнее упростить себе жизнь :)
Возможности работы с Kanban-доской в Zetep
Одно дело — перепробовать с десяток сервисов, чтобы найти подходящую модификацию нужного инструмента. И совсем другое — иметь возможность настроить все под себя.
Разработчики Zetep постарались дать пользователям максимум "свободы творчества" в применении доски. Поэтому помимо базовых функций создания и перемещения задач вы можете:
- Создать собственную структуру проекта. Редактируйте имеющиеся колонки, меняйте их местами, добавляйте свои и устанавливайте этапы по умолчанию в настройках проекта.
- Выстроить автоматический путь задачи. Укажите в настройках необходимые условия, чтобы не отвлекаться на перемещение карточки задачи в следующий этап. Особенно полезно для тех, кто работает над задачей с другими исполнителями и забывает передавать ее дальше.
- Наладить свою "систему оформления" задач. Создавайте неограниченное количество приоритетов, тегов и типов задач, редактируйте их по своему вкусу. Это внесет больше деталей в рабочие процессы. А чем быстрее можно выяснить нужные данные, тем лучше концентрация на работе и выше продуктивность.
- Установить индивидуальные настройки отображения. Настраивайте ширину колонок, внешний вид карточек задач и цвет фона проекта под свои предпочтения. Как будет выглядеть "рабочее место" — решать вам. Кстати, комфортное оформление дает плюс к настроению и мотивации.
- Оперативно реагировать на просроченные задачи. Отслеживайте задачи с красной рамкой — ваши дедлайны в буквальном смысле горят и это видят все участники проекта :)
- Грамотно рассчитывать свои силы и планировать время. В превью отображается оценка задачи (количество часов на ее выполнение). Старайтесь уложиться в эти сроки: если затянете с выполнением, окно учета времени будет "краснеть за вас". Но зато такие случаи дают почву для анализа и поиска более удачных решений в планировании.
- Контролировать рабочее время. В карточке каждой задачи указано количество часов, потраченных на ее выполнение. Не отвлекайте коллег и сотрудников лишними вопросами — все прозрачно отображено на доске.
- Экономить время на поиск нужных задач. Если карточек на доске очень много и их тяжело найти "вручную", используйте фильтр. Благодаря множеству параметров и условий можно найти определенные задачи буквально за несколько кликов.
Эти и множество других функций Zetep для эффективного управления проектами можно попробовать и оценить в течение бесплатного пробного периода — 30 дней.