Электронная подпись: что собой представляет и как работает?

В век цифровых технологий, когда жизнь ускорилась в разы, мы стараемся экономить свой главный ресурс – время. Именно поэтому рукописная подпись со всеми ее неудобствами уходит в прошлое, уступая место более современному способу подписывать документы быстро и безопасно – с помощью электронной подписи (ЭП). В данной статье мы постараемся провести краткий обзор и рассказать:

• Что такое электронная подпись?
• Какие виды и носители ЭП существуют в России?
• Кому и в каких случаях она пригодится?
• Как ее оформить?

Представьте, что вы самозанятый дизайнер. Вам нужно подписать договор с новым заказчиком, только вот вы находитесь в Москве, а он – во Владивостоке. Мало того, что вам нужно вычитать и распечатать договор, потратив собственную бумагу и краску для принтера, так еще и каким-то образом отправить его на подписание во Владивосток. Электронная подпись (ЭП) была создана как раз для того, чтобы подписание документов из сложного и трудоемкого процесса превратилось в минутное дело.

Если говорить простым языком, то электронная подпись – это цифровой аналог рукописной подписи, который позволяет подписывать документы в электронном виде.

Российским законодательством предусмотрены простая и усиленные ЭП. Давайте последовательно разберемся с каждой из них.

• Простая электронная подпись (ПЭП)

ПЭП, как и следует из названия, – самый простой вид подписи, с которым все мы сталкиваемся практически каждый день, порой даже не задумываясь об этом. Вспомните, когда вы в последний раз ставили галочку в графе согласия на обработку персональных данных, вводили код из СМС или логин-пароль для входа в приложение онлайн-банка? Вчера? Сегодня? В каждый из этих моментов вы становитесь пользователем электронной подписи. Однако возможности ПЭП ограничены:

• Ей нельзя подписать большинство значимых документов;
• Она не позволяет точно определить подписанта;
• Она не гарантирует неизменность документа в одностороннем порядке после его подписания.

ПЭП слабо защищена от мошеннических действий и совсем не подходит для подписания важных документов.

• Усиленные электронные подписи (КЭП и НЭП)

Рассмотрим сначала сходства, а затем отличия. Усиленные виды электронной подписи создаются благодаря применению средств криптографической защиты информации (СКЗИ). Система использует две уникальные последовательности знаков, связанных между собой: открытый и закрытый ключи. Второй доступен исключительно владельцу. Шифрование документов, подписываемых пользователем, происходит как раз за счет закрытого ключа. А открытый отражается в сертификате, который выпускается удостоверяющим центром. Такой ключ находится в доступе для всех, с кем владелец электронной подписи обменивается документами. Оба ключа математически связаны между собой. Электронная подпись создается закрытым ключом, а благодаря их математической связи – открытым ключом можно проверить подлинность созданной ЭП.

Изучим детальнее каждый вид усиленной ЭП

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП или просто КЭП) – вид подписи, к которому предъявляются самые строгие законодательные требования. Именно КЭП понадобится вам для самых серьезных документов, например, при регистрации права собственности на недвижимость в Росреестре. Среди других примеров применения КЭП:

• Заключение кредитного или ипотечного договора в банке;
• Подача документов в налоговую (ФНС);
• Подача документов в судебные органы.

Получить КЭП можно только лично: при прохождении процедуры очной идентификации представителем удостоверяющего центра. К удостоверяющему центру в случае с КЭП тоже предъявляются особенные требования: он должен пройти правительственную комиссию и получить аккредитацию в Министерстве цифрового развития.

В ряде случаев без КЭП вам не обойтись, но для всех остальных есть и более простой в получении, но не менее надежный вид электронной подписи, который лучше подойдет для нашего с вами самозанятого дизайнера.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП или просто НЭП) – золотая середина среди всех трех видов ЭП. Требования регулятора к ней мягче, надежность по-прежнему высокая, а применять ее можно почти для всех значимых документов за исключением регистрации новых юридических лиц, сделок с занесением в государственные реестры и подписания счетов-фактур.

Сегодня НЭП – универсальный инструмент для подписания документов физическими и юридическими лицами, а также самозанятыми. С помощью нее можно:

• Подписать договор на оказание услуг с самозанятым или ИП;
• Заключить трудовой договор;
• Вести кадровый электронный документооборот;
• Подписать авансовый договор с риелтором или договор аренды;
• Ознакомиться с приказом или техникой безопасности;
• Расписаться о получении инвентаря;
• И многое другое!

Самозанятый дизайнер из примера выше при помощи НЭП может легко и быстро подписать договор, закрывающие документы или доп. соглашения, находясь с заказчиком в разных городах.

Но самое главное преимущество НЭП заключается в том, что закон разрешает получить ее онлайн – при подтверждении с помощью верифицированной учетной записи на Госуслугах, как это реализовано в сервисе мобильной электронной подписи Sign.Me. Лично приехать за НЭП в удостоверяющий центр тоже можно, но не обязательно.

Электронная подпись может храниться на разных носителях. Вот основные:

• Токен (флешка) – внешний USB-накопитель, который подключается к компьютеру. Флешки широко распространены, но не всегда удобны;
• Облачное хранилище. Сама подпись хранится на сервере удостоверяющего центра, а вход осуществляется путем введения логина и пароля.
• Реестр Windows. Хранить ключ электронной подписи можно в реестре операционной системы, но это не самый удобный и надежный носитель.
• Мобильное приложение – как это реализовано в сервисе Sign.Me. Смартфон всегда у вас под рукой, к тому же, следим мы за ним гораздо внимательнее, чем за другими вещами. И даже если вы потеряете телефон, воспользоваться вашей подписью у злоумышленников не получится, ведь смартфон защищен Face-ID или паролем, вход в приложение Sign.Me дополнительно защищен пин-кодом, а ваша ЭП – шифрованием с применением криптографии.

Получение электронной подписи – это регламентированная законом процедура, и особенно это касается усиленных видов ЭП. Поэтому у всех сервисов процесс получения ЭП глобально одинаковый и отличается лишь деталями (но дьявол, как известно, именно в них).

Чтобы было проще, рассмотрим, как можно получить электронную подпись в Sign.Me. Спойлер: это один из немногих сервисов, где вы можете получить НЭП онлайн за пару минут. Но обо всем по порядку. Процесс выпуска отличается в зависимости от того, какую подпись вы выбрали: НЭП или КЭП. В нашем случае дизайнер выбирает НЭП.

Для получения НЭП от Sign.Me вам нужно:

• Заполнить данные на сайте Sign.Me;
• Установить мобильное приложение Sign.Me и пройти идентификацию через Госуслуги;
• Готово, можно отправлять и подписывать документы!

Как видите, для получения НЭП Sign.Me нашему дизайнеру не придется даже выходить из дома, при этом функционала подписи ему хватит с лихвой. Процесс выпуска ЭП займет считанные минуты, после чего можно сразу же подписывать документы. Это удобно, быстро, безопасно и экологично.

Но если однажды наш дизайнер соберется покупать квартиру, НЭП для этой сделки окажется недостаточно – надо будет оформлять КЭП.

Для получения КЭП от Sign.Me вам нужно:

• Заполнить данные на сайте Sign.Me;
• Встретиться с представителем удостоверяющего центра для подтверждения личности;
• Скачать приложение Sign.Me и сканировать в нем QR-код, полученный от представителя УЦ;
• Готово, можно отправлять и подписывать документы!

Теперь, когда мы хоть немного разобрались в таком непростом продукте, как электронная подпись, наш самозанятый дизайнер, исходя из потребностей бизнеса, оформит себе и своим клиентам усиленную неквалифицированную электронную подпись онлайн и будет за считанные мгновения подписывать необходимые документы из любого города.