Опыт моей компании в переводе заказчиков на продукт VK WorkMail
Сегодня хочу поделиться с вами нашим опытом перевода заказчиков на корпоративный почтовый сервис VK WorkMail (OnPrem). Решение о переходе на VK WorkMail было продиктовано несколькими ключевыми факторами. Во-первых, мы искали более функциональное и надежное решение по сравнению с предыдущей системой. Во-вторых, нас привлекла перспектива улучшения организации рабочих процессов благодаря интегрированным инструментам, таким как календарь, масштабируемость и расширенные функции безопасности. И, конечно, мы рассчитывали на высокий уровень поддержки и стабильность работы сервиса.
Что такое VK WorkMail?
Как сам VK WorkMail рассказывает о себе – это не просто почтовый сервис, а целый набор инструментов для улучшения корпоративной коммуникации и организации работы. В его основе — идея обеспечить бесперебойную и безопасную работу с электронной почтой, организацию встреч и эффективное взаимодействие в команде.
Кстати, в своем Telegram-канале я делюсь IT-советами для руководителей бизнеса, которые помогают узнать, где теряются деньги и как проверить системных администраторов.
Основные функции и возможности:
- Электронная почта: Начнем с базового – отправка и получение электронных писем. VK WorkMail позволяет легко управлять почтой, группировать письма в треды и создавать фильтры. Это упрощает навигацию и помогает держать вашу почту в порядке.
- Календарь: Эта функция – настоящая находка для планирования. Вы можете настроить свой рабочий график, организовывать встречи и события. Календарь напомнит вам о важных делах, так что забывать о встречах и сроках теперь будет сложнее.
- Адресная книга: Управляйте своими контактами легко и эффективно. Искать нужного человека, добавлять в избранное или создавать группы контактов теперь можно без лишних хлопот.
- Безопасность: VK WorkMail серьезно подходит к вопросу безопасности. К сожалению никаких механизмов связанных с защитой от Spam и вирусов у продукта не предусмотрено, как это на сегодня есть во всех аналогичных системах.
Преимущества для корпоративных пользователей:
- Простота и интуитивность: Интерфейс VK WorkMail прост и понятен, что облегчает переход с других сервисов и сокращает время на обучение сотрудников. Нет такого человек в России, кто бы хоть раз не пользовался серсом mail.ru (а это тот самый VK WorkMail).
- Универсальность: Отлично подходит как для малого и среднего бизнеса, так и для крупных корпораций, благодаря гибкости настроек и функциональности.
- Интеграция: VK WorkMail легко интегрируется с другими инструментами и сервисами, что делает его универсальным решением для бизнеса.
- Экономия времени и ресурсов: Все необходимые инструменты для коммуникации и организации работы собраны в одном месте, что существенно экономит время и ресурсы компании.
Наш негативный опыт с VK WorkMail
Как говорится, не все то золото, что блестит. Наш опыт с VK WorkMail, к сожалению, оказался не таким уж радужным. Давайте поговорим о проблемах, с которыми мы столкнулись.
Проблемы при переходе и использовании:
- Отсутствие технической поддержки: Когда мы начали переводить на VK WorkMail, одной из самых больших проблем было отсутствие адекватной технической поддержки от VK Group. Мы чувствовали себя как в лесу без компаса. Ответы от техподдержки после срыво контракта начали приходить спустя год.
- Проблемы с инструкциями и настройками: Инструкции по установке и настройке были написаны просто и но не точно. Рекомендации по версии OS были ошибочными и как потом выяснилось вообще не допустимыми. Это создавало дополнительные препятствия для нас.
- Нагрузка на отдел разработки: Из-за проблем с настройкой отдел разработки VK WorkMail оказался под огромным давлением. Поначалу разработчики нам помогали как могли, но потом просто отказались от взаимодействия из-за задержек в других проектах и увеличению стресса среди сотрудников.
- Проблемы со стороны клиентов: Наши клиент также страдал, поскольку у них возникали трудности с взаимодействием через новую систему. Отсутствие четкой документации осложнило процесс общения и решения их запросов.
Влияние на работу компании и клиентов:
Эти проблемы серьезно затронули нашу работу. Проекты замедлялись, сотрудники чувствовали разочарование, а у клиентов возникало недовольство нами. Все это привело к понижению общей эффективности и ухудшению взаимоотношений с клиентом. И в дальнейшем клиент потребовал выполнить миграцию с VK WorkMail уже на CommuniGate Pro (читайте статью про судебные тяжбы про CommuniGate Pro).
Решение проблем и альтернативные меры
Перед лицом этих трудностей мы попытались найти выход. Вот что мы делали:
Попытки решения:
- Собственные решения: Мы пытались сами разобраться с настройками и инструкциями, но это требовало много времени и ресурсов т. к. данный продукт ранее даже не предполагалось продавать OnPrem, то в нём оказались обломки интеграции с SAP и другими решениями VK Group. Настройки были категорически не интуитивно понятными и порой закопаны в таких дебрях, что знали это только разработчики данного ПО.
- Обратная связь с VK Group: Мы обращались в VK Group за помощью и поддержкой, но к сожалению, отклик был медленным и не всегда эффективным. А точнее сказать нам через год начали приходить первые ответы из техподдержки с вопросом “Мы ознакомились с вашим запросом. Скажите пожалуйста, проблема ещё сохранилась?” Было так смешно, что хотелось плакать.
Переход на Communigate Pro:
После взвешивания всех за и против, заказчик решили перейти на Communigate Pro. Вот почему:
- Лучшая поддержка: Communigate Pro предлагал более качественную техническую поддержку, что было критически важно для заказчика.
- Более понятные инструкции и настройки: Настройка и использование Communigate Pro более простые и понятными, что значительно упростило процесс интеграции. Продукт изначально разрабатывался как OnPrem решение.
- Положительный опыт других пользователей: Отзывы других компаний о Communigate Pro были в основном положительными, что укрепило решение о переходе в глазах заказчика.
В конечном итоге, переход на Communigate Pro оказался правильным решением. Это улучшило мнение заказчика о нас, повысило удовлетворенность сотрудников заказчика и помогло вернуть наши проекты на правильный путь.
***
Наш опыт с VK WorkMail был, мягко говоря, учебным. И хотя мы столкнулись с немалыми трудностями, это дало нам ценные уроки, которыми мы хотели бы поделиться.
Уроки, которые мы извлекли:
- Важность техподдержки: Одним из ключевых моментов при выборе корпоративного почтового сервиса является качество и доступность технической поддержки. Это может существенно упростить или усложнить процесс перехода и дальнейшую эксплуатацию системы. На пилотном проекте техподдержка отвечала адекватно (как потом выяснилось, это были сами разработчики, а не техподдержка). По этому надо заходить сразу с нескольких сторон и проверять насколько реально существует техподдержка и на сколько там адекватные сотрудники.
- Тщательное тестирование перед переходом: Прежде чем полностью перейти на новую систему, важно провести всестороннее тестирование, чтобы убедиться, что она соответствует всем вашим требованиям и ожиданиям. Мы провели пилотный переход и при малой нагрузке всё было прекрасно. Проблемы начались когда перевели реально всю компанию и сервис на 5-й день работы завис “скушав” всю оперативную память. Как потом нам пояснили что “утечки памяти, это нормально”.
- Обучение и адаптация персонала: Переход на новую систему требует времени и ресурсов для обучения сотрудников. Убедитесь, что у вас есть план для этого и что ваш персонал готов к изменениям. Т. е. проведите на пилотной группе пользователей полноценное тестирование (а не формальное). И соберите все негативные отзывы в структурированную форму. Разделите на три категории “Критично”, “Важно” и “Пожелания”. Начните устранение “Критичных” недостатков сразу.
Рекомендации для других компаний:
- Прежде чем совершать переход, проведите тщательный анализ потенциальных сервисов.
- Обращайте внимание на отзывы других пользователей и делитесь своим опытом с сообществом.
- Не бойтесь менять решение, если выбранный инструмент не оправдывает ожиданий. Если вы допустили ошибку на первом шаге - признайте её, сделайте шаг назад и пойдите другим путём.
Перспективы VK WorkMail
Несмотря на наш негативный опыт, мы считаем, что у VK WorkMail есть потенциал. Возможно, с улучшением их техподдержки и доработкой административного раздела, выкидыванием из продукта всех атавизмов связанных с системами существующими только в VK Group, интеграция с системами защиты от вирусов и спама (встроить движок KAV в почтовый сервер как это делает CommuniGate Pro), реализовать протокол ICAP для интеграции с DLP системами и протокол NDMP для создания резервных копий то этот сервис сможет стать востребованным решением на рынке корпоративных почтовых сервисов. Как не верти, но продукт всё же работает на https://e.mail.ru/ уже много лет, миллионы пользователей довольны сервисом (хотя может только потому что он бесплатный).
Выбор правильной корпоративной почтовой системы - это не просто техническое решение, это решение о том, как ваша компания будет общаться внутри и вне. Этот выбор может повлиять на продуктивность, эффективность и даже на корпоративную культуру. Поэтому подходите к этому выбору взвешенно и с учетом всех аспектов.
Хотите узнать еще больше про то, где теряются деньги в вашем бизнесе и как проверить системных администраторов через простые советы и автоматизацию? Подпишитесь на канал!
Специально для вас я подготовил эксклюзивный бесплатный чек-лист, чтобы проверить своего айтишника или сисадмина.
– Убедиться в надёжности защиты данных вашей компании.
– Выявить "утечки" бюджета в IT-сфере.
– Найти пути оптимизации и повышения эффективности всех ваших цифровых систем.
Присоединяйтесь к нам и вы сможете увидеть, какие аспекты работы системных администраторов требуют вашего внимания или доработки. Разоблачим ваших сисадминов вместе!
Сказать, что техподдержка VK WorkMail медленная - будет погрешить против истины. Поддержки нет от слова совсем. По вопросу заблокированного (автоматически и совершенно немотивированно) почтового домена ответа ждём уже 20 дней. Всё это время сделать ничего нельзя, лишь висит надпись что "домен заблокирован за наружения пользовательского соглашения", чтобы это ни значило. Даже экспортировать список пользователей нельзя, чтобы уйти от данной клиентоориентированной компании.
Имейте данный опыт в виду при планированнии IT-инфраструктуры.
Блин... Ну печально. Мне тут добавить нечего. Но у нас был опыт разворачивания OnPrem продукта. Т. е. весь софт ставили на собственных серверах... И тут немного чуть больше может вылезти "нюансов". И без техподдержки шансов их решить просто не возможно зачастую.