Не Jira или сравнение Asana и Monday: что выбрать для малого и среднего бизнеса

В прошлой статье мы сравнивали два популярных инструмента управления проектами: Jira и Trello. Сегодня хотелось бы разобрать два не менее известных и используемых инструмента: Asana и Monday.

Нет точного способа измерить популярность, но в рамках этих статей мы будем опираться на информацию платформ GetApp и FinancesOnline.com. Оговоримся, что критерий «год создания» не принимался в расчёт.

Интегрированный показатель рассчитывался как среднее из стоимости, простоты использования, функциональности и качества поддержки клиентов. Баллы по каждому из критериев ставили сами пользователи. Выборка — тысячи пользователей со всего мира.

Согласно обзорам и данным из социальных сетей (Facebook, Twitter), Trello — наиболее популярный из четырёх рассматриваемых нами инструментов. Более 14 тысяч обзоров и более 100 тысяч подписчиков на Facebook.

Интегрированная оценка пользователей — 4,5 из 5.

Asana занимает второе место в списке с более чем 8000 обзорами и более 265 тысячами подписчиков на Facebook.

Интегрированная оценка пользователей — 4,4 из 5.

Третье место занимает Jira с более чем 7700 обзорами на GetApp и более 265 тысяч подписчиков на Facebook.

Интегрированная оценка пользователей — 4, 35 из 5.

Monday занимает четвёртое место с более чем 1800 обзорами и более 314 тысячами подписчиков на Facebook.

Интегрированная оценка пользователей — 4, 66 из 5.

В этой статье мы рассмотрим и сравним Asana и Monday как инструменты управления проектами для малого и среднего бизнеса, чтобы увидеть сильные и слабые стороны и дать возможность менеджерам проектов и членам команды сделать более обоснованный выбор. Мы будем рассматривать такие метрики, как функциональность, популярность, интеграция и поддержка.

Изначально разработанный как внутренний инструмент в Facebook, он быстро стал популярным и самостоятельным инструментом. На ранних этапах Asana фокусировалась на небольших командах и только недавно начала внедрять такие функции, как «Портфолио» и «Рабочие нагрузки», предназначенные для крупных предприятий, но стоит заметить, довольно успешно.

Asana имеет структурированную философию, что делает инструмент способным лучше отслеживать ход проекта с помощью инструментальных панелей.

Asana предоставляет визуальное представление о том, сколько задач было выполнено и осталось, позволяет владельцу проекта предоставлять описания и обновления статуса проекта, назначать ответственных и оставлять заметки. Это хорошая возможность получить быстрое понимание того, как продвигается проект.

Monday предоставляет решения для простого планирования и выполнения задач в проектах, отдавая приоритет визуальной привлекательности для простоты использования. Вы можете управлять проектами, задачами, людьми, рекламными кампаниями, ошибками, проблемами, инструмента управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).

Стоит оговориться, что рассматриваемые инструменты Аsana, Monday, Jira и Trello имеют некоторые аналогичные функции: информационные панели, автоматические уведомления, функции создания комментариев, отслеживание времени, формирование отчётов в виде диаграмм, а также интеграцию со сторонними приложениями.

Необходимо отметить и то, что Asana имеет знакомое нам тарифное распределение: до определённого количества пользователей бесплатно (в данном случае до 15), а дальше тарифы меняются в зависимости от числа подключённых сотрудников и функций.

В Monday всё устроено немного иначе: вы платите за каждого пользователя с самого начала, но ограничения тарифа на количество пользователей не действует. Что имелось в виду? Вы можете взять любой пакет от самого простого до самого сложного, и в любом случае количество возможных подключений будет от двух до бесконечности.

Мы проанализировали возможности различных тарифных планов, за исключением уровня Enterprise, ведь подразумевается, что нам важно найти инструмент, который будет подходить малому и среднему бизнесу.

Наверное, на самом начальном уровне отличия не очень заметны, но попробовав оба инструмента, разницу ощущаешь. Бесспорно хороший дизайн есть у обоих, но что хотелось бы отметить отдельно, так это удобные оповещения в Asana, которые приходят на почту по готовности задачи, и наглядную визуализацию в виде графика о том, сколько задач осталось.

Но диаграммы Ганта в её привычном понимании там нет, а с другой стороны, многим ли из нас она нужна? Что ещё понравилось, так это возможность выбора вида проекта с самых первых шагов от инженерного и ИТ до маркетинга и HR.

На этом уровне у Asana появляются отчёты, которые необходимы среднему бизнесу. Надо оговориться, что у Monday тоже есть некоторая отчётность ведения проектов, инструмент умеет собирать связанные проекты и задачи и организовывать их в электронную таблицу, предоставляя пользователям возможность находить их при необходимости.

На первый взгляд, выглядит не очень просто, но на самом деле генерируемые данные вполне понятны и легко переводятся в действующие метрики.

На этом уровне у Monday журнал активности становится неограниченным, а файловое хранилище увеличивается с 5 ГБ до 50 ГБ.

На первый взгляд может показаться, что у Monday появляется совсем мало новых функций, но на самом деле расхождения становятся более явными и менее сравнимыми.

У инструмента появляется не только двухфакторная аутентификация, но и через Google. Появляются пользовательские теги, которые работают как ключевые слова или метки, с помощью которых можно упростить саму организацию задач.

Становятся доступными формулы для более точного расчёта метрик и большее количество типов графиков для более наглядной визуализации показателей.

Что касается Asana, добавляются новые возможности для оптимизации процессов. Причём работа в этом направлении ведётся до сих пор, и буквально в октябре инструмент добавил пять правил автоматизации повторяющихся операций в работе.

Это экономит немалое количество времени и денег среднему бизнесу, ведь сотрудникам не приходится раз за разом выполнять рутинные задачи и они могут сосредоточиться на творческо-профессиональных аспектах своей работы.

Этот тарифный план больше направлен на обеспечение безопасности и сохранение конфиденциальной информации своих клиентов. Что интересного предлагают нам инструменты?

Asana предоставляет своим клиентам такую функцию, как блокировка нативной интеграции. Это значит, что вы можете запретить сотрудникам интегрировать учётную запись Asana вашей организации с любым ПО и приложением, которое вы по тем или иным причинам запрещаете. Возможность индивидуального брендинга также становится приятным дополнением для среднего бизнеса.

Что касается Monday, здесь интересной особенностью становится «кнопка паники», которая позволяет мгновенно заблокировать учётную запись, если она была скомпрометирована. Вы также получите тайм-аут сеанса, который позволяет контролировать сеансы пользователей.

В Monday вам оказывают постоянную поддержку, и в случае возникновения проблем решать их будут в первую очередь на стороне Monday, что удобнее для малого бизнеса, где не всегда есть отдельный сотрудник, занимающийся информационной безопасностью.

Здесь мы рассмотрим другие сторонние инструменты и приложения, которые можно подключить к Asana и Monday.

Asana создала себе имя, предоставляя способы интеграции в такие приложения, как Microsoft Office, Adobe Creative Cloud, Dropbox, Zapier, Slack, Outlook. Считается, что Asana интегрируется в 70% сторонних приложений в секторе управления проектами и планирования. Если вас интересует конкретное приложение, то вы можете посмотреть, поддерживается ли его интеграция, в полном перечне инструментов.

Mondayимеет около 15 встроенных способов интеграции, среди которых Dropbox, Google Calendar, Google Drive, Google Analytics, Microsoft Excel и Salesforce среди других. Сообщается, что Monday интегрируется в 20% сторонних приложений в секторе управления проектами и планирования. Полный перечень также можно посмотреть.

Мы бы классифицировали поддержку на разные виды:

Как мы уже упоминали, у Monday вы можете взять любой пакет с количеством пользователей от 2 до более 200, и стоимость, соответственно, будет отличаться. В таблице приведена стоимость для 2, 15, 25 пользователей соответственно. Точнее можно рассчитать здесь.

В этой статье подробно рассматриваются основные части инструментов управления проектами. Мы рассмотрели возможности, поддержку, ценообразование и особенности, которые должен учитывать каждый руководитель проекта перед принятием решения о внедрении нового продукта. При этом вы можете быстро взвесить, какие функции нужны именно вам и какой инструмент подойдёт лучше.

Рассмотрев все четыре инструмента, какой лучше подойдёт для малого и среднего бизнеса?

Trello и Monday com лучше подойдут для фрилансеров, малого и, возможно, среднего бизнеса.

Эти инструменты более легковесные, легко настраиваются. Удобно работать с фрилансерами, удалёнными сотрудниками и третьими лицами, ведь они могут создавать для себя отдельные доски и делиться ими.

Например, если вы дизайнер, работающий с клиентом, вы можете настроить доску для его проекта и позволить ему следить за ходом его работ. А если у дизайнера есть уже готовый план, он может поделиться им на доске, а клиент получит уведомление о появлении нового сообщения от исполнителя, сможет открыть доску, посмотреть план, утвердить или запросить изменения. К тому же у Monday открытый API.

Jira и Asana больше подойдут для среднего бизнеса и корпоративных механизмов.

У Asana более формализованная отчётность, которая нужна среднему и крупному бизнесу. К тому же нет таких ограничений к хранилищу данных, как у Monday, а значит, больше возможность хранения всей сопутствующей документацией в одном месте.

Да и возможность превратить рутинные процессы в шаблоны, которые сможет использовать команда, сохранив время и деньги для бизнеса — неоспоримый плюс.