WIP-лимиты: что это и как помогут выстроить работу в таск-менеджерах

Привет! Я Ваня, CEO сервиса по управлению проектами WEEEK. Недавно у нас вышло обновление, и в Канбан-досках появились WIP-лимиты. Сегодня расскажу, что это такое, как их применять в разработке и нетолько, и почему ограничения помогут запустить конвейер выполнения задач

Начнём с краткого экскурса. Настроить лимиты — дело пяти минут, но сначала надо разобраться в сути, чтобы использовать их правильно.

WIP означает Work In Progress, то есть работа в процессе. Соответственно, WIP-лимит — ограничение на количество задач на одном этапе работы.

На практике это реализуется в Канбан-досках, где каждая колонка обозначает этап процесса. WIP-лимит устанавливают на колонку (чаще всего это «В работе»), чтобы количество задач в ней не превышало порог.

И да, WIP-ограничения обычно применяют в Agile-командах и в разработке, но этот метод можно применять в любой сфере.

• Чтобы контролировать загрузку команды

Если команда регулярно «в пожаре», рано или поздно от неё останется пепелище. Ограничение на задачи в работе поможет команде сконцентрироваться на конкретных задачах, которые важны сейчас, а не хвататься за всё подряд. То есть WIP-лимит, как Ходор в «Игре престолов», удерживает бесконечный поток задач, который мог бы обрушиться на твою команду.

• Чтобы минимизировать простои

С WIP-лимитом вы сможете грамотнее управлять временем команды. Во-первых, это быстро выявляет проблемные места, «бутылочные горлышки», где работа встаёт и возникают проблемы. Если (опять же, благодаря ограничению) у члена команды останется свободное время после выполнения всех задач, он сможет прийти на выручку тому, у кого трудности.

• Чтобы научиться ставить однородные задачи

Задача в стиле «Разработать мобильное приложение» сдвинется с колонки «В работе» ой как нескоро. С WIP-ограничением в ваших же интересах ставить задачи так, чтобы они действительно продвигались по доске, — для этого они должны быть не слишком масштабными и однородными. Усреднённая рекомендация: одна задача не должна занимать больше 16 часов. Так вы научитесь оценивать сложность работы и декомпозировать объёмные задачи на конкретные дела.

• Чтобы радикально расставлять приоритеты

Когда установлен WIP-лимит, не получится брать в работу сколько угодно задач подряд. Нужно выбрать несколько самых важных именно сейчас — то есть расставить приоритеты. Так команда будет регулярно рефлексировать, что именно брать в работу и в каком объёме, и потренируется быстро принимать оптимальные решения.

• Чтобы использовать сильные стороны сотрудников

В гибких командах работают люди с широким набором навыков — таких сотрудников можно перебрасывать с одной задачи на другую, если того требует ситуация. Если ты руководитель, то должен собрать этот пазл так, чтобы наиболее эффективно раскрыть каждого. На помощь приходят WIP-лимиты: видно, с какими задачами сотрудник справляется быстро, а где ему нужна помощь — и в последнем случае можно быстро перекинуть на задачу другого сотрудника и проверить его способности. Так у тебя рано или поздно сформируется команда мечты.

Как внедрить WIP-лимиты в процессы

Казалось бы, делать нечего — поставил ограничение и наблюдаешь, как работа сама собой превращается в отлаженный конвейер мощных результатов. Увы, так не получится. Во-первых, команда не сразу привыкнет к новой фишке. А во-вторых, никогда не получится организовать процесс так, чтобы с первого раза — и навсегда.

✅ Советую применить такую стратегию:

• Устанавливай WIP-лимиты вместе с командой. Ребятам и так будет сложно с ходу освоиться, тем более если ограничение придёт «сверху» — без обсуждения, какой лимит поставить и стоит ли вообще.
• Сделайте несколько пробных итераций. Экспериментируйте в течение нескольких спринтов — справляется ли команда, нужно ли изменить лимит.
• Работай над ошибками. Возможно, по ходу работы выяснится, что вы взяли в фокус неправильные задачи. Это не значит, что WIP-лимиты не для вас, такое бывает у всех. Учитесь на этих ошибках и продолжайте работать.
• Корректируй лимиты. Если ограничение слишком высокое, команда продолжит умирать от перегрузок или хаоса. А если слишком низкое, то в какой-то момент все начнут курить бамбук, а рост замедлится. Ориентируйтесь на результаты, следите за метриками, спрашивайте фидбек. Это же Agile.
• Работает — не трогай, как говорит наш технический директор Ямиль. Когда процессы отлаживаются и команда начинает стабильно выдавать результат, может возникнуть соблазн ослабить ограничение или вовсе убрать его. Не делайте этого, если хотите поддерживать стабильные результаты.

Открой доску и выбери колонку, где ты хочешь установить WIP-лимит. Нажми на три точки справа от названия колонки и выбери «Настройки». Включи счётчик WIP-лимита и впиши ограничение на количество задач или часы работы.

Вот и всё — я же сказал, что это дело в пару кликов. Кстати, в том же окне доступно и второе крутое обновление: цвета в колонках. Для улучшенной визуализации и просто для красоты.

❗Важно. Постановка WIP-лимитов доступна, начиная с тарифа PRO (Задачи). А протестировать лимиты в WEEEK можно на бесплатном триал-периоде в 14 дней.

Как я уже говорил, спринты в разработке — то место, где точно пригодятся WIP-лимиты.

Почему:

• Время команды ограничено — от 1 до 4 недель.
• В целом понятно, что нужно сделать в будущем, чтобы продукт работал и привлекал пользователей.
• Вы можете прикинуть, за какой срок можно выполнить каждую задачу.

Как в классическом Канбан-методе, поставим ограничение на шесть задач в колонке «В работе». Например, три объёмные, две средние и одна небольшая задача, или же шесть средних.

Чтобы эффективно применять WIP-лимит в разработке, учитывайте размер своей команды, грейд каждого разработчика и приоритет разработки — сформировать его помогут custdev-интервью, тесты, фидбек пользователей.

Хотя контент-маркетинг — это совсем другая сфера, в ней тоже можно использовать WIP-лимиты.

Почему:

• Количество возможного контента не ограничено — в отличие от количества рук.
• Вы можете оценить, сколько времени уйдёт на каждый этап подготовки контента (написание и редактура текста, запись и монтаж подкаста).

Здесь уже сложно говорить о типичных решениях из Канбана и Scrum, потому что они заточены под разработку. Поэтому метод нужно адаптировать под реалии конкретного отдела или агентства.

Например, ограничить количество текстов на этапе написания, чтобы избежать дальнейшей перегрузки с редактурой. Понять и простить, что корректор не вытянет больше 10 текстов за неделю, а дизайнер осилит только 15 иллюстраций.

Хоть предела совершенству и нет, точно есть предел вашим силам и времени. Так что установить WIP-лимиты в личной жизни тоже бывает полезно — особенно если вы чувствуете, что читать книги, проходить курсы и слушать экспертов стало второй работой.

Почему:

• Скорее всего, у вас не так много времени вне работы.
• Есть множество рутинных дел, которые тоже занимают ваше время.
• У вас есть цели и мечты, которых вы хотели бы действительно достичь.

• Ограничить время, которое вы каждый день посвящаете саморазвитию (чтению, обучению, тренировкам). Во-первых, ваше по-настоящему свободное от всей рутины время очень ограничено. Во-вторых, даже самое приятное занятие может вызвать выгорание, если регулярно перегружать себя.
• Другой путь — ограничить время на отдых, общение и управляемую лень. Так вы, наоборот, защитите себя от того, чтобы забыть о целях и перестать уделять им время.
• В нашем тексте о Канбан-досках для личной жизни мы рассказали, как эффективно читать книги с помощью досок. Там же можно установить WIP-лимит: чтобы не начать читать сразу 10 книг и в итоге не закончить ни одной.