Обзор ПО для управления проектами

Гигантские пирамиды, величественные церкви, длительные морские экспедиции, открывшие новые миры - все это проекты, для воплощения которых требовалась недюжая кооперация всех участников, планирование, коммуникация.

Но, с прыжком человечества в технологическую эпоху, масштабы проектов стали фундаментально несоизмеримы с возможностями управления вручную.Но известное нам проектное управление корнями уходит не столь далеко, как Древний Египет или европейское Средневековье. Точкой отсчета считается середина 20 века - становление первых мировых корпораций, и, одновременно с этим - усиление технологического потенциала противоборствующих в холодной войне стран. А еще, это время первых космических операций (именно в NASA появилось управление жизненными циклами программ). “Управление проектами” как специфическое теоретическое знание появляется из Воздушных сил США и их же Морского флота. Именно оттуда пришел метод анализа и оценки программ PERT (Program Evaluation and Review Technique), который, кстати, там работал настолько успешно, что некоторое время был засекречен.

Промышленные корпорации сами дошли до схожих методик управления - практически одновременно с военными. Это была революция: их внедрение приносило колоссальный выигрыш времени, которое освобождалось от применения точных математических методов в управлении сложными комплексами работ. Но в 1960-80 годах позволить себе такую роскошь могли только акулы рынка, ведь обработка большого количества цифровых данных производилась на дорогих ЭВМ. Недоступность ЭВМ длилась недолго - уже в 80-х годах новое поколение компьютеров и ИТ для широкого круга пользователей дали возможности эффективнее использовать методы и средства планирования, составления графиков работ, контроля и анализа времени, стоимости, ресурсов и не только.

А к 90-тым годам полезность применения такого управления становится очевидна даже в несвойственных раньше сферах - например, в общественном управлении и государственных реформа. Происходит это вместе с удешевлением и доступностью компьютеров, ориентированных на массовый круг потребителей.

Сегодня эффективное управление проектами немыслимо без использования современных программных средств - ведь размеры проектов растут, растет объем информации, прибавляется количество сотрудников, работающих над одной и той же задачей по всему миру.

Сейчас для тех, кто сталкивается с необходимостью выбрать обеспечение для программного управления, существует проблема, противоположная той, что была полвека назад - огромный выбор. А сделать его придется неизбежно: исследователи американского журнала “Как открыть бизнес” проанализировали 11 046 компаний и установили, что планирование помогает компании развиваться на 30% быстрее. Думайте сами.

Важно понимать, что перед погружением в поисках подходящего софта, стоит выделить цели, которые вы хотите достичь с помощью этого инструмента и, как всегда - каков ваш бюджет. С определением целей мы вам помочь не сможем, зато в остальном - с удовольствием.

В зависимости от готовности инвестировать, программы условно можно разделить на две с половиной группы - платные, бесплатные, и платные, которые предлагают для ознакомления свободную версию, часто с ограниченным функционалом.

От разброса ваших сотрудников по миру и необходимости постоянного мониторинга дел зависит, нужна ли вам онлайн или офлайн платформа. Важно и то, в какой сфере вы работаете и где начинается ваш проект. Для креативных индустрий коллективные наброски идей могут стать приоритетной задачей, тогда как в строительстве зачастую уже есть четкий план, где нужно точное распределение задач и контроль их выполнения.

Не стремясь охватить все существующие на рынке предложения, в этой статье мы сделаем обзор, базируясь на таблице сравнения.

Мы рассмотрим, что предлагают наиболее популярные компании на рынке решений управлениями проектов: Trello, 37Signals(Basecamp), Asana, Wrike, Genius Inside, Doist, Microsoft, Zoho, Clickup, monday.com. Для удобства, в статье, по сравнению с таблицей на сайте, где можно ознакомится более детально, мы ограничили количество критериев до ключевых. Это будут: оплата, на чем доступно приложение, интеграция с другими сервисами, варианты доступа к проекту, лайв чаты, подробные отчеты о выполнении задач, шаблоны проектов. Приступим!

Trello - это новая компания одного продукта. С 2010 года компания-разработчик программного обеспечения Fog Creek Software (Нью Йорк, США) проводила еженедельные внутренние исследования потенциальных продуктов. Там, в январе 2011 года и был презентован прототип, предназначенный для решения высокоуровневых задач планирования, тогда еще Trellis.

После бета тестирования и презентации, набрав за год более 500 000 пользователей, Fog Creek создает приложений и под Android. Тогда же у Trello появляется маскот - говорящий пес-хаски, моделью для которого послужил питомец сооснователя Fog Creek. В июле 2014, насчитывая 4,75 миллионов пользователей, Trello отделяется от Fog Creek и становится Trello, Inc. С 2017 года Trello принадлежит компании Atlassian.

На данный момент приложение Trello — одна из самых популярных систем управления проектами в режиме онлайн, которая пользуется особенным спросом среди небольших компаний и стартапов. Организация работы строится по методу “канбан” (от японского - точно в срок), базируясь на четком распределении задач между сотрудниками.

По сути, это аналог рабочих досок со стикерами на ней, только в веб-приложении. Именно благодаря своей простоте и фактически неограниченному бесплатному функционалу, Trello удалось снискать всеобщую любовь.

Оплата: бесплатно/платно (месячная или годовая оплата). Стоит отметить - freemium-модель у Trello позволяет полноценно работать, с немного урезанным функционалом.

На чем доступно: Web, IOS App, Android App.

Интеграция с другими сервисами: MailChimp, Slack, Dropbox, Google Drive, Google Hangouts, InVision, Evernote, GitHub, Bitbucket Cloud, Jira, Salesforce, Zendesk, other.

Варианты доступа к проекту: личный проект, групповой проект, открытый проект, проект с совместным доступом.

Лайв чаты: отсутствуют.

Подробные отчеты о выполнении задач: отсутствуют.

Шаблоны проектов: отсутствуют.

Компания 37Signals была основана в 1999 году, сначала занимаясь заказным веб-дизайном. Позже, она сконцентрировалась на разработке веб-приложений, распространяемых как услуга, а в 2014 году была переименована в Basecamp - по названию их самого популярного продукта.

Известна 37Signals и за создание фреймворка Ruby on Rails. Компания базируется в Чикаго, при этом ее сотрудники обитают по всему миру - опыт их удаленной работы даже описан в книге, занимающей сейчас топы в бизнес-изданиях на Амазоне.

Разрабатывая приложение Basecamp, компания инвестировала в его сильные стороны - простоту и скорость. Команда выделила их, исходя из неизменности потребностей клиентов в этой сфере. Цитируя компанию, “10 years from now people aren’t going to say “I wish Basecamp was harder to use” or “I wish Basecamp was slower and less reliable”. (Спустя 10 лет, вряд ли кто-то скажет - “эх, хотел бы я, чтобы Basecamp было тяжелее использовать” или “вот бы Basecamp был менее надежным и более медленным!”).

Basecamp - простая и эффективная система управления проектами. Приложение содержит задачи, календарь, дискуссии, профайлы, вики-документы, файлы, лог проекта. Подойдет менеджерам, которым необходимо вести несколько согласований по различным вопросам в рамках проекта, а также руководителю, который предпочитает контролировать работу сразу нескольких сотрудников.

Basecamp впишется в рабочий процесс, если в нем задействованы постоянные пересылки медиафайлов, например - при согласовании дизайна или контента с визуальным наполнением. Здесь довольно большой функционал коммуникации, опросов, контроля в режиме реального времени.

Кстати, компания открыто заявляет, что не гонится за количеством пользователей программой,предпочитая предоставлять услуги тем, кому софт действительно подходит. На сайте компании есть целая витрина крутых проектов, созданных с помощью этого ПО, так что, можно попытать удачу в такой бесплатной взаимовыгодной рекламе.

Оплата: ежемесячная.

На чем доступно: Web, IOS App, Android App, Desktop App.

Интеграция с другими сервисами: Dropbox, Google Drive, Box, One Drive, other.

Варианты доступа к проекту: групповой проект, проект с совместным доступом.

Лайв чаты: есть (+ автоматические опросы).

Подробные отчеты о выполнении задач: отсутствуют

Шаблоны проектов: есть.

Покинув в 2008 году Facebook, где они работали над увеличением продуктивности сотрудников компании, Дастин Московиц и Джастин Розенштейн создали свою компанию, где начали работу над проектом Asana (с санскрита - “сидячая поза”, отсылка к культуре медитации, которая пронизывает все приложение).

Бета-версия была запущена в конце 2011 года, прошла многораундовое инвестирование, собравдесятки миллионово долларов и до сих пор развивается. Особенностью самой компании по праву можно считать их корпоративную культуру. У компании есть ключевые ценности - равенство, разнообразие, уважение, отсутствие предрассудков, гостеприимство. Вообще, судя по фотографиям офиса и интервью сотрудников - это компания мечты, но мы немного отвлеклись.

Особенностью приложения Asana является то, что работа в нем занимает не больше часа в день. По сути, вы заходите в приложение, ознакамливаетесь с деталями и дедлайнами проекта и... идете его воплощать. Только ответственный за проект пользователь полномасштабно ведет работу в Asane - распределяет нагрузки, ставит или переносит даты, контролирует выполнение задач.

Простота использования сервиса, кстати, будет очень зависеть от того, сумеет ли ответственный за проект пользователь правильно определять и структурировать задачи, писать к ним понятные брифы и ставить реалистичные временные рамки. Вообщем, все как в жизни.

Оплата: ежемесячно.

На чем доступно: Web, IOS App, Android App.

Интеграция с другими сервисами: MailChimp, Slack, Dropbox, Google Drive, Box, One Drive, GitHub, other.

Варианты доступа к проекту: групповой проект, проект с совместным доступом, личный проект.

Лайв чаты: есть.

Подробные отчеты о выполнении задач: отсутствуют.

Шаблоны проектов: отсутствуют.

Основанная в 2006 году, компания Wrike насчитывает более 700 сотрудников по всему миру и предлагает пользователям платформу для совместной работы и управления проектами. Первая бета-версия платформы была выпущена в год основания компании. Активно обновляться функции на платформе стали с 2012 года, а на 2018 год на платформе было выполнено более 100 миллионов задач.

Платформа Wrike позволяет создавать задачи, группировать их по проектам и отслеживать ход их выполнения. Основное преимущество сервиса — более продвинутая по сравнению с конкурентами функциональность для совместной работы. Wrike отлично подходит для срочного контроля проекта.

Из приятных особенностей платформы - офлайн-режим. При отсутствии сети, можно набросать задания или комментарии, не опасаясь, что информация не дойдет до получателя: как только появится связь, приложение само со всем разберется.

Оплата: бесплатно/ежемесячно.

На чем доступно: Web, IOS App, Android App.

Интеграция с другими сервисами: GitHub, Jira, Slack, Dropbox, Google Drive, Box, One Drive, Evernote, Salesforce, Zendesk, Adobe, WordPress, other.

Варианты доступа к проекту: групповой проект, проект с совместным доступом, личный проект.

Лайв чаты: есть.

Подробные отчеты о выполнении задач: есть.

Шаблоны проектов: есть (позиционируются как одна из фишек приложения).

Genius Inside - компания, которая предлагает независимое от платформы программное обеспечение, Genius Project, для управления проектами и портфелями SaaS и On-Premise (PPM). В нашем списке это наиболее проверенное временем приложение, запуск был осуществлен еще в 1997 году. Постепенно внедряясь на мировый рынок, к 2003 году, соответствуя высоким стандартам качества, компания была принята в IBM “Start Now Proven Solutions Program”.

С самого начала Genius Inside ставила своей миссией облегчение жизни менеджеров проектов - путем улучшения планирования, укомплектования персоналом, выполнения и отслеживания с помощью простых в использовании и мощных инструментов.

Кстати, возможно, вы даже и не слышали о Genius Project. Действительно, у нас этот продукт не очень популярен. Возможно, это связано с тем, что он больше ориентирован на компании среднего или большого бизнеса, либо же вообще корпорации - вообщем, он будет интересен компаниям от 50 человек.

Genius Project предлагает очень широкий спектр кастомизации - не утрачивая простоты в использовании. Также, компания предоставляет вам своих консультантов, позволяя оптимизировать программу именно под ваши потребности.

Приложение фактически не имеет себе равных в предоставлении возможности отчетов всех видов, графиков, есть тут и возможность коммуникации онлайн - и это не просто чаты, а доступ к созданию онлайн конференц залов. А поскольку, сервера, где хранятся данные, принадлежат одной из компаний IBM - будьте уверены, ваша информация охраняется 24/7 очень тщательно.

Оплата: ежемесячно (доступны скидки за длительность использования).

На чем доступно: Web, IOS App.

Интеграция с другими сервисами: SAP, Salesforce, Oracle JD Edwards, IBM Lotus Notes, Microsoft Share point, Microsoft Office, Google Drive, other.

Варианты доступа к проекту: групповой проект, проект с совместным доступом.

Лайв чаты: отсутствуют (для общения в режиме реального времени есть онлайн конференц-залы).

Подробные отчеты о выполнении задач: есть (+ разного рода визуализация задач)

Шаблоны проектов: есть.

Компания Doist зарегистрирована в Норс Поле, США, но позиционирует себя как первую полностью удаленную компанию с работниками по всему миру. У компании два основных продукта, Todoist и Twist, оба - приложения для повышения производительности, с различным функционалом, но с одной целью - сделать совместную работу проще и продуктивнее, а жизнь работников - не такой стрессовой. Годом своего основания компания считает 2007 - выпуск первого продукта, Todoist.

Todoist это простой и красивый онлайн планировщик, который поддерживает практически все мобильные и настольные платформы. Работает он и в почтовых программах и сервисах. Позволяет группам взаимодействовать над задачами, получать напоминания и оповещения. Простота и привлекательность сделали его популярным не только в бизнес среде, но и в личном пользовании.

Если аналог Trello в реальной жизни - доска с напоминаниями на ней, Todist - это ваш виртуальный деловой блокнот. При кажущейся простоте, программа имеет массу опций. Но многие из функций недоступны в бесплатной версии, например - уведомления, комментарии, шаблоны проектов.

Оплата: бесплатно (версия с урезанным функционалом)/ежемесячно

На чем доступно: Web, IOS App, Android App, Windows Desktop App, Linux Desktop App.

Интеграция с другими сервисами: Dropbox, Google Drive, Box, other.

Варианты доступа к проекту: групповой проект, личный проект.

Лайв чаты: отсутствуют.

Подробные отчеты: есть.

Шаблоны проектов: есть.

История всемирно известной компании Microsoft берет свое начало в 1975 году, но глобальное лидерство приходит к ней в 1990 - именно тогда начался выпуск операционной системы Windows.

MS Project - это комплексное программное обеспечение, система управления проектами и способ оптимизации управления портфелями. То есть, это не просто планировщик и коммуникатор - это еще и мощный аналитический инструмент.

Программа с 2007 года регулярно обновляется, и на рынке однопользовательских и малых решений программный продукт занимает порядка 80% (это около 20 миллионов человек).

Она знаменита своими шаблонами, а также удобной интеграцией с другими продуктами компании Microsoft. Ориентирована на небольшое количество пользователей и проектов, подойдет там, где нужна составленная смета и пошаговые планы проектов.

Работа ведется со следующими опциями: «задача», «ресурс» и «календарь». Это соответствует построению “проектного треугольника” управления: время - стоимость - объем работ. Если с самого начала разобраться с этими базисными понятиями, процесс взаимодействия с приложением, несмотря на его кажущуюся сложность, будет простым и понятным. У “задачи” есть ресурс, длительность, объем и еще много характеристик - а те, которых нет, можно добавить. Также, задачи могут быть связаны между собой. “Ресурс” тоже имеет много значений, но основное для него - время, которое вы ставите, исходя из календаря. Именно на основе этих заданных значений, софт визуализирует данные в графиках, диаграммах, таблицах, листах. Кроме этого, у программы есть алгоритм, позволяющий в некоторых случаях автоматически вычислять сроки начала и окончания задач.

Огромное преимущество - повсеместное использование программы, а как следствие - большое количество гайдов и обучающих материалов, позволяющих улучшить и сделать пользование максимально продуктивным.

Оплата: ежемесячно.

На чем доступно: Windows Desktop App.

Интеграция с другими сервисами: Microsoft Share point, Microsoft Office, Skype, other.

Варианты доступа к проекту: групповой проект, личный проект.

Лайв чаты: есть.

Подробные отчеты: есть.

Шаблоны проектов: есть.

Zoho Corporation — крупнейшая индийская ИТ-компания, которая одной из первых начала конкурировать с такими гигантами отрасли, как Microsoft и Salesforce.com. Это преуспевающая компания с двумя с половиной тысячами сотрудников по всему миру, и доходом около 200 миллионов долларов, занимающаяся разработкой программного обеспечения для управления IT-инфраструктурой предприятий. Успехом она обязана подходу основателя - Шридхару Вембу.

В начале карьеры ему не удавалось устроится на желаемую работу, куда требовались только лучшие специалисты с идеальным дипломом и опытом работы. После тщетных попыток он решил создать свою компанию, которая будет искать тех, кого проглядели крупные корпорации, не заметив их талант за отсутствием лавров. И не прогадал.

Zoho Sprints - инструмент для Agile планирования. Сервис упрощает работу в фиксированных циклах, так называемых спринтах. Для гибкого управления доступны различные панели, измерение прогресса. Система работает с помощью планирования приоритетов, бэклога и спринтов, доски с задачами, расписания для отслеживания часов, дашборды, отчеты, управление встречами и ленту событий.

Программа тоже построена по принципу канбан-доски. Из приятного - платной программа становится только от 5 пользователей - до этого функционал бесплатен и никак не ограничен. Проект ориентирован на работу по принципу SCRUM, поэтому будет интересен группам из небольшого количества пользователей. Пользователю доступны все доски проекта - каждый может отслеживать, на каком этапе находится та или иная задача. Приложение интуитивно понятное, все данные легко перемещаются из одной задачи в другую, есть возможность комментирования в режиме реального времени, предоставляется визуализация через графики.

Оплата: за каждого пользователя (свыше пяти).

На чем доступно: Web, IOS App, Android App.

Интеграция с другими сервисами: GitHub, Jira, Zapier, other.

Варианты доступа к проекту: групповой проект.

Лайв чаты: отсутствуют.

Подробные отчеты: отсутствуют.

Шаблоны проектов: есть.

Компания Clickup была основана в 2016 году - это стартап из Сан Франциско, США, который считает, что норма - это скучно. Исходя из этого, небольшая команда (не больше 50 человек) спроектировала свое оригинальное приложения по проектному управлению. В Clickup считают, что существующие платформы управления проектами слишком сложны или недостаточно функциональны. И они создали приложение, балансирующие посередине - имеющее необходимые функции, но и интуитивно понятное.

Приложение ClickUp предоставляет пользователям три разных варианта просмотра задач: в виде доски, таблицы и бокса. Здесь можно создавать собственные статусы для каждого уникального проекта, которые можно редактировать, переупорядочивать и окрашивать доски в соответствии с потребностями организации.

Менеджеры могут назначать задачи нескольким людям одновременно, а также беспрепятственно управлять несколькими задачами сами, с помощью многозадачного табличного представления.

Панель ClickUp обеспечивает Agile-представление, разработанное под SCRUM, обеспечивая простую, но в то же время высокоинформативную репрезентацию данных.

Оплата: бесплатно (урезанный функционал)/ежемесячно/ежегодно.

На чем доступно: Web, IOS App, Android App.

Интеграция с другими сервисами: Slack, GitHub, Google Drive, Dropbox, GitLab, Bitbucket, other.

Варианты доступа к проекту: групповой проект, личній проект.

Лайв чаты: отсутствуют.

Подробные отчеты: есть.

Шаблоны проектов: есть.

Основанный в 2012 году и запущенный в качестве независимого стартапа в феврале 2014 года, monday.com в общей сумме привлек около $84,1 млн вложений. Компания monday.com (ранее — dapulse) основана Рои Манном и Эраном Зинманом. Цель проекта состояла в том, чтобы помочь командам создать культуру прозрачности, позволяющую каждому добиться большего и быть на работе счастливым. Сейчас среди клиентов этого израильского стартапа — Adidas, AT&T, Carlsberg, Discovery Channel, McDonalds, Samsung, Uber, WeWork, Wix и более 35 000 других компаний.

Сервис monday.com позволяет визуализировать данные и рисовать таймлайны выполнения задач. Есть тут довольно редкая функция - возможность пригласить клиента для трекинга процесса, и довольно продвинутый поиск. Сервис предлагает 71 шаблон рабочих досок на различные задачи – от крупного проекта до работы отдела продаж.

Программа не работает по условно-бесплатной модели, как конкуренты в лице Slack или Trello — на Monday можно воспользоваться триалом, после чего за доступ придется платить.

С точки зрения логики ведения тех или иных задач шаблоны хорошо продуманы, а функционал задач настроен с учетом их особенностей. Использовать готовый шаблон не обязательно - в этом случае вы сами сформируете вид под свои нужды. Доски можно создавать с разными уровнями доступа: всей команде, отдельным лицам или только вам. И даже с доступом клиентами и партнерам - чтобы они видели процесс работы и могли принять в нем участие: оставлять комментарий к задачам, прикреплять документы и контакты, общаться с участниками команды.

Оплата: бесплатный пробный период, потом годовая оплата.

На чем доступно: Web, IOS App, Android App.

Интеграция с другими сервисами: Slack, Google Drive, Dropbox, Zapier, Trello, other/

Варианты доступа к проекту: групповой проект, личный проект

Лайв чаты: отсутствуют.

Подробные отчеты: отсутствуют.

Шаблоны проектов: есть, одна из главных фишек программы.

Мы постарались дать вам представление о средней температуре по больнице: что предоставляет большинство ПО, какие есть особенности и на какое количество пользователей рассчитаны те или иные приложения. С уверенностью можно сказать, что независимо от размера вашей компании или средств, которыми вы располагаете, рынку этих услуг есть что предложить. Мы, в свою очередь, надеемся, что смогли помочь определится вам с фаворитом и, повысив свою эффективность через планирование, вы вспомните скромную команду ROI4CIO, которая когда-то вам с этим помогла.

Автор: Наталка Чех, для ROI4CIO