Показательный кейс от PwC
Компании проще отслеживать и прогнозировать результаты работы, если для этого используются универсальные и гибкие информационные системы. Чаще всего основу такого комплекса составляют системы классов ERP и CPM, которые позволяют проводить комплексную автоматизацию бизнес-процессов различных участков учета.
Когда компания начинает смену или внедрение новой информационной системы, она может столкнуться со следующими проблемами:
Нестандартизированные бизнес-процессы и раскоординированная работа подразделений компании;
Большое количество кастомизаций в старой системе/большие отличия в механизмах учета старой и новой системы;
- Разрозненный ИТ-ландшафт, не позволяющий бесшовно интегрировать новую ИС;
- Хаотичные потоки данных между системами, повыщающие уровень искажаемости передаваемой информации;
- Слабое представление руководства о целевой архитектуре систем.
Список далеко не полный. Каждое внедрение имеет свои уникальные особенности, и тем не менее эти проблемы часто встречаются на проектах по автоматизации бизнес-процессов.
Компаниям, которые решились на обновление, команда PwC 1С Technology помогает успешно перейти на новую информационную систему.
Кейс: Внедрение «1С: Управление Холдингом»
Одним из успешных примеров внедрения можно считать проект по переходу с «1С:Бухгалтерия 2.0» на «1С:Управление Холдингом» в российском филиале мирового лидера по розничной торговле одеждой.
Команда PwC 1С Technology оказывает технологические услуги ретейловой компании с 2016 года и специализируется на унификации и гармонизации принципов ведения учета согласно корпоративным стандартам. За это время специалисты реализовали такие проекты, как анализ финансовых бизнес-процессов и интеграция с корпоративным хранилищем материнской компании.
Результатом большой многолетней работы стала подготовка к запуску новой системы «1С:Управление Холдингом», которая была очень важна для группы, так как существенно улучшала уровень автоматизации предприятия и снижала трудовые издержки в работе пользователей.
Какая проблема была у заказчика
Основными проблемами в работе со старой системой «1С:Бухгалтерия 2.0» были ее медлительность, необходимость внесения доработок в типовую конфигурацию, отсутствие технической поддержки официального поставщика и, как следствие, сломанное ядро, которое не позволяло проводить своевременные обновления. Каждое закрытие для филиала представляло собой мучения пользователей по корректному отражению всех операций и составлению достоверной отчетности в необходимые сроки.
Первым шагом стал сбор и подготовка требований к будущей системе которая повысила бы текущий уровень автоматизации бизнес-процессов, используя при этом типовые механизмы и внося минимальное количество доработок относительно функционала.
Выбор стоял между «1С:Бухгалтерия МСФО 3.0» и «1С:Управление Холдингом». Сравнив функциональность этих решений, специалисты остановились на втором варианте.
Это решение — один из флагманов «1С» и содержит не только расширенный бухгалтерский функционал в части ведения договоров, регламентированной отчетности, функционала платежных поручений, управления корпоративными налогами, но и большой блок функциональности на будущее использование и развитие (бюджетирование, казначейство, централизированное управление закупками, инструменты бизнес-анализа).
Решение
«1С:Управление Холдингом» представляет собой программный продукт класса CPM, который предназначен для комплексной автоматизации учета больших предприятий и групп компаний с единым центром управления;
- «1С:Управление Холдингом» полностью охватывает функционал актуальной версии «1С:Бухгалтерия 3.0», включает модуль ведения международного финансового учета на основе стандартов МСФО, реализует ведение централизованного казначейства, а также позволяет осуществлять комплексный учет налогов;
- Система дает возможность централизованно управлять закупками, планировать и контролировать бюджетирование организации, позволяет контролировать показатели эффективности на основе BSC и визуализацию данных, а также управлять взаимоотношениями с контрагентами на основе договоров, соглашений и сделок;
- Решение обеспечивает бесшовную интеграцию с типовыми программными продуктами, реализованными на платформе «1С:Предприятие 8.3».
Как происходило внедрение
После выбора ИС начался долгий процесс согласования сроков и бюджета, который отодвинул начало проекта на несколько месяцев, уменьшив время на подготовку новой системы к запуску. Для реализации проекта в такие сжатые сроки был использован современный подход к выполнению проекта Disciplined Agile.
По мере приближения к запуску подходы к работе непрерывно совершенствовались, адаптируясь к изменениям во внешней среде (переход команд на удаленный режим работы с марта 2020 года сдвинул сроки выполнения проекта еще на месяц). Использовались такие подходы, как Program management для общей координации программы преобразований, Scrum для разработки программного обеспечения, Lean для отладки процессов к запуску, а также OnAcademy для онлайн-обучения пользователей.
В ходе всего проекта мы использовали подход Disciplined Agile, который гласит: «начинай, делай лучшее, стремись к совершенству». В ходе проекта мы столкнулись с многими внутренними и внешними факторами, самым сложным из которых был COVID-19 и необходимость запуска в удаленном режиме, как со стороны клиента, так и проектной команды PwC
В течение проекта сотрудничество с компанией проходило на различных уровнях: тесное взаимодействие с будущими пользователями системы, обсуждение текущих вопросов и критичных моментов с проектным менеджером, а также сотрудничество на международном уровне.
Головной офис, который находится в Европе, активно принимал участие в согласовании ключевых изменений в работе российского филиала и подтверждал результаты этапов в течение проекта. Всего в проекте приняли участие более 100 человек.
В рамках проекта была реализована комплексная интеграция между «1С:Управление Холдингом» и разнородными корпоративными системами. Наиболее сложным обменом можно назвать передачу МСФО проводок из системы 1С в корпоративное хранилище на базе MS SQL.
Для того, чтобы встроиться в унифицированную схему таблиц (хранилище получает данные более чем от 40 стран), необходимо было использовать промежуточную базу, в которую 1C выгружает данные на регулярной основе, а корпоративная сторона забирает и далее уже помещает в хранилище.
Такой обмен позволил производить регулярную передачу данных (с максимальной частотой в 1 час) по фактам хозяйственной деятельности российского филиала без необходимости ожидания закрытия месяца, когда будут сформированы итоговые отчеты.
Результаты
В мае 2020 года система «1С:Управление Холдингом» была успешно запущена командой PwC в удаленном режиме.
Запуск в удаленном режиме удалось осуществить благодаря планомерной подготовке как со стороны заказчика, так и PwC. Обеспечение необходимой инфраструктуры, использование технологических инструментов и обучение сотрудников клиента навыкам удаленной работы (как техническим, так и организационным) оказались очень своевременными в условиях самоизоляции.
Ключевые факторы успеха проекта:
· Сокращены затраты на поддержку новой системы в связи с использованием типовых механизмов платформы.
· Повышен уровень автоматизации бизнес-процессов отдела бухгалтерии, в особенности учет по международным стандартам, что уменьшило количество ручных операций и количество ошибок, совершаемых пользователями в системе.
· Внедрена внутренняя система финансовых корпоративных контролей, которая предотвращает ошибки пользователей в учете.
· Внедрена матрица разграничения прав доступа, которая предотвращает неправомерный доступ пользователей к определенной информации и документам.
· Обмен данными с корпоративными системами происходит своевременно с установленной частотой, все ошибки при обмене фиксируются.
· Автоматизированы регламентированные формы сдачи отчетности по РСБУ.
· Автоматизированы корпоративные формы сдачи отчетности МСФО в головной офис.
Главная цель проекта была выполнена – основные механизмы системы не были изменены, что позволило уже в июле обновить систему новым релизом от официального поставщика.