Календари и бесконечные карточки в Notion. Как мы систематизировали работу агентства
С большой силой приходит большая ответственность. А с большим количеством задач приходит нужда в систематизации. У нас такая нужда появилась весной 2023 года. За один месяц появилось много новых клиентов с разными задачами, и нужно было за всем уследить. Вот как это было.
Сперва мы использовали таск-менеджер и канбан-доски в Asana. Сейчас перешли на Notion и настроили все под себя. В этом посте рассказываем, как мы используем Notion и следим за агентскими делами и проектами.
На самом деле мы видели много настроенных сервисов, где черт ногу сломит. Мы не хотим запихивать сюда вообще всё, что можно. Только самое главное.
Несколько основных документов, которые каждый раз копируются, обновляются даты, регламенты, несколько купленных курсов, проекты и задачи проектов. Это основное, чем пользуются все.
У каждого есть свой раздел. Департамент графика особо не лезет в редакцию, а редакция в департамент графика.
Вся суть ведения проектов и контроля не просто в сервисе, а в регламентах по ведению этих сервисов.
Дальше несколько вещей из нашего регламента.
Каждая задача должна быть зафиксирована
Вся суть любого таск-трекера в том, чтобы вносить туда свои задачи. Это позволяет не забыть о них. А еще так удобно ставить задачи кому-то другому. Если задача не записана — она скорее всего не будет выполнена. Ее забудут уже через день. Особенно в агентстве с большим потоком задач.
Более того, если задача не поставлена, ответственность за невыполнение лежит не на том, кто должен был задачу выполнить, а на том, кто должен был задачу поставить.
Думаете, это так так просто? Иногда задача поставлена правильно, а внутри описания нет. И если задача передается кому-то, то все равно приходится объяснять суть задачи. А нужно все лишь правильно заполнить карточку. Это экономит всем время.
Кстати, много полезных материалов можно найти в нашем телеграм-канале:
У каждой задачи должен быть исполнитель и дедлайн
Когда мы ставим задачи, обязательно оформляем ее по всем пунктам — дедлайн, исполнитель, проект. Если не будет хотя бы чего-то одного — задача не считается поставленной, а шанс пропустить ее возрастает. Без «дедлайна» пропадает важность и срочность, задача отодвигается когда-нибудь «на потом». Без «исполнителя» — никто не отвечает за задачу и за качество ее выполнения (да и за выполнение в принципе). Без »проекта» — просто сложно сортировать задачи и контролировать ход проекта.
Каждый день начинается и заканчивается координацией
Мы все работаем удаленно и в разных часовых поясах. Поэтому утреннее совещание пока сложная штука для всего агентства. Но мы внедрили текстовую координацию.
Поставить задачу в Notion — еще полдела. Каждое утро все сотрудники нашего агентства пишут план на день согласно своим задачам в Notion. И составляют календарь в Google Calendar.
Это нужно не столько, чтобы следить за тем, что сотрудники работают. В основном это нужно, чтобы понимать, кто чем занят, в какое время. И не отвлекать тех, кто загружен сложными проектами.
А еще это просто позволяет следить за тем, чтобы никто не забывал про свои задачи.
Вечером происходит такая же координация — сотрудники пишут о том, что успели сделать за день, а что переносится на следующие дни.
После внедрения Notion нам стало проще работать. Конечно, приходится тратить по 15 минут утром и вечером на планирование.
Зато в течение дня задачи не забываются, и все всегда делается до дедлайна.
Это всё помогает нам выполнять все клиентские задачи в срок.