3 страны за 11 дней. Как мы собрали корпоративный тур с детьми и перелётами — и это сработало
Есть команды, которые не хотят “просто отдохнуть”. Им интересно больше, чем путешествие. Экспедиция, много эмоций и много впечатлений. Это была как раз такая команда
В январе ко мне пришел запрос на путешествие на майские праздники через Узбекистан, Киргизию и Казахстан. Маршрут получался насыщенный - 11 дней, 4 перелета, поезд «Афросиаб», один наземный переход границы и трансферы по всей логистике. Восемь человек, трое детей, три валюты и несколько культур — всё внутри одного тура.
Как мы выстроили процесс изнутри:
- Собрали орг.команду - 2 организатора и гид. Распределили зоны ответственности:кто за какую страну и город отвечает, кто за билеты, кто за гостиницы, кто за коммуникацию с заказчиком.
- У нас было 3 разных чата - общение с заказчиков, внутренний чат орг команды и чат путешествия. Это база для оперативного и компетентного решения вопросов)
- Один гид (Алёна) сопровождал всю группу в 3 странах. Люди обычно думают, что в международных турах каждый раз — новый сопровождающий. Здесь один гид для сохранения единой атмосферы внутри группы.
За счет оперативной проработки всей командой мы за 1 месяц собрали несколько вариантов и согласовали все нужные правки по маршруту. Благодарен предыдущем опыту работы со сложными запросами, с нуля я думаю было бы сильно сложнее и главное дольше.
С каким проблемами столкнулись
- У одного ребенка не было загранника (он нужен в Узбекистане) и мы покупали на другой загранник на поезд Афросиаб скоростной в Узбекистане. Он пользуется большим спросом, поэтому надо было покупать сразу после появления билетов
- Международная логистика: 3 страны, 4 перелёта, покупка билетов на Афросиаб (где раскупают билеты как пирожки)
- Отели и размещение в праздники (майские праздники - высокий спрос) - здесь помог опыт работы в Киргизии, т.к. это было основная страна по количеству дней - мы оперативно все нашли и забронировали.
В итоге тур прошёл на твёрдую 4+ — без накладок, со слаженной логистикой. Были пару рабочих моментов (в т.ч. по связи в праздники), но гид на месте закрыл всё самостоятельно. И это как раз тот случай, когда проработка на старте позволяет не тушить пожары в процессе.
Что мы недоработали — и что учли на будущее
Куда без них. Ошибки и выводы:
- Неопределённость с валютой перед поездкой.
В туре было аж пять валют: доллар, рубль, киргизский сом, узбекский сум и казахский тенге.
Участники не до конца понимали: где какие деньги нужны, сколько брать с собой, в чём лучше — рубли, доллары, сума, сомы, тенге.
Частично исправили: Орг. команда подготовили памятку с разъяснениями, но только ближе к апрелю. - Связь: eSIM без полной проверки. Впервые использовали eSIM, подходящую под все три страны. До этого брали симки на страну отдельно - физическую или esim до старта. Итого пользовались и esim (подходящая под все три страны) и просто роумингом.
- Повторяющиеся вопросы от участников. Многие вопросы в чате повторялись: валюта, симки, гид, перелёты — не было “базы ответов”
- Не привлекли местного гида в Казахстане. У нас были экскурсии в Киргизии и Узбекистан от местных гидов (чтобы разбавить общение с основным гидом и получить доп.информацию), но в Казахстане мы решили взять всё в свои руки.
Что мы поняли после этого проекта
Такие туры — не просто маршруты. Это задачи, где надо создать людям эмоции, точки впечатлений, комфорт в путешествии, а еще продумать и создать проект, который пройдет гладко, без нареканий.
Когда надо сделать без вовлечения клиента в процесс организации. Спасибо за опыт и интересный проект)
Мы спокойно реализовали этот проект, потому что до него уже прошли похожие по масштабу и сложности задачи. И с каждым таким туром всё чётче становится: это как раз та зона, в которой мы сильны.
Пишите комментарии, буду благодарен.
Веду Телеграм канал организатора активных туров. Работаем уже 8 лет и с нами путешествовало уже 6000 туристов. Подписывайтесь— https://t. me/dostovalov_a