Офис на удаленке – наша сегодняшняя реальность, которая сложна не только и даже не столько с психологической точки зрения, сколько с организационной. Сотрудники компании – физические лица – продолжают оформлять отпуска, болеть, заполнять отчеты и подписывать договора. Кроме того, активно продолжается набор новых людей – а это целый ворох документов.
В КОРУС Консалтинг СНГ мы столкнулись со всем многообразием проблем документооборота с физлицами и, не найдя на рынке оптимальное решение, поступили как настоящие ИТ – разработали свое. Представляем вашему вниманию сервис Партнёр
А ЧТО НЕ ТАК С ОБЫЧНЫМ ЭДО?
Отвечаем – с ним все так! Кроме того, что он совершенно не ориентирован на B2C, обладает весьма сложным функционалом, а для рядовых сотрудников несет существенные ограничения.
Первое из них - подписание документов только с двух сторон. В изначальном ЭДО подписантов действительно может быть только двое, но в случае с факторингом, транспортными документами и кадровым ЭДО многостороннее подписание является нормой. Точнее сказать, в случае с факторингом и транспортной накладной обычным является трехстороннее подписание. Что уж говорить о кадровом ЭДО? Там подписантами могут выступать от нескольких человек до нескольких тысяч сотрудников, а в некоторых случаях и десятков тысяч, если это крупнейшие компании РФ.
Второе ограничение - последовательность подписания документов. Традиционный ЭДО подразумевает, что есть четкая цепочка подписания. Но когда речь идет, например, о подписи листа ознакомления с положением о коммерческой тайне или с документом, который регламентирует технику безопасности на предприятии, то последовательность перестает быть главным критерием, да она в сущности вообще не важна. А как тогда отслеживать прогресс подписания? Руками? Кто синхронизирует последовательность? Пересылать бумажный документ от одного к другому по домашним адресам - та еще задачка. Да и затраты на курьера в таком случае будут запредельными.
Назрела необходимость решения, дающее множеству людей возможность подписывать документ одновременно и отслеживать прогресс подписания.
Третье ограничение - физические лица внутри традиционного ЭДО зачастую могут быть только согласователями документов без собственной электронной подписи. Ведь изначально этот ЭДО разрабатывался в интересах бизнеса и ФНС, поэтому роль играли только физлица, которые имеют право подписи от конкретного юридического лица, компании или организации. Но что делать, если я сотрудник компании и мне нужно подписать заявление на отпуск? Или я самозанятый и оказываю разовые услуги предприятию и мне нужно подписать акт выполненных работ?
Еще сложнее обстоят дела с новыми сотрудниками, которых необходимо оформить на работу. Основной договор – это только полбеды, документов может быть десятки. Например, компания решит ввести положение о коммерческой тайне (я такое проходил, когда мы получали статус резидента в Сколково). А еще в процессе могут возникать дополнительные соглашения к трудовому договору из-за изменения должности или размера оклада, появляться должностные инструкции и т.д.
Электронные трудовые книжки уже стали первым существенным шагом на пути к тому, чтобы перевести кадровый документооборот в электронный вид. Но время пришло и для других документов и сервисов.
Как мы решили проблему с ПОМОЩЬЮ НОВОГО СЕРВИСА?
Мы выпускаем на рынок невероятно полезный и перспективный сервис, который не имеет всех важных для кадрового ЭДО ограничений – Сервис Партнер. Доступ делаем для большинства пользователей бесплатным.
В Сервисе Партнёр вы сможете подписывать документы с любым количеством сторон. Сторонами смогут выступать как юридические лица и индивидуальные предприниматели, так и физлица. И последовательность подписания для сервиса Партнёр не имеет значения. Точнее, вы ее можете задать или выбрать одновременное подписание.
Звучит круто, как мне кажется. Тот случай, когда родился действительно полезный продукт для массового пользователя и отдают его в бесплатном режиме. Нюанс лишь в том, что изначально мы и не думали делать этот сервис для кадрового ЭДО. Просто так совпало. Я буду счастлив, если Партнёр окажет вам помощь в это непростое время. Уверен, что нам еще многое нужно будет доделать в сервисе, чтобы он был проще и понятнее для будущих пользователей.
Уже сегодня мы работаем над тем, чтобы в сервисе появилась возможность индивидуально настраивать структуру организации, маршруты прохождения документов и различные права доступа для разных категорий пользователей. В планах - появление шаблонов кадровых документов с конструктором, а также приятных сопутствующих опций. например, полноценно управлять командировками сотрудников благодаря тому, что сервис по автоматизации поездок “Вкомандировке” будет интегрирован внутрь Партнёра.
Ну а проблему доставки электронной подписи сотрудникам в КОРУСе мы решили, подключив курьерскую доставку от Спецсвязи. Трудовой договор и Квалифицированная электронная подпись - то, что должно быть доставлено с гарантией удостоверения личности адресата. В случае подписи - вопрос в том числе законодательный, т.к. не все службы доставки имеют право на доставку криптографических средств и могут гарантированно удостоверить личность получателя. В случае Спецсвязи риски минимизированы.
Так что, переходите по ссылке, знакомьтесь с сервисами и задавайте вопросы в комментариях - с удовольствием отвечу. Всем легкого ЭДО!