Как мы сделали сервис ЭДО без подключения контрагентов, роуминга и выпуска очередной подписи
Мы не пересылаем файлы, а отправляем ссылку с доступом контрагенту и позволяем подписать документ любой квалифицированной подписью. При этом не нарушаем ни одного закона.
Меня зовут Дмитрий Овакимян, я продакт в Genplace. Мы запустились в начале 2019 года как сервис бухгалтерского и управленческого учета. С тех пор у нас была мечта замкнуть на себе документооборот клиентов, чтобы оперативно собирать и обрабатывать данные для учета.
Нашей мечте не суждено было сбыться, потому что электронным документооборотом пользуются неохотно, несмотря на то, что цифровая подпись есть практически у всех.
В чем проблема с переходом на ЭДО
Юридические лица не спешат переходить на ЭДО, потому что:
- сложно и долго подключать контрагентов к ЭДО. Для этого нужно перестраивать наработанные бизнес-процессы;
- многим не нравится сама идея оплачивать каждый подписанный документ;
- в ряде систем надо получать отдельный токен для ЭДО.
При этом налоговая уже давно принимает отчетность, подписанную только электронной цифровой подписью. Таким образом подписи есть практически у всех, но для документооборота с контрагентами их не используют.
Как мы попытались заменить ЭДО, и у нас ничего не вышло
Мы хотели, чтобы наши пользователи вели документооборот в Genplace. Если люди не пользуются ЭДО, то мы решили не плыть против течения.
Сначала мы сделали инструмент запроса подписанных сканов. Все равно обмен сканами — главный элемент документооборота в малом бизнесе.
Сервис отправлял ссылку контрагенту, по которой можно было скачать документ, подписать и загрузить скан. Пользователь при этом видел каждый этап действий контрагента: получил письмо, скачал документ, загрузил подписанный скан.
Мы думали, что так поможем пользователям избежать бесконечной беготни за контрагентами с просьбами выслать подписанный акт.
Решение себя не оправдало. Инструмент был удобен для наших пользователей, но не для контрагентов. Им всё ещё приходилось скачивать документ, ставить факсимиле или сканировать распечатанную версию. В итоге пользователи снова должны были бегать за контрагентами.
Нам пришлось все-таки разобраться в электронном документообороте и сделать сервис, который решил бы описанные проблемы ЭДО.
Как мы решили проблему ЭДО
Мы поставили себе четыре задачи:
- Контрагент не должен регистрироваться в нашей системе, чтобы подписать документ пользователя;
- Подписывать документы можно любыми квалифицированными подписями. Мы не удостоверяющий центр и не хотим им быть;
- Пользователь не отправляет документ, а открывает к нему доступ по ссылке. Как с Google Docs;
- Мы проверяем сертификаты пользователя и его контрагентов. Так можно проверить, кто подписал документ, без использования сторонних сервисов.
Чтобы подписать документ необходимо установить плагин от КриптоПро (он бесплатный) и криптопровайдер, например, КриптоПро CSP (1 000 руб. в год).
Так мы решили главную проблему документооборота -- долгую и неудобную процедуру подписания документа контрагентом.
Мы выделили три базовых сценария использования:
1. Загрузить файл, подписать и отправить контрагенту
Пользователь может загрузить несколько договоров и подписать их одновременно. Документом можно поделиться. На странице документа отображается, кем был подписан документ.
2. Сформировать первичный документ, подписать и отправить
Тоже самое, что и в предыдущем, но используется теми, кто сам создает в сервисе счета, акты или накладные. В этом случае мы можем вести управленческий учет по методу начисления и распределять расходы по проектам. Суммы берем из сформированных документов.
3. Отправить документ пользователю Genplace и не создавать аккаунт в системе
Мы сделали специальную ссылку, по которой неавторизованные пользователи могут отправить документ нашим клиентам. Через неё можно найти контрагента подписать файл и отправить.
Это легально?
Да. Мы не являемся ни оператором электронного документооборота, ни удостоверяющим центром. Технически мы являемся сервисом подписания и хранения документов.
При этом подпись, которую пользователь ставит под документом, сохраняет юридическую силу. Ее можно использовать для обмена с контрагентами.
В итоге
Мы запустили сервис документооборота, для внедрения которого пользователю не надо нанимать интеграторов и ходить по офисам для подтверждения личности. Сервис нам настолько понравился, что мы выделили его в отдельный продукт. Стоит он 590 рублей в месяц. Если подключить к нему сервис управленческого учета, то 990.
При подписании документа используется ЭЦП организации, но проверяется ли, что должность и ФИО, прописанные в ЭЦП, совпадают с должностью и ФИО, которые указаны в договоре?
Есть же риск, что документ будет подписан ненадлежащим должностным лицом (как и в реальной жизни), т.к. в крупных организациях многие имеют рабочую ЭЦП, выданную одним из удостоверяющих центров.
Обычную бумажную накладную может подписать в компании любой. Риски идентичные.
Мы пока что не проверяем должности подписантов вообще, потому что ориентируем продукт на малый и средний бизнес, а не на корпоратов.
Однако мы проверяем сами подписи организаций и контрагентов. То есть если подпись поставят от другой организации, то мы об этом сообщим.
Также мы предоставляем все сертификаты в штампе подписанного документа. Их можно проверить вручную
А есть хоть одна известная ЭДО которая залезает в текст документа, ищет там фио подписанта и потом сверяет ее с эцп?
Дмитрий, вы напишите больше юридических подробностей про формализованные документы и особенности с установленными формами и практикой их работы у ФНС, а то вас так постоянно крючкотворы неграмотные будут глупостями засыпать в комментах. У вас интересный подход, его можно использовать в рамках российского законодательства. И про суды не стоит писать, это не про ваш случай, даже если уверены в своих силах - такое легко может отпугнуть. Многим предпринимателям чужды загоны бюрократии, в любом виде, просто приходится жить в таких обстоятельствах. И лишний виток проблем с гипотетическими судами привлекательности сервису не прибавит.
Им просто нечего ответить. Потому что раз они не оператор ЭДО, значит не могут обеспечивать документооборот электронными счет фактурами.
Имхо их "интересный подход", это просто очередной велосипед в новой обертке. Это давно уже есть и используется у настоящих операторов, еще и бесплатно.
В чём смысл ЭДО без формализованных документов?