Трибуна
Иван Хаустов

«Ценная бумага» или как экономить на документах

Привет, меня зовут Иван Хаустов, я СЕО и основатель сервиса Legium.io.

За последние несколько дней мы с вами стали свидетелями чудовищного события. Это просто немыслимо, в голове не укладывается. Как теперь жить? Наше все — белая бумага формата А4, бумага, на которой мы так привыкли печатать документы и просто рисовать, бумага, которая раньше стоила около 50 копеек за лист, теперь подорожала в ПЯТЬ раз.

Что-то случилось?

Из-за санкций некоторые финские и австрийские компании (например, Kemira) прекратили отгружать химикаты, которые необходимы для отбеливания офисной бумаги.

Крупнейший в Ленинградской области производитель офисной бумаги SvetoCopy приостановил производство листов А4. Краснокамский полиграфический комбинат, который производит бумагу «Снежинка», тоже прекратил отгрузку.

Это можно быстро исправить?

Переориентироваться с европейского сырья на другое быстро не получится, поскольку это связано с необходимостью менять оборудование.

Это как заливать в автомобиль дизель, вместо бензина.

Производители ищут поставщиков в Азии, но многочисленные ограничения логистики делают эту задачу практически невыполнимой.

Кажется, когда запасы на складах закончатся, мы останется совсем без бумаги. По крайней мере белой.

Что же делать?

Ответ очевидный — не использовать бумагу, подписывать договоры и акты с контрагентами электронно.

Существует три способа подписывать документы электронно. И только один из них самый удобный и безопасный.

Обмениваться псевдо-сканами

Давайте честно — мы и раньше не всегда распечатывали, ставили печать и подпись на документ, а потом сканировали. Намного проще и быстрее было открыть условный Photoshop и добавить картинку с печатью и подписью. И отправить такой псевдо-скан контрагенту. Который в свою очередь сделает тоже самое...

Но это очень рискованно.

Даже при обычном деловом обороте, когда бизнес не штормит (что бывает достаточно редко, надо признать) всегда есть риск обращения в суд.

А судебная практика неоднозначна, по нашим оценкам около 50% дел удается выиграть, если документы у вас только на электронной почте. В остальных случаях — отказ. Сейчас, наверняка, будет еще хуже.

Подписывать электронной подписью

Казалось бы, что тут сложного: выпускаешь электронную подпись, подписываешь документ, отправляешь контрагенту, он подписывает и все.

Но даже если вы справились с получением квалифицированной электронной подписи, заплатили, настроили, научились пользоваться, далеко не факт, что ваш контрагент будет готов подписать документ электронно.

Каким же неведомым образом работает эта технология, что даже к корневому сертификату Минкомсвязи доверия нет...

По нашим оценкам, не более 15% контрагентов готовы подписывать документы электронно. По статистике сервиса “Мое дело” ситуация еще хуже — не более 1% контрагентов подключаются к ЭДО.

Это значит из 100 документов, которые вы отправите контрагентам на подпись, в ЭДО они подпишут по факту не более 20. Остальные 80 — придется все равно оформлять на бумаге.

Так себе экономия.

Но есть решение.

Вся прелесть решения в том, что у контрагентов нет причин отказываться.

Достаточно нажать кнопку и ввести одноразовый код, как в клиент-банке. И все - документ подписан.

Выпустить можно дистанционно.

Бесплатно.

Настраивать и скачивать какие-то сомнительные приложения не нужно.

Вы сможете подписать любой документ за 5 секунд.

Все что нужно сделать, это направить ссылку на подписание документа контрагенту на электронную почту или в мессенджер. Контрагент выпустит облачную электронную подпись и подпишет документ, реально, одной кнопкой. И, самое главное, бесплатно!

Все.

Это правда ОЧЕНЬ просто.

Ок, просто — это хорошо, но это вообще законно?

С точки зрения закона, Legium.io использует неквалифицированную электронную подпись (НЭП), что является аналогом собственноручной подписи.

Судебное решение о взыскании задолженности по договору, подписанному в Legium.io

Наши клиенты — самые лучшие в мире и редко судятся, но все же один судебный прецедент с нашим участием был, о чем даже писали в СМИ: http://rapsinews. ru/judicial_news/20201218/306605042.html

Все окончилось хорошо в двух инстанциях: за одно заседание все взыскали. Получается, подпись Legium.io на сегодняшний день — это самая надежный и удобный способ подписания документов.

А что делать в случае проверки налоговыми органами?

В соответствии со ст. 9 Законом «О бухгалтерском учете" первичный учетный документ может быть составлен на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

"При организации электронного документооборота между хозяйствующими субъектами могут применяться все виды электронных подписей.
Оценка правомерности применения конкретных технологий создания электронной подписи, к компетенции ФНС России не относится.
В случае истребования в рамках налоговых проверок документы представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа электронной подписью".

Письмо ФНС от 20 ФЕВРАЛЯ 2018 Г. N ЕД-4-15/3372

Что нужно сделать, чтобы начать пользоваться?

Зарегистрируйтесь на Legium.io и у вас будет бесплатный тестовый период в течение 7 дней. Вдруг к тому времени уже и с бумагой наладится…

0
2 комментария
Vladislav Pechnikov

Зато очко научились отбеливать

Ответить
Развернуть ветку
Уоррен Баффет

Ок, договор так можно подписать. Но что если действия по договору нужно актировать, что называется "не месте"? В поле никаких ЭДО нет.

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 2 комментария
null