Как мы расширили возможности 1С!

Выполняя интеграцию 1С с ЭДО на Саратовском молочном комбинате, специалисты нашей компании «Протон» нашли оригинальное решение, которое позволило при ограниченном бюджете и небольшой серверной мощности расширить функционал 1С:УПП, действующей на предприятии.

ООО «Саратовский молочный комбинат» – лидер среди перерабатывающих предприятий пищевой индустрии Саратовской области. Холдинг имеет две автоматизированные производственные площадки – в Саратове и Чебоксарах, производит и продает молочную продукцию под брендами «Добрая буренка» и «Молочный ГОСТь».

Для того, чтобы повысить производительность труда сотрудников и избежать длительной бумажной работы, ООО «Протон» была внедрена система электронного документооборота (далее - ЭДО).

– Раньше, чтобы согласовать служебную записку или договор, необходимо было пройти ряд кабинетов, получить все подписи, потратить на это время как свое, так и других, – говорит финансовый директор ООО «Саратовский молочный комбинат» Юлия Арсентьева. – Сложный проектный договор мог согласовываться от двух недель до нескольких месяцев».

Саратовский МК решил провести конкурс по внедрению ЭДО на предприятии. Компания получила массу идентичных предложений от разных подрядчиков. Выделялось лишь предложение ГК «Протон».

– Перевести комбинат на электронный документооборот, отказавшись от бумажных носителей – довольно простая задача, – рассказывает бизнес-аналитик «Протон» Олег Трубин. – Но было необходимо настроить сложную систему согласования и утверждения этих документов перед отправкой. При этом бюджет проекта был крайне ограничен и нельзя было увеличивать серверные мощности предприятия.

Саратовский молочный комбинат использует кастомизированную под нужды молочной промышленности версию «1С: Управление предприятием», которая не поддерживает сложные маршруты документооборота. Поэтому встал выбор: либо обновлять систему учета до современной 1С:ERP, либо использовать внешнее ИТ-решение для маршрутизации и согласования документооборота, а в существующей 1С компании осуществлять лишь приемку-отправку документов.

– Посчитав трудозатраты, мы вместе с заказчиками пришли к выводу, что значительно выгоднее организовать маршрутизацию и согласование через ИТ-систему GANDIVA, чем заниматься модернизацией существующей 1С:УПП», – вспоминает Олег Трубин. – Внедрение 1С:ERP и даже отдельного блока «1С:Документооборот» для действующей на предприятии учетной системы из-за ее нетиповой конфигурации обошлись бы существенно дороже.

«Саратовский молочный комбинат» – быстро развивающая компания. Соответственно, систему 1С нужно было модернизовать, приспособив ее под современные нужды предприятия.

– В техническом задании было условие: специалисты любой квалификации после короткого обучения должны уметь самостоятельно перенастраивать маршруты согласования, создавать заявки, организовывать проектные группы и т.д. Кроме того, у решения должно быть и мобильное приложение, – говорит Руслан Давыдов, руководитель ИТ-проектов компании «Протон».

Словом, запрос на внедрение коробочной ЭДО перетек в сложный проект, в котором команде ГК «Протон» пришлось задействовать сотрудников нескольких подразделений.

– Решение ООО «Протон» открывает массу возможностей по совершенствованию управления персоналом бэк-офиса. Мы попытались выйти за изначальные рамки и реализовать проект, совмещающий внутренний ЭДО, внешний СЭД и оценку качества работы персонала, – рассказывает финансовый директор Саратовского МК Юлия Арсентьева. – Конечно, некоторые подразделения комбината восприняли проект в штыки, считая, что GANDIVA не облегчит им работу, а будет использована лишь для дополнительного контроля. Но убедить сотрудников получилось.

До реализации этого проекта внутренний документооборот на Саратовском МК был исключительно бумажным. Счет приходил в электронном виде из систем внешнего электронного документооборота «Контур» или «СБИС» (далее – СЭД). После этого:

· платежный документ распечатывали,

· подписывали бумажный документ у всех согласующих,

· бухгалтер вручную вносил информацию в программу 1С,

· подписывали на сайте СЭД,

· проводили оплату через 1С.

Сегодня документ из СЭД автоматически загружается в систему 1С Саратовского МК. Затем все операции производятся исключительно в электронном виде:

· бухгалтер непосредственно из 1С направляет счет на согласование всем уполномоченным сотрудникам по запрограммированному маршруту в GANDIVA,

· сотрудники согласуют документ в десктопной или мобильной версии системы,

· в 1С у документа появляется статус «Согласовано»,

· бухгалтер выполнят платеж из 1С.

GANDIVA – новая для сотрудников Саратовского МК ИТ-система. Для работы с ней пришлось провести несколько раундов презентаций и обучающих курсов.

– Поскольку ни одно из предлагавшихся решений не могло быть реализовано без использования стороннего программного обеспечения, персоналу в любом случае пришлось бы изучать новое ПО. А интерфейс GANDIVA интуитивно понятен, – утверждает заместитель директора по технологиям ООО «Протон» Алексей Тапилин. – Но, разумеется, при внедрении системы в подразделениях Саратовского МК нам пришлось обучать сотрудников.

Сначала система была внедрена в восьми подразделениях: бухгалтерия, юридический отдел, коммерческий департамент и т.д.

– После перехода в GANDIVA стало меньше внутренних конфликтов и ненужных разборок. Исчезли споры вроде: «Кто виноват в том, что данный счет не оплачен». В системе четко видно, кто, что, когда и по чьему запросу сделал, – рассказывает Юлия Арсентьева. – И уже через месяц после начала работы в GANDIVA мы стали получать заявки на подключение к этой системе от тех подразделения, которые изначально были решительно против. Работать в ней захотели руководители служб маркетинга, безопасности и даже производственники, которые тоже оказывают услуги другим подразделениям, например, по ремонту и обслуживаю оборудования.

– Благодаря тому, что мы нашли персональное решение – выстроить ЭДО и СЭД на базе уже существующей учетной системы на платформе «1С: Управление промышленным предприятием», Саратовский молочный комбинат смог не только сэкономить существенные средства на этапе внедрения, – утверждает руководитель отдела продаж компании «Протон» Виктор Коляда. – Компания будет меньше платить и за использование развернутых в облачной системе GANDIVA данных. Покупка и продление необходимого количества ключей 1С для организации ЭДО обошлись бы существенно дороже.

Справка

GANDIVA – ИТ-система управления офисом, позволяющая снизить трудозатраты. В ней объединены сразу несколько управленческих инструментов, дающих возможность повысить производительность труда сотрудников бэк-офиса. GANDIVA построена на сервисной модели управления. Используя полученные данные, компания может перестроить систему мотивации труда, чтобы офисные работники стремились как можно быстрее и качественнее выполнять заявки производства. Кроме того, GANDIVA позволяет выявить «узкие места» и оптимизировать бизнес-процессы в компании.