Как компании экономить до 25% на командировках сотрудников

Сервис Way2Vat автоматически оформляет запрос на возврат НДС, отправляет его в соответствующие государственные структуры и переводит возвращённые средства на счёт компании.

Меня зовут Екатерина Тихонова, я возглавляю отдел маркетинга в венчурном бизнес-интеграторе Prytek и дочернем финтех-подразделении GFS. Стартап Way2Vat является одной из наших портфельных компаний. Помимо инвестиционной составляющей, наше сотрудничество с командой Way2Vat распространяется на вопросы дистрибуции.

В этом году мы выводим приложение на российский рынок, и я расскажу, какую выгоду может получить российский бизнес от его использования.

В стоимость всех товаров во всём мире включён налог на добавленную стоимость. Однако платить его обязаны только резиденты страны. На всех остальных покупателей этот налог не распространяется.

Строго говоря, возврат НДС от покупок за границей не является какой-то инновационной идеей, которая завтра «взорвёт» весь мир. Одной поездки в Лондон достаточно, чтобы не удивляться очереди к специальному окошку в аэропорту, которое оформляет для улетающих возврат части потраченных в туре средств.

Другой вопрос, что этот процесс имеет множество нюансов. Которые тем более становятся актуальными, когда речь заходит о необходимости бизнеса возвращать средства с трат, совершённых сотрудниками в зарубежных командировках.

Многие компании просто не знают о возможности возвращать НДС с брони гостиницы, аренды машины или чека за ужин в ресторане. Но даже те, кто знают, чаще всего не занимаются этими вопросами. Потому, например, что оформлять документы нужно на языке государства, в котором совершены покупки.

Или потому, что возврат следует оформлять на каждую совершенную покупку. Бюрократические препоны заставляют бизнес считать выгоду и понимать, что трудозатраты на решение этих вопросов «вручную» превысят возможную от этого решения выгоду.

Поэтому сама по себе идея заключалась не в самом возврате средств, а в том, чтобы создать технический инструмент, способный обойти эти преграды на пути к законной налоговой гавани.

Автор идеи — израильский предприниматель Амос Симантов — более 20 лет проработал на топ-позициях технологических компаний. В CV значатся должности генерального директора и директора по продажам SintecMedia, Rit Technologies, Lognet Systems, ADI.

Не единожды столкнувшись с проблемой возврата «командировочного» НДС, Амос справедливо посчитал, что этот процесс можно автоматизировать и предложить бизнесу продукт, способный справляться с этой функцией.

Сооснователь компании и автор патента Рой Шилкорт является профессором в MIT Media Labs. Прежде работал с Microsoft Research Labs в Редмонде. Специализация Роя — взаимодействие человека с компьютером, распознавание видеоинформации и графические данные.

Результат проделанной работы — это мобильное приложение Way2Vat, которое в командировках позволяет сотруднику сфотографировать все чеки с покупок: будь то счёт в гостинице или оплата такси. Одним нажатием можно оформить и отправить заявку на возврат налога.

В это приложение интегрировано нескольких актуальных технологий, благодаря чему в июне этого года компания зарегистрировала патент. Это OCR, способный распознавать и выбирать для себя нужные цифры и текст. Это искусственный интеллект, который сопоставляет полученную информацию с необходимой для составления анкет для заявок на возврат НДС.

Машинное обучение позволяет сервису с каждым разом лучше распознавать счета и анализировать данные и даже автоматически определять тип товара и страну, где была сделана покупка.

Впрочем, само приложение находится на международном рынке уже три года. Среди крупных пользователей — MasterCard, Deloitte, Siemens и другие бренды. Сумма невозвращённого НДС в мире ежегодно составляет около $20 млрд. Часть её может вернуть бизнесу приложение Way2Vat.

Кроме того, приложение является инструментом expense management, позволяющим бизнесу контролировать траты своих командированных за границу работников в онлайне.

Сейчас мы говорим о выходе приложения в России. В первую очередь потому, что наша страна входит в топ-15 стран по объёму потраченных на бизнес-поездки денег ($16,1 млрд за 2017 год) и является очень привлекательным рынком. Кроме того, динамика роста этого показателя уступает только Китаю, Индии, Германии, Великобритании и Испании. По прогнозам экспертов, в 2021 году российскими компаниями на командировки будет потрачено $23,5 млрд.

К сожалению (или к счастью), российский бизнес большей частью даже не догадывается о том, что НДС можно возвращать. Та небольшая часть компаний, которая об этом знает, уверена, что за этим процессом стоит работа десятка бухгалтеров и тысячи трудочасов. Между скобок замечу, что такая картина всё ещё характерна и для всего западного мира, в этом смысле российский рынок не исключение из правил, а его яркий пример.

Поэтому наша задача формулируется достаточно просто – рассказать бизнесу о том, что это не только возможно, но и достижимо.

Мы начали наше продвижение на рынке с того, что запустили несколько пилотных проектов, в числе которых крупнейшие российские банки. Те, которые в результате превратятся в истории успеха, будут говорить о нас больше, чем красивые страницы в соцсетях.

Впрочем, это не отменяет классического маркетинга и PR, участия в соответствующих мероприятиях и работы с сайтом.

На российский рынок приложение и облачная платформа выходят с внушительным списком крупных международных холдингов в числе клиентов. Так для одной из авиакомпаний (600 сотрудников, 200 из которых члены экипажей) годовая сумма возврата налога составляет $300 тысяч.

Кроме того, Way2Vat может помогать вернуть налог с тех трат, которые были совершены прежде. Это во многом зависит от законодательства отдельных стран и характера покупок, но в определённых случаях речь заходит о возврате НДС с бизнес-поездок годовой давности.

В среднем процент возврата с командировочных трат составляет около 10%, хотя и варьируется в зависимости от многих факторов (страны поездки, характера покупок и так далее).

Также нужно понимать, что за каждым возвращённым центом стоит не один бюрократический документ, который автоматически составляется приложением и отправляется в соответствующую государственную структуру. Другой клиент, возвращающий около $250 тысяч в год, рассказывает о 10 тысячах генерируемых и отправляемых документах в квартал.

К числу метрик, которые показывают действительную выгоду от использования Way2Vat можно отнести отсутствие человеческого фактора при составлении документов и невозможность внутрикорпоративного мошенничества.

В нашем портфолио есть клиенты, которые находят и другие преимущества использования сервиса. Один крупный производитель высокотехнологичного оборудования, который берёт на себя затраты по доставке своего товара для обеспечения необходимых гарантий качества, возвращает с помощью Way2Vat часть платежей за логистические и таможенные сервисы.

В другом случае приложение помогает систематизировать и элементарно контролировать траты сотрудников, отправившихся в командировку.

Наши клиенты ничего напрямую не платят нам, так как мы зарабатываем только на фиксированной комиссии с уже возвращённых клиенту средств.

Наша первостепенная задача — рассказать бизнесу о том, что возвращать НДС — это простой и доступный каждой компании процесс. Главная эмоция, с которой мы сталкиваемся на переговорах, это удивление от того, что так вообще можно делать.

В числе первых клиентов проекта — несколько системообразующих российских банков. Кроме собственной гордости за свой продукт, это ещё и изрядная доля ответственности и груз обязательств, которые мы на себя взяли. Поэтому ближайшие планы — успешное ведение первых контрактов и их дальнейшая конвертация во внушительное число новых клиентов.