Пространства — новый сервис для командной работы с проектами

Отказались от прямых поручений и запустили платформу, где ценится свобода, обмен опытом и самостоятельность внутри команд.

Привет! Мы команда Пространств — сервиса для совместной работы с проектами и регламентами. Недавно мы запустили публичную бету и открыли наш продукт для всех желающих.

Даже с учетом ушедших зарубежных сервисов на рынке существует куча приложений для бизнеса, которые помогают командам управлять проектами и задачами. Каждый из них предлагает крутые возможности для компаний различного профиля и размера. Зачем тогда создавать очередную программу для работы с проектами?

Основным продуктом нашей компании является ЛидерТаск — таск-менеджер для планирования личных задач и работы в команде. ЛидерТаск в первую очередь позиционируется как планировщик для руководителей. Он основан на принципе прямых поручений, когда подчиненным ставятся задачи, и они строго их выполняют. Этот способ управления хорош, когда вы хотите контролировать все рабочие процессы и управлять сотрудниками напрямую. Однако он подходит далеко не всем.

По мере роста отдела разработки у нас возникла потребность в большей свободе внутри команды, чтобы каждый мог предлагать идеи, создавать задачи и их редактировать. Мы поощряем инициативу сотрудников, так как это помогает повысить продуктивность и вовлеченность. Если человек сам ставит себе задачи, то он более ответственно подходит к их выполнению. Для того чтобы следовать этой философии, нам нужен был другой инструмент для работы — так появились Пространства.

Командная работа

Пространства — это сервис, в основе которого лежат принципы равноправия и отсутствия ограничений. Это проявляется с самого первого входа. Как только пользователь становится участником, он сразу получает все доступы и возможность создавать проекты с задачами. Для нас важно, чтобы новые сотрудники могли быстро приступить к работе, а мы не тратили время на настройку прав. Поэтому в Пространствах всего лишь 2 роли — администратор и сотрудник. Единственное отличие администратора от сотрудника в том, что первый может создавать рабочие пространства.

Внутри проектов пользователи в онлайне отображаются в реальном времени. По иконке сотрудника можно узнать, какую задачу он просматривает в данный момент. Мы пользуемся этой функцией, чтобы синхронизироваться с командой. Во время обсуждений и мозговых штурмов таким образом легко понять, какую задачу сейчас обсуждают и все ли смотрят ту карточку.

Для общения в каждой задаче есть свой чат, где можно обсудить рабочие вопросы и обменяться файлами. Необязательно быть создателем задачи или ее исполнителем, чтобы получать уведомления. На уведомления можно подписываться, а если оставить комментарий, то автоматически становишься участником задачи. Так точно не пропустишь ничего важного.

Задачи можно дублировать и перемещать между проектами и пространствами, что ускоряет работу команды. Типовые задачи можно дублировать со всеми параметрами и описанием. чтобы не тратить время на их создание. А если задачу нужно передать другому отделу, то она просто отправляется в соответствующее пространство в два клика.

Иерархия в Пространствах

В сервисе действует простая иерархия: пространство → проекты → задачи. Внутри пространства может быть неограниченное количество проектов, поэтому для того чтобы работать с большим количеством проектов было комфортно, их можно группировать по колонкам.

Например, мы практикуем группировку по направлениям и отделам, но также можно группировать по ответственным. Если двум командам требуется тесно взаимодействовать между собой, часто общаться и обмениваться задачами, то мы выделяем для них отдельное пространство, где они закрепляют колонки за собой.

Канбан-доски и Таймлайн

Для работы с задачами в Пространствах используется уже привычный для всех инструмент — канбан-доски. При этом можно создавать сколько угодно колонок, и в самом столбце также может быть неограниченное количество задач.

Помимо канбан-доски для отображения задач доступен Таймлайн. Он хорошо подойдет для планирования на месяцы вперед. Разместив задачи на временной шкале, легко понять, укладываетесь ли вы в сроки и в какой последовательности нужно делать задачи. Это поможет правильно распределить нагрузку команды.

Для канбан-досок и таймлайна доступны фильтры и поиск по задачам. У задач есть стандартные настройки, к которым уже все привыкли — описание, срок, исполнитель, цвет и метки.

Регламенты

Регламенты — это подробные инструкции и правила работы с тестами. С ними пользователям Пространств придется взаимодействовать так же часто, как и с проектами. Регламенты помогают новым сотрудникам быстрее влиться в коллектив, изучить особенности работы и приступить к своим обязанностям. Каждый такой регламент можно снабдить тестом, чтобы проверить полученные знания.

В нашей компании мы полностью автоматизировали процесс адаптации персонала. Теперь когда к нам приходит новый человек, он изучает регламенты и проходит тесты. Менеджеры не отвлекаются на обучение новых кадров и занимаются более важными задачами. Вместе с тем мы полностью уверены, что на выходе получим сотрудника, который готов приступить к своим обязанностям.

Еще регламенты можно использовать для обмена опытом внутри команды. Кто-то в команде узнал про новый сервис и начал применять в работе? У опытных специалистов есть наработанные практики, которые помогут повысить эффективность работы? Это следует описать в регламентах, и тогда каждый член команды сможет перенять этот опыт.

Также это поможет избежать зависимости отдела или целого направления работы от конкретных работников. Если последовательность действий описана в регламентах, то что бы не случилось с человеком — заболел или решил уйти из компании — работа не встанет, а продолжит идти своим чередом.

Документация и вкладки

В процессе работы проект обрастает множеством документов и файлов. Часть из них оседает на Google Диске, что-то хранится на почте или в телеграме. В такой неразберихе поиск нужного документа превращается в сложный и длительный процесс. В Пространствах все, что важно для проекта, можно закрепить во вкладках. Пользователям доступны 3 варианта вкладок:

На проект можно добавить одну вкладку с документацией. В ней прописываются цели, этапы проекта, указываются ответственные сотрудники и KPI. Во вкладках можно зафиксировать ссылки на ресурсы, что требуются в работе, и не держать десятки открытых вкладок в браузере. А те же Google Таблицы и Документы можно вовсе встроить в интерфейс и работать с ними прямо из Пространств с помощью embed-вкладок.

Простая система тарифов

Изучая тарифы различных бизнес-сервисов, сталкиваешься с большим списком функций, которые доступны для одного тарифа и недоступны для другого. Сразу бывает сложно понять, что потребуется в работе, а что нет. Возникает риск переплатить за ненужные функции и потом погрязнуть в настройках платформы, которая по идеи должна сэкономить твое время.

В Пространствах все функции доступны в бесплатном тарифе, а в команду можно пригласить до 10 человек. Для небольших команд это готовый инструмент, который можно внедрить в работу.

Попробуйте Пространства и поделитесь вашим мнением о работе сервиса в комментариях. Расскажите о недочетах и ошибках, а также напишите, чего не хватает вашей команде.