Как мы увеличили выручку на 17% с помощью календарика

Несколько лет назад мы в Radex увлеклись финансовым планированием. Увлеклись настолько, что сделали свой сервис, который использовали внутри компании.

Одной из главных проблем любого бизнеса является прогноз cashflow (это ваш денежный поток, все поступления и списания). Вечные займы собственника, овердрафты, кредиты — компании, особенно не самые большие, вынуждены регулярно искать инструменты, чтобы перекрыть кассовый разрыв.

Если у вас в компании полтора человека, то всю информацию можно пробовать держать в голове, но лучше видеть картинку наглядно. Для этого существует масса шаблонов в Excel, которые позволяют прогнозировать кассовый разрыв.

И недостаточно наглядным, поэтому мы сделали прогноз cashflow в виде календаря. Того самого, в котором обычно записывают встречи и напоминания. Только с небольшим секретом.

Наш календарь умел прогнозировать остаток на текущий день нарастающим итогом с учётом запланированных платежей. При этом любой платеж можно было перенести и прогноз пересчитывался в режиме реального времени. Это выглядело вот таким образом:

Да интерфейс далеко не «огонь», но зато очень наглядно и информативно. Мы получили инструмент, который даёт нам прогноз ежедневного остатка на месяцы вперед с учётом всех наших планируемых платежей.

Платежи в свою очередь разделены на разовые и периодические (чтобы аренду, например, можно было расписать на год-два одним кликом).

Кстати, этот продукт существует и сейчас, он бесплатный. У него даже есть интеграция с amoCRM.

Но совсем быстро мы осознали: если нет выделенного финансового работника, то планированием может заниматься исключительно руководитель или собственник. А у него есть на это время только в самом начале, когда энтузиазм превалирует над нехваткой времени.

Это довольно быстро стало проблемой, поскольку часть платежей терялась: их не успевали ни оплатить, ни перенести в календаре. Соответственно, картинка искажалась, и сама затея теряла смысл.

А дальше нас осенило! Как выглядит процесс поступления информации о платежах к руководителю? Он спросил у бухгалтера, когда и сколько налогов заплатить. Спросил у менеджера, когда Иван Петрович заплатит долг по поставке. Уточнил у офис-менеджера, когда нужно оплатить канцелярию.

То есть вся информация изначально находится у ваших сотрудников! Вы просто собираете её вручную, а потом ещё и пробуете спланировать все платежи. Огромное количество времени!

Возникла крайне простая идея. Что если каждый сотрудник сообщит о своих планах по деньгам сам, а руководители или собственник получат сводную картинку? Так мы добавили роли в календарь, которые позволяли сотрудникам самостоятельно работать со своими платежами, не имея отношения к остальным.

В том числе это вопрос конфиденциальности, в рамках которой менеджеру не нужно знать информацию о налогах, например. Так появился полноценный инструмент коллективного планирования денежного потока, в котором собственник имеет минимальную вовлечённость, но видит всю картинку в режиме реального времени.

Нам очень хотелось показать возможности календаря публично и мы запустили его в отдельном бесплатном сервисе.

Инструмент получил обновлённый интерфейс, углубленную настройку прав и систему уведомлений на email о планируемых платежах на неделю. О последнем нужно сказать отдельно.

В процессе работы с прогнозами мы поняли, что иногда мы упускаем работу с рядом платежей, поскольку не все сотрудники заглядывают в календарь ежедневно. Регулярный отчёт позволяет каждому пользователю каждый день получать реестр запланированных платежей, которые отображаются согласно настроенным правам. Так он не забывает обновить дату платежа, если были какие-то изменения.

Руководитель получает весь реестр и видит прогноз остатка на каждый день.

Мы проводили внедрение amoCRM в одной из оптовых компаний. Хорошо обученный отдел продаж и большое (на редкость) желание использовать передовые инструменты в работе.

В процессе внедрения мы обратили внимание, что руководитель постоянно обсуждает предстоящие платежи с сотрудниками: бухгалтером, менеджерами, РОП, начальником производства, логистом.

Как оказалось, все данные сводились в таблицу Excel, которая должна была дать наглядную картинку руководителю. Такую таблицу руководители отделов еженедельно передавали боссу в виде одного из отчётов.

В качестве эксперимента мы предложили внедрить календарь radex.click и взялись обучить сотрудников работе в сервисе (хотя речь, скорее, об обучению планированию). Особое внимание мы уделили отделу продаж компании, поскольку именно благодаря ему ожидали получить результат в деньгах.

Мы договорились всего о нескольких простых правилах:

Внедрение финансового планирования принципиально изменило восприятие менеджеров. Теперь они «обещали» своей компании деньги, причем в определённый день.

Несмотря на то что данные меняются в течение даже текущего дня и эти «обещания» достаточно условны, уровень ответственности при таком подходе заставил менеджеров эффективнее работать с клиентами.

Теперь это была не задача «позвонить», это стало необходимостью получить деньги с клиента вовремя для предотвращения кассового разрыва в компании. Согласитесь, очень неприятно подводить своих коллег. Да, это небольшая хитрость и игра с психологией.

Мы провели всего около пяти часов с командой клиента, обучая её нашему подходу к работе с прогнозами.

На наш взгляд, это максимально честно по отношению к бизнесу, когда вы можете принимать решения здесь и сейчас не по наитию, а опираясь на конкретные данные.

Мы завершили задачу внушительной цифрой +17% к объёму выручки и утвердились во мнении, что система применима в любом бизнесе.

Вы можете попробовать реализовать это в своей компании или использовать платежный календарь для личных нужд (хотя он не для этого).

Небольшой обзор сервиса.

Удачи в бизнесе!

#инструменты